文／臺南市政府研究發展考核委員會

臺南市多目標智慧管理系統建置計畫
臺南市縣市合併後，因既有系統功能無法滿足業務需求並容納龐大列管資料，資料分散於各別系統無法集中及內容落差，無法提供決策者一致的資訊，因此規劃建置「臺南市多目標智慧管理系統」，依計畫生命週期流程為架構，管理本市重要個案計畫及市政會議事項等，整合現有列管系統，減少局處重複填報資料及研考人員彙整之負擔，透過權限分派提供市府局處內部業務追蹤及控管功能，便於加值運用，以智慧化管理提升行政效能，達成本府各項施政目標。

專案介紹
專案名稱：臺南市多目標智慧管理系統建置計畫 Tainan City's multi-project management system plan

專案團隊介紹：本專案由趙卿惠副市長時任主任委員時為首擔任計畫主持人（發起人），主要執行單位為管制考核科，黃憶雯科長擔任執行長、專案經理由具有資訊背景及豐富系統執行經驗的張家榮先生擔任，共同負責帶領本案行政單位、技術單位、執行單位及委外團隊等四大組別共同執行本案。

專案目標：
1. 多元系統整合資料集中管理
2. 視覺化儀表板提供決策參考
3. 建立Open API資訊公開透明

專案人數：70人

專案起訖時間：2018年03月15日～2019年11月30日

專案經費：640（萬元）

臺南市政府為打造智慧城市及推動數位治理，研究發展考核委員會（簡稱研考會）規劃多目標智慧管理系統建置計畫，以一處填報交叉運用為發想及採3A模式(Anywhere、Anytime、Any device)模式建構，整合既有系統、視覺化呈現執行情形及開放系統應用程式介面(Application Programming Interface，簡稱API)運用等功能，以解決市府系統老舊、資訊落差及重複填報等問題，經獲市府長官支持同意編列系統建置經費，並招募具資訊科技人員協助系統開發，使本專案可順利執行。

在系統開發初期廠商針對各項管考業務進行需求訪談，研考會提供業務流程、邏輯及管控細節等，經由初步了解與溝通後廠商預先建立系統雛形與研考會進一步確認系統開發欄位及架構層次等，因研考會與廠商雙方有資訊語言落差及客製化需求磨合不易，後續研考會招聘具資訊領域專長之專案經理協助業務推動，將內部各項系統之業務需求、作業流程簡化及商業邏輯等資訊，整合成讓廠商易了解及閱讀的文件，以利執行廠商更能提出貼近所須系統架構。

在專案執行過程中為減少重複填報及多系統帳密問題，除了將市府運用行政院國家發展委員會地方政府計畫管理系統(LGPMnet)資料做為歷史資料保存外，透過行政院公共工程委員會公共工程標案管理系統（簡稱工程會系統）XML資料匯入及臺南市政府多目標工程管理系統等系統整併案件資訊，從各系統欄位比對著手，多次的校正與確認，以確保匯入本系統欄位資料的正確性，然而跨系統介接主要問題如下：

一、工程會系統未開放提供介接服務及不定期異動欄位資料，因未能即時發現，導致系統開發介接功能之過程中經常串接失敗。
二、整合本府員工入口網之單一簽入，將文件資料導入系統正式環境過程中，發現與測試環境不同，導致參數傳遞失效，後續單簽廠商再重新提供文件規範，經多次嘗試相關設定均未能改善情形。

為解決工程會資料介接的問題，研考會與廠商多次腦力激盪，藉由開發系統定期自動解析工程會資料之功能，並自動拋轉案件資料於系統及加入判斷條件及Log紀錄，如發現有異常情形或異動欄位資料，即可透過Log紀錄快速了解狀況，確實掌握資料拋轉情形。為解決介接市府員工入口網單一簽入的問題，經開發團隊測試發現，主要為測試環境與正式環境之參數設定不同，後續開發團隊提供須調整之參數設定予單簽廠商後，問題迎刃而解。

專案執行過程為確保如期如質完成，在溝通管理部分，廠商在各階段系統開發除以面對面訪談業務需求外，並配合繪製系統之使用者介面(UI)雛形(Prototype)畫面後，與研考會更有效率溝通及逐一確認符合業務需求、流程邏輯等，然而從需求端到開發端，包含政府部門本身與外包廠商兩個組織階層，雙方相對溝通路徑較長，其中對於較明確之需求，在傳統之軟體專案管理做法尚無法滿足，但對於需求尚不明確的新興業務，欲在現有實際環境導入敏捷式管理做法有其限制，因此本案採取兩個做法：

一、透過通訊協作工具將廠商之開發工程師同時加入，需求端及開發端兩端進行第一線溝通方式，並針對較複雜之議題亦參與討論。
二、在新興業務且較模糊的需求，採用類敏捷式的作法，例如：客製化報表，研考會內部就本案系統資料快速開發之初始版本報表，讓研考會同仁實際使用及確認，而報表版本快速迭代更新後，再將確認後之需求邏輯交由廠商開發，減少資訊溝通往返的時間並提高滿足需求的精確性。

本系統開發除由系統整合介接外，並將例行的紙本作業改為系統填報透過資料填報、流程優化及案件勾稽方式簡化管考步驟，系統亦提供自動產製客製化報表功能，並將列管資料視覺化提供決策者參考，系統配合產製應用程式介面(API)可延伸公開至本府開放政府平台串接，將資料開放局處及民間運用。臺南市政府透過本系統的運作大幅減少同仁重複填報負擔及研考人員核對資料所耗費之時間及成本，效益估算1年約可節省2,976小時（約124天），各局處長官及同仁由上到下皆能透過系統掌握案件資訊達一致性，同時也提升行政效能及強化執行率。為利於長官隨時掌握重要施政建設進度，除透過視覺化決策儀表板情形外，亦特別客製化提供個人專屬「關注案件」設定，更友善精準提供案件資訊。

以臺南市政府重點業務「五千萬元以上重大工程」為例，多目標智慧管理系統規劃採計畫全生命週期進行里程碑管控，透過本系統產製客製化報表，每月篩選進度落後案件要求各機關積極趕辦外，定期召開臺南市政府重大公共建設推動會報，由府層長官督導各局處重大工程辦理情形，有效管控工程執行進度，對於特殊情形案件，可彈性設定解除列管或暫緩列管。另對內將資料視覺化呈現，有利決策者隨時掌握重大工程進度，對外公開案件執行情形，介接API至臺南市政府開放政府平台，讓民眾透過地圖視覺化查詢本市重大建設工程進度與位置。

未來臺南市政府持續將施政計畫再整合精進，朝中長期目標施政績效視覺化，系統資料庫大數據分析的目標邁進，使市政計畫能順利推動，成為幸福台南的推手。

結語
本專案從「想像」到「實現」在實作過程中充滿挑戰，為符合計畫多層次架構、內部流程及介面友善度調校等外，本系統更以局、府層級之角色對應不同需求，研考會與廠商探討以市府層級區分權限，在整體系統建置中雙方皆獲得系統建構邏輯知識之寶貴經驗。

本系統因應政策變更之新增或異動，與廠商多次磨合溝通，在雙方共識及確保品質下，亦持續追蹤與確認，使專案建置如期完成，感謝參與計畫的每一位同仁，更感謝長官對本專案的支持與指導，未來期能透過系統順利推動市政業務。