微型公司也一樣需要大型企業的辦公室工具
自2000年起許多的.com如雨後春筍般出現，從幾個人在車庫裏面、圖書館、或是宿舍裡面就發展出來的創意透過網際網路予以落實，大大顛覆了人類從遠古以來的商業模式；隨著網際網路的無遠弗屆，開創了許多獲利之外，這些.com也為了因應市場上的需求，從原本兩三人突然要成長到兩三百人的公司，很多的辦公室工具卻因為當時的優先權以回應市場需求為主，加上許多資金多挹注在產品或是行銷資源，也因此相關的辦公室工具便擱在一旁，等到獲利充沛時再來添購或是建置。然而，員工效率、知識傳承、甚至更多的獲利機會也許就在公司不斷成長的過程中而失去，卻要在事後予以補足甚至調整公司成長的腳步以便讓辦公室工具跟上，這些改變有可能就會讓公司造成無法想像的影響。

所幸，隨著雲端技術不斷演進，很多辦公室工具都不再需要公司先花費大筆資金在軟硬體的投資上，便可以以更彈性的價格獲得更穩定且通盤的服務，更好的是，許多辦公室工具都已是全球大企業採用且認定是必要的。而這當中，專案管理便是許多辦公室所不可或缺的重要知識與技術應用。

公司規模由小到大，與工作複雜度成正比
Hilti 集團總部位於列支敦士登大公國（Liechtenstein）的沙恩（Schaan），主要是提供創新 的產品、系統與服務給營造與建築界使用。Hilti由小型家族企業開始起步，發展成近20,000名員工遍佈在世界各地120多個國家，及擁有本身的製造工廠並在全球六大洲約20個國家設立研發中心。由於採用直接銷售的模式，每天有近200,000名客戶採用Hilti集團的產品、系統或服務，如同是營造與建築界的解決方案專家。

Hilti的成功發展，也使得全球研發中心每年都有許多的專案要開發。在2012年，Hilti集團總部投資近兩億美金採用微軟的Project專業版2010以及客製化的專案管理平台協助管理研發中心的專案；然而這樣的架構無法讓相關人員了解所有專案的概況，也缺乏一種集中管理的資源庫，讓相關人員了解公司內部資源是否有被有效運用，另外對於不同的人員，希望賦予不同的權限以便做好專案資訊的控管，也因此，Hilti集團總部決定推動完全以微軟專案管理平台為主的架構來解決日益複雜的專案並降低IT架構的複雜度。

運用Project Online，帶給企業三大優勢
來自Hilti集團工作環境服務部門（Workplace Platform Service）主管的Dr. Christian Buddendick表示「採用Project Online這套雲端專案管理解決方案，我們得到了所需要的敏捷度，從20個人小組到10,000人團隊研發都可以在Project Online進行全面管理，它的操作容易並且滿足我們將近100%的商務需求！」Hilti採用了Project Online之外，也使用Office 365做為全公司電子郵件信箱、行事曆管理、協同合作、與整合式通訊服務，結合Project專業版的軟體達到最完整的專案管理服務，也讓全世界員工都可以隨時隨地了解最新專案進度。

透過和當地的專案管理顧問公司合作，Hilti集團除了逐漸將許多營造與建築界的特殊專案移到Project Online上進行系統化管理之外，顧問公司也設計許多樣板以便反映出所有專案近期活動、任務、與里程碑，並運用平台既有功能規劃簡單好用的權限設定與版本控管功能，讓員工都可以存取到屬於自己權限內的文件或資訊，從而將所有專案及相關資訊得以集中控管，減少版本不一的情況也提升員工生產力。

Hilti專案團隊的成員裡特別欣賞Project專業版裡的團隊規劃 （Team Planner）的功能，讓公司資源運用的情況可以一目了然外，透過人性化的操作方式便可以撫平許多人的工作負擔，讓團隊成員更有效地完成交付任務。另外透過Project Online裡的SharePoint平台，Hilti建構出許多小組網站讓團隊成員有單一環境可以協同合作，也開啟SharePoint的企業社群功能讓公司內部新消息可以更快速且全面地佈達。此外，Hilti也正在嘗試讓員工使用自己的平板裝置來存取Project Online的資源，並運用Lync Online來讓跨區域的即時通訊得以實現許多IT相關的專案，這一切都可以在單一雲端服務上去呈現。

根據Hilti表示，採用Project Online的優點有三：
一、可以大幅減少IT的複雜度
例如協助員工開啟新專案、定義與設定各專案的優先順序，都可以系統化方式來處理；另外由於採用雲端服務，IT相關的維運時間也可以大幅減少一半的時間，系統運作時間越長，產能自然能夠提升。
二、提升生產力
Hilti估計以往員工平均要花30分鐘時間尋找專案相關資訊，透過整合式平台，時間可以減少到10分鐘左右，平均一星期節省1.6小時，而一年就節省75小時的時間做資訊搜尋，進而專注在任務本身，加上整合式通訊與大量協同合作都帶動生產力提升。
三、改善公司資源分配
將專案內各資源的運用情況予以透明化，並活化多餘資源開始為新產品進行規劃或是從全球收集創新的好點子放在整合式平台上。

由以上成功案例得知，隨著雲端技術不斷演進，小公司也能有像大企業一樣的專業工具來讓小公司保持強大競爭力；大企業則可以更靈活像大象一樣的跳舞來面對市場上不斷變遷的挑戰！