作者／鍾婷(anngus)

自從疫情爆發後，許多單位無論是學校、企業，甚至個人，都一窩蜂地搶著學習線上視訊。在保持社交距離與居家隔離的宣導催生下，開會模式產生了巨大的轉變，從以前實體聚集在同一地點開會，到現今能身處異地同步線上視訊會議。如何有效進行會議？會議紀錄又該如何撰寫？才能得以讓溝通有共識，專案順利推展？就是一門很重要的課題。


疫情催生了遠距會議
疫情反覆，全球依然陷入恐慌，嚴重影響許多人的生計，包括講師、顧問們。所以這半年來，我大部分心力都花在輔導這些人經營自媒體，熟悉新媒體工具進行遠距交流。希望將實體運作的人事物，盡可能複製到網際網路上，讓該有的日常經濟發展得以正常運轉。在「講師自媒體菁英online班」三十天的自媒體培訓計畫中，我除了設計非同步的影片教學、自我練習課題外，每週還有共同的線上交流時間。由於每位學員都身處各地，所幸拜科技所賜，我能運用Zoom這套遠端會議視訊軟體，將大家齊聚在網路的聊天室裡，學員也能在不同情境下使用，像坐車、健身時，用電腦、手機或平板等設備參與交流。

每次的線上交流做議題分享外，主要是檢視一週以來的自媒體經營進度和困擾排除。過程中，學員輪流擔任主席和記錄的角色，主席負責當晚的線上交流；記錄則是速記整體所有發生的細節，而錄影內容和文字速記會在結束後一併上傳雲端，供無法出席的學員了解，和所有學員進行二次觀看和複習。如此訓練每個人線上溝通技巧外，也同時讓大家熟悉新媒體工具所帶來的零距離、零時差和高效作業。

如同企業召開會議一樣，目的是為了解決問題、確認進度或協調共識。在5G後疫情時代，高效因應所有運作，除了可善用雲端、遠距視訊的軟硬體外，會議記錄也深具訣竅：需圍繞會議目的去寫，令人一目了然會議主題，所有細節內容的記載都該依此推展開來。


會議記錄須達到這三大目的
會議記錄不光是鉅細靡遺地記下來就好，而是要達到三大目的。什麼目的呢？
一、重現過程：
　　淺顯易懂、邏輯分明及化繁為簡地寫下會議發生的重點過程，除了提醒所有與會者外，也能讓沒有參與的人可清楚來龍去脈，隨時進入狀況，便於事後的專案工作指派。
二、確認共識：
　　開會最怕「會而不議、議而不決、決而不行」三種狀況，所以能不能在會議桌上聚焦，融合各方意見，達到共識，並確保每個人對結論的認知都是一致的，就得靠會議記錄將大夥兒意見「文字化」－系統邏輯式的呈現，來驗證。
三、會後提醒：
　　既然開了會就要落實後續的執行，故接下來要交辦給誰處理？何時完成？有沒有需要什麼人力或資源上的協助？會議筆記將能大大縮短接手者消化了解整件事情的討論過程，避免提出重複的質疑，阻礙專案的進行。

無論企業經營或團體共事，歸納出常見的五種會議型態，其會議記錄分別有不同的著眼點：
一、例行性會議：掌握各單位專案進度及待處理事項。故須清楚記載各權責事項、負責人員及執行時限。
二、決策性會議：有某項議題，須討論做出決定。故紀錄應著重最終決議。
三、解惑性會議：有某項困擾，須討論找出解決方案。故紀錄須交代討論過程及最終提出的可行性解決方案。
四、發想性會議：須眾人集思廣益，發揮創意做腦力激盪。此類型的紀錄很難逐字條列，僅須記下重點關鍵字、關鍵人物及引發的結果即可。
五、讀書分享會：交流經驗、知識傳承及分享文件，讓團體共同成長。故紀錄須有傳承延續的效力，要標明來源及發生的過程。


數位筆記術：四不一沒有
隨著雲端運算發達、手機普及和新媒體的便利性，越來越多人模糊了工作與生活的界線，無時無刻都在處理公事，也隨時隨地都在體驗自在人生。美國知名的自由工作者平台Upwork去年的數據顯示，「未來三年，約四成的人會開始遠距工作，直至2028年，更有高達73%的人，進行遠距工作模式。」遠距工作已經是個顯而易見的趨勢，只是2020年全球蔓延的新冠疫情，加速了這樣的過程。

在記錄會議的工具上，個人建議以團隊多數人使用的軟體為優先，例如：Office系列，無須再花時間學習，人人皆可讀取、操作。且能雲端存取、同步多人修訂為原則。如：能即時生成逐字稿的錄音神器Google Recorder、雅婷逐字稿、搜狗C1pro、訊飛聽見等，即可不受地域、時間、人員的限制。並且能減少轉檔、傳輸，或不同版本引發的訊息落差和產生誤解的狀況。

千萬別盲目追求新穎工具，如：Minutes.io儘管有強大功能，工具若使用不順手，依然無用武之地。且會議記錄須在最短時間內完成，最慢不能超過一天。完成後第一時間要發給所有與會者確認細節，內容上若有誤解或落差，須立即提出更正。

5G高速溝通的數位時代，會議記錄若能嚴守「AKA三大環節」，也就是議程（agenda）、關鍵人物（key person）、執行決策（action item），就不會偏離主題，耗費太多時間、人員和心力。更要掌握「四不一沒有」會議原則：
●不用寫─事前備妥會議所需檔案文件，透過郵件、社交軟體通知所有與會者，會議進行時可語音或影像同步錄製，由語音辨識軟體自動轉換成文字紀錄。
●不用紙─無紙化作業，可落實資訊數位化，使用電子白板、會議投影設備及直播錄影設備，有效減少紙張消耗，降低營運成本。
●不用多─透過線上視訊可做到異地同步開會，所以不見得要眾人齊聚一堂才能開會；可將會議主題細分，如中高階主管召開決策會議後，再舉行動腦發想會議，再由各執行小組制定執行方針及進度統整。避免一個會議進行影響眾人的工作進度，開了會又沒時間執行，徒增困擾。
●不耗時─建立辦公智能的會議生態圈，讓公司成員無論身處何時何地都能透過網際網路存取，並能透過專案群組及視訊設備，即時進行線上視訊會議，加速專案進行。
●沒有失誤─透過會議記錄的文字化、系統化、數位化等多重的檢核，大大排除溝通產生的認知落差與誤解，確實掌握專案每一細節，揪出藏在細節裡的魔鬼。

我是那種「能不開會就絕不開會」的人，也不喜歡電話會議，真的非開不可時，我會安排視訊會議，同步錄影錄音，留存檔案供必要時回放做檢核。且會前必先用Google Keep條列好所有議程，知會所有參與者備妥相關文件。在有限時間內，輪流表達意見，並得出決議。善用語音辨識、雲端協作等數位工具，讓我一開完會就能有文字紀錄去交辦所有後續進度，最後用Google日曆去提醒自己每個專案查核點，如此就能高效率的做事。因為寶貴的時間，就該浪費在美好的事物上，而不是枯燥無趣的會議上，你說是嗎？