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創新敏捷-在不可能的時效,完成史詩級大型計畫
2017/12/1 作家:專案經理雜誌
3022
砍樹前,先磨亮你的斧頭!
已經記不清楚這是執行第幾個與翻譯有關的大型敏捷計畫,但是過去從來沒有一個計畫可以如此嚴謹及有系統地讓志工小組將自我組織的運作發揮地淋漓盡致。

若以人數來說,為盡早完成台灣八八水災災後的重建工作,率領台灣國際專案管理師協會(ITPM;Institute of Taiwan Project Management)300多位國際專案管理師(PMP)志工完成的「災後重建及預防專案WBS計畫書」專案是第一名。但其實人數貴精不貴多,這次「PMBOK V6繁中化計畫」(註1)有100位志工,最特別的是:在等待PMI官方正式發布PMBOK V6並啟動翻譯計畫的前一個半月,為有效監控翻譯品質、避免志工基於方便只仰賴Google或Bing……等翻譯軟體翻譯,再改寫成較順的中文句子,沒有仔細閱讀原文的上下文及了解情境,結果翻譯出錯誤的內容,故這次的翻譯計畫不僅嚴禁志工使用翻譯軟體翻譯,更為志工們進行相當多地團隊組建及教育訓練,使得團隊在計畫正式啟動後第二週的試翻譯階段,就已經進入團隊組建的第四個階段—風采期(團隊組建五階段:組建、風暴、正軌、風采、解散),成為高戰力的組織。

志工的教育訓練四階段是整個計畫與其他翻譯專案最不同的地方:

第一階段
在等待PMBOK V6正式發布前,志工們有一段空窗期,為了讓團隊及早步上正軌,於是擔任P.O.(Producr Owner;產品負責人)的我邀請Ina及仲安兩位專案管理老師擔任志工的翻譯導師,他們兩位都有旅美10年以上的工作經驗,且本身對翻譯皆有濃厚的興趣,並曾經翻譯過不少書籍及協助國家標準與PMI官方書籍的翻譯專案。為能有效地因材施教,他們將志工分成一般志工及TOEIC 800分以上(簡稱T800)的進階志工兩個群組,依據志工不同的英文能力,施予不同深度的翻譯教育訓練,在教育訓練前請志工先試翻譯,教育訓練後再讓志工挑戰翻譯更難的題目當作成果驗收,並將教學過程錄製成影片,供日後新加入的志工學習。

第二階段
專案管理知識體指南約四年改版一次,過去一共出過五個版本,但並非每個志工都是學習目前第五版的PMP,考量有些志工可能因為學習的是先前第三或第四版內容,距離當初學習已經有一段時日,或被分配到負責翻譯的知識領域剛好是自己較不擅長的領域,所以為了讓每位志工都能跟上進度,P.O.啟動五版的讀書會,志工自己做導讀複習簡報,並將簡報留存成為志工小組的組織過程資產。

第三階段
在志工啟動五版的讀書會後,由預先研讀過PMBOK V6草稿版的審查委員接手,為志工整理第五版與第六版的差異分析並進行線上教育訓練,讓志工在啟動「PMBOK V6繁中化計畫」時更了解第六版的內容,在自己進行翻譯的時候更容易上手。

第四階段
2017年9月6日PMBOK V6正式出版後,志工再利用前兩個禮拜時間小組互相研讀、製作導讀簡報及舉辦第六版的線上讀書會,逐步為啟動「PMBOK V6繁中化計畫」奠定基礎。

一般的大型專案如果時效迫在眉睫,很難有機會去做如此完整的教育訓練,但這次的計畫正好相反,在前期就做了很完善的志工教育訓練,而這次的改變,也在第一次交付試翻譯的產出水準上看到明顯差異,翻譯品質已經是前一個《商業分析實務指南》專案中後期的水平,由此可見「砍樹前,先磨亮你的斧頭!」這個道理是正確的。

五版的小缺點 奠定六版成功的基石
過去的PMBOK翻譯專案,翻譯流程是由3位翻譯人員各自分工翻譯書籍的1/3,翻譯完成後交由大學教授或專案管理專家10~20位審查委員審查,再回饋給翻譯人員做修改,修改後再由審查委員定稿。因為由3位不同的翻譯人員各自分工,每位人員翻譯的時效有限且翻譯的名詞及風格不同;審查時委員僅就自己負責的領域進行審查,沒有一位專責全檢整本書的校稿人員;翻譯過程使用Excel收斂,故整本書前後邏輯或名詞產生版本不一致的問題高達40%,相同名詞可能有3~4個不同翻譯,有的甚至還在同一頁(典型的名詞翻譯不一致範例:PMBOK V5繁中版P.132的Code of account有兩個不同的中文翻譯),翻譯完的書籍內容顯得很發散。

這個計畫自2017年9月6日PMBOK V6出版到2017年12月底,僅有接近三個月的時間,需要完成677頁的翻譯,方能趕上PMI考試中心的出題時效,讓繁中版考試能順利在2018年Q1啟動。為確保能符合時效及翻譯品質與風格的一致性,「PMBOK V6繁中化計畫」志工共分為五個翻譯小組、每組10人、各翻譯兩個知識領域,翻譯流程也從一開始就訂定非常嚴謹的規則:

1.組內品質控制(QC)
每個翻譯小組的組織由1位組長、2位副組長、2位TOEIC 800分以上,其中1位是唯一授權的定稿人員及7~9位專案志工組員組成。為確保每個小組組內翻譯品質控制得宜,組員完成翻譯之後彼此會先互相交叉檢查,再交由英文具有一定程度的T800志工幫忙全檢,最終該小組唯一授權的T800定稿人員,會將所有人的意見定調成一個交稿版本,在Demo meeting時提交給3位負責該組定稿的審查委員審查。

2.審查委員審查
審查委員是在五個翻譯小組組織以外,負責協助小組定稿的審查委員,每組編制3位,其中兩位審查委員細部檢查給予意見,另一位則是唯一授權的定稿委員,3位審查委員都是具有專案管理深厚基礎的大學教授或專案管理專家,為此次翻譯的定稿作業當責。審查委員會在Demo meeting時概要地審查翻譯小組的翻譯結果並回饋意見,回饋完再依據交付結果決策是否需要再修改或確認可接受。

3.最終整合小組全檢
審查委員審查後的下一關,則交由最終整合小組全檢。最終整合小組由16位T800志工組成,當責確保整本書的翻譯正確、翻譯風格一致及名詞統一,為翻譯內容做最終把關,有效改善五版書籍前後邏輯或名詞版本不一致的缺點,避免相同情況在六版再次發生。

4.終審委員系統性稽核及機動性協助
終審委員由PMI-TW理事長、翻譯專家Ina老師及P.O.我三人所組成。因為翻譯小組的組織結構無法全檢所有的書籍內容,所以我們負責系統性全檢及亂數稽核不同小組的產出,在專案初期也充當十大知識領域以外其他內容的審查委員,防止翻譯品質不良的狀況發生。

5.專有名詞檢查工具
除了嚴謹實施以上四階段的把關,審查委員及終審委員在翻譯啟動前,預先審查PMBOK V6高達1,000個以上的專有名詞,後續各週則以每週平均新增20~40個名詞的數量增加。為有效避免人工無法檢查與預防名詞前後不一致的疏失,以及讓翻譯流程更加順暢,志工們自動自發開發一套PV6Tool系統,在翻譯前將原文的內容貼入此專有名詞檢查工具,再將結果貼入翻譯稿件內開始正式翻譯,並適時依照上下文調整內容,不僅加速志工翻譯查詢名詞的速度,這個計畫做完之後,專有名詞檢查工具仍能繼續讓其他翻譯專案沿用,可謂志工自我組織的最佳產物。

啟用視訊會議溝通軟體 專案溝通零距離
執行大型的翻譯計畫,在溝通上肯定會遇到不少問題,例如前幾次的經驗:虛擬團隊為了使無法出席會議的團隊成員事後可以爬文並跟上進度,習慣用Line群組文字溝通與討論,但卻經常造成複雜的事情越解說越模糊或因為文字描述不清楚造成雙方無法達成共識,甚至產生誤會、衝突的情況。因此為了讓計畫溝通更加地順暢,我們第一次啟用了視訊及語音的方式進行雙向溝通。

在初期風險評估的階段,原以為使用視訊及語音雙向溝通,會遇到團隊成員設備不足、在會議中一心二用無法專注於會議內容、會議環境有諸多雜訊及干擾……等更多困難需要克服,但這次專案的翻譯產出交付文件,因為使用雲端共同編輯文件,需要向所有團隊成員展示成品及調整方向,並利用視覺化畫面說明讓溝通更有效率,所以團隊自主達成使用Zoom視訊(註2)及Line Phone開會的共識,會議改成即時、線上的開會機制,與會的人員不僅較以前大幅增加,有時候出席率甚至高達七、八成;每位志工組長為了有效掌握會議品質及效率,更自費購買付費版的Zoom視訊軟體,只為替自己的翻譯計畫小組組員創造更好的溝通環境並促進彼此良好且有效的溝通,這是非常難能可貴的自願性志工服務精神。

不做獨裁式的決策
志工自我組織更能發揮計畫效益
傳統的專案,專案經理花80%的時間在溝通,並且擔任專案發起人、團隊、客戶及利害關係人之間溝通的重要橋樑,為他們建立起良好的溝通管道、確保適當資訊在適當時間即時的建立、蒐集及發佈給對的人。而近期新興的敏捷式專案,專案經理的角色就如同P.O.,為產品的成敗負責,而這也是我在這次計畫內擔任的角色。

這次計畫有1個全體志工大群組、5個翻譯小組群組、1個審查委員群組、1個終審委員群組、整個計畫所有的T800及定稿人員群組,群組數量繁多。但特別的是Line的小組群組雖然非常多,卻能嚴謹地各自分工。身為P.O.,我從來不會獨裁式地直接做任何決策,宣布重要決策前,都會先在各群組與相關的利害關係人溝通及討論、傾聽他們的想法與意見,例如:與五個翻譯小組及整合小組的組長討論翻譯的流程如何執行或如何管理小組的準則,最後再依照大家投票共識決的結果宣布重要政策。

因為整個翻譯計畫的期間偏長,估計從啟動會議開始到翻譯結束至少需要3個月時間(過去翻譯專案平均約1.5個月即可結案),為保有長期抗戰的持續性戰鬥力,志工們共同訂定Sustainable pace(穩定的步調)政策,也就是週六、週日不開會,只在平常日處理翻譯工作。志工翻譯管理準則決策由大家共識決產生,志工們更能盡情發揮,也更有熱忱全心投入在計畫內,將計畫自我組織的效益及團隊合作精神與個人工作效能最大化。

同心協力做專案 期讓台灣業界共同依循
「PMBOK V6繁中化計畫」分成以下幾個重要里程碑:

雖然有很嚴謹的計畫里程碑及翻譯流程,但不可避免地,有時候小組預定的開會時間可能與審查委員能出席的會議時間相衝突,大家會協調利用週末開會;也有專案成員為了趕工中國客戶的光棍節產品,翻譯到凌晨四點,並提前在該次交付期限的前兩天完成,只為了不要讓公司的業務跟翻譯工作互相干擾。每位專案成員為了達成我們的願景「讓PMBOK V6繁中版成為台灣業界最高翻譯品質的專案管理聖經」,都在自己的崗位上用心與努力付出,同心協力讓願景不僅是一個口號,而是實際化作每位志工對自己翻譯品質負責的態度與責任,翻譯若單只由某一人或某一些人把關,還是無法完整詮釋,需要每位志工在翻譯時即用心投入及了解原意,並用最順暢的中文翻譯出來,因此每位志工都有其各自的重要性,缺一不可!也更讓人期待這個計畫完成,PMBOK V6繁中版書籍出刊之時。(待續)


貢獻志工名錄(依姓氏筆畫排序)
總編輯:陳威良、周龍鴻
副總編輯:林汶因

審查委員:朱艷芳、何瑋、李友平、李君婷、胡瑞賢、徐光明、袁明義、馬維銘、張天宇、張國洋、陳志瑋、葛仲安、管孟忠、潘乃欣、羅正普

翻譯幹部:林士智、洪建中、張峰睿、莊信慧、彭金煥、蔡豐聯

整合定稿志工:王可帆、王凱平、李宣瑜、林肇彥、徐一心、高立品、陶如蘭、彭奕婷、黃奕恩、黃若愚、詹詠涵、劉雪芬、蔡元博、蔡麗婷、羅珊珊

貢獻志工:方君君、王芊千、王思婷、戎華敏、朱貞佑、何俊鴻、何威達、吳守宏、吳倩菊、吳僑偉、呂月娥、呂思穎、巫佳蓉、李競、李玠育、李彥慧、林妤真、林哲成、林裕衡、林瓊茹、凃猗礪、范維庭、高銘宏、張志昇、張婷嘉、張越程、莊漢鵬、陳怡文、陳芸屏、陳美鳳、陳淑慎、陳烱勳、陳鈞奎、陳澤民、陳麒元、曾於茹、曾何騰、曾映慈、曾暉仁、湯立綱、黃邦蕾、黃亮舒、黃冠融、黃綉媚、黃維麗、葛晉澤、趙雅睿、劉怡寧、劉俊賢、蔡仲璜、談家成、蕭閔謙、賴語霈、薛宜蓁、謝佾娥、鍾木三、叢玉帆、羅麗綺、嚴永祿、蘇坤緯

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