首頁 專案管理
從電影移動迷宮談專案範疇變更 專案不是走迷宮
2019/4/1 作家:徐文達
2281
曾主修科學,也當過工程師,其實最大的興趣是寫文章說故事,目前在網際網路產業擔任PM工作,同時經營「電影.生活與專案管理」部落格。自認是職場上的小人物,但深知專案管理知識應用廣泛,於是結合自身經驗及大眾最熟悉的電影劇情,讓生活、理論與虛構的情節在專案管理的世界裡產生交集,期能引領更多同好認識專案管理。

在職場與專管的世界中,通常沒有什麼是絕對的,即使學理上告訴我們專案就是一定時間、範圍內有特定目標的工作,但實務上往往充滿變數,就像移動迷宮一般,變幻莫測。
電影移動迷宮中,人們被放在被稱之為迷宮幽地的荒野中進行實驗,四周被高聳的牆面包圍,牆的另一側是每天有固定時間變化的迷宮陣,我們將這些可憐的實驗對象當成專案成員,那麼專案的目標便是逃離迷宮重回自己的人生。面對終日變動的迷宮,好比隨著內外環境不斷更動範疇的專案,每調整一次,就產生更多的風險,人們不知道鬼火獸(專案風險)藏身何處,心中不免冒出更多恐懼。

探究專案全貌,辨識風險
為了瞭解迷宮的全貌,也為了生存,他們將全部人以專長區分工作,其中強壯、跑得快的一群人便被賦予探詢迷宮的重任,稱之為飛毛腿。花了三年時間,以民豪為領導者的飛毛腿們,順利繪出了迷宮樣貌,但這些認知還不足以協助他們離開迷宮。迷宮中有令人戰慄的鬼火獸看守,每到夜晚總會聽見牠們恐怖的叫聲,相傳沒有人能活著待在迷宮一個晚上,每個看見鬼火獸的最後都性命不保。在現實中,我們常藉由「聽說」的經驗來輔助決策判斷,而這些未經驗證的理論如果不屬實,便會帶來負面的影響。試想一個沒有人能活著回來訴說的故事,如何相信他的準確性呢? 因此充滿好奇心的湯瑪士為大家創造了新的可能,發現過去三年不曾找到的關鍵通道。

大家都知道確認範疇是一件重要的工作,卻同時也可以說出範疇難以確認的種種原因,例如老闆朝令夕改、沒看到成品前客戶也不了解自己的需求、PM控管不周等等,扣除外來的影響,還有那些不可控的因素(組織文化、老闆性格……),PM能做的,是隨時讓專案處於「有足夠資訊來辨識範疇」的狀態。從專案管理流程來看,確認範疇的前一個步驟是「蒐集需求」,也可以視為是蒐集資訊。擁有足夠的資訊,團隊成員才有辦法從中辨識風險,並釐清專案的全貌,此時即便sponsor對專案範疇交代不清,PM也能「猜測」範疇未來可能的變化方向。就如同電影情節,飛毛腿的任務就是在團隊的一貫作業之外,每天冒險去挖掘一點點的資訊,然後逐漸拼湊成一座完整的迷宮全景。

在我過去的經驗中,有很長一段時間便歷經這種時常變動的工作,電影中的迷宮陣有固定的變化時間與方式,但現實中,我們只能仰賴洞悉主管與老闆的心態,才能理解他們決策背後的理由。我們都希望每個改變有正當的理由,若得不到對方的充分解釋,就必須自己觀察支微末節的線索來找出佐證依據。

未知,一向會發生保守與創新的對抗
任何一個新的決策都是有風險的,湯瑪士突破性的冒險舉動,終於也引發以伽利為首的保守派抵制。電影(及小說)中有個不錯的鋪陳,就是並沒有將伽利以極端邪惡的反派角色來塑造(例如:駭客任務中,因習慣電腦世界而試圖阻止尼歐拯救人類的塞佛),伽利只是極力捍衛他們好不容易建立的和平共處模式。假如專案的目標是維持穩定發展,伽利的論點就更有立場,假如今天需要的是逃離迷宮束縛,那麼湯瑪士所創造出來的機會,或許便值得一試。

面對任何的未知領域,人類多半有自我保護的意識,所以對於經常變動的專案來說,很容易失去團隊的向心力,造成傳統與創新的兩派對立看法,若是忽略了這些由範疇變更演變而來的星星之火,未來將會成為專案失敗的燎原之焰。蒐集資訊的目的是為了讓團隊能盡量掌控變更,但它不能改變變更的發生,所以PM若能夠通過適當的管道讓團隊成員理解全貌,並讓保守派與創新派有正當的途徑彼此交流論證,或許能稍稍降低團隊的不信任感。

越是充滿不確定,越需要團結
雖然湯瑪士一行人與伽利在發生衝突後分道揚鑣,但湯瑪士即便最後一刻仍希望伽利加入他們,而在進入出口的通道前,也是透過大家團結一致抵抗鬼火獸的攻擊,才得以爭取時間開啟閘門,因為越是充滿未知的決策,越需要儲備足以應付巨大變化的資源。

在電影中,伽利看似是個墨守成規的保守論者,處處阻撓湯瑪士,但到了小說的第三部,他卻成了重要的引路人,反倒湯瑪士活像是無頭蒼蠅一般到處亂竄,兜了好大一圈才釐清真實世界背後的陰謀。我們無法確定作者是否暗喻著兩派之間無解的衝突,但我們從中可以發現,不論你選擇哪一種方法,只要不違背法理,它終究只是個決定,而這個決定只代表你必須承擔何種風險,並不代表絕對的對或錯。我們常常以結果論來質疑當時的決策錯誤,卻不常質疑執行過程中的應變力不夠、向心力不足。湯瑪士和伽利最後都離開了迷宮,也各自發現了事情的真相,只是使用的方式不同而已,有沒有可能從一開始兩方彼此合作,就能減少過程中不必要的曲折呢!?

回顧我自己當時那個範疇不斷變動的專案,它有明確的時間、資源限制,卻也有模糊的範疇與品質標準,因為專案中雖然訂了績效目標,卻刻意用含糊的文字描述留下延伸討論的空間。原本這種灰色地帶的作法是為了讓專案避開太多的量化稽核,但卻因為定義不清楚,讓客戶也找到延伸範疇的論點。於是為了滿足關鍵利害關係人、sponsor的期望,我們擴大了範疇的界線,專案便在不斷變動的狀態下艱苦地進行,這對團隊成員來說是一件相當折騰的事。對PM而言,維持團隊向心力便成了當時的執行重點,畢竟專案是暫時的,但合作關係卻是長久的,持續讓成員保有一定的熱忱是必須的。專案後來算是順利完成了,不過我們都知道表面的任務結束,不代表背後的工作告一段落,這種範疇被不斷變更的專案,通常代表著背後疊床架屋的不穩定結構,也因此它的餘毒還持續存在……

深夜經濟

白天工作的我們可能想像不到,深夜時段中,還有人正在一處默默的努力著,無論是工作或是活動,皆有大量的消費需求。 這些人是從哪裡來...
深夜經濟
徐文達
曾經主修科學,也當過工程師寫過程式,其實
最大的興趣卻是是寫文章說故事,目前在網際
網路產業擔任PM工作,同時經營「電影.生活
與專案管理」部落格。
現職:電影.生活與專案管理 部落格作家
自認只是職場上的小人物,但深知專案管理的
知識應用廣泛,2011年取得PMP證照後,開啟
對專案管理的學習之路,於是結合自身的經
驗,以及大眾最熟悉的電影劇情,讓生活、理
論與虛構的情節在專案管理的世界裡產生交
集,期許能引領更多同好認識專案管理。
您可能也喜歡這些文章