首頁 專案管理
賦權團隊成員決策的領導新趨勢
2022/6/1 作家:專案經理雜誌
151
文/ 徐光明, PMP

對專案團隊的領導,從工業革命開始,經歷了資訊革命,到現在的知識革命,一直以來,不僅僅是一門科學化的管理,更是一門人性交織的藝術美學。基於每一位團隊成員都有不同的認知執著、人格特質、自覺安全的決策經驗及衡量道德決策的底線等,讓對專案團隊的領導,充滿著許多的困難與挑戰,尤其是在現代的工作職場中,不同世代(XYZ世代)共存的複雜工作環境中,更為專案團隊的領導,挹注更新的挑戰與樂趣。

科學化管理 管理者決策團隊不被授權
過去工業時代,受到科學管理之父泰勒的影響,藉由科學化、標準化的管理方式,取代單憑工人經驗的傳統方法。泰勒將工人視為一部有血有肉的機器,工人來到這個世界,就是為了工作,所以,1883年,泰勒採用更精細的實驗方法,將工作分解成一些細微的動作,測量每個動作需要花費的時間。同時,此方法致力於降低生產的成本,好讓工人們獲得更好的酬勞,作為工人們因配合機械化生產條件的補償。

受此管理思潮,企業在內部組織的工作設計上,均朝向唯有透過標準化的作業流程,在不浪費成本的目標下,確保團隊成員能以無差異的方式,反覆地執行所負責的動作,就能順利地完成工作,達成客戶要求的品質,最終讓企業獲利。自然形成,管理者負責決策,成員只需依照管理者給予的指示,執行所負責動作的工作模式。管理者一開始就下命令,不要求團隊成員主動提出任何意見,成員就養成不用思考,不需投入太多智力和創新點子的工作態度,同時,自己也能免除對命令所產生結果的當責,自然造就成員低自主性、低責任感及凡事服從只要繼續做的工作習慣,深深影響至今。

不當決策+服從心態=會害慘團隊
管理者常常會犯著試著讓自己看起來什麼都懂、比他人都聰明的毛病,更喜歡下命令,讓自己始終覺得總是在他人之上,有時候,會造成管理者執意想做的事,從內心自然會拒絕不想看到的訊息,尤其是當發生管理者的決策錯誤時,成員又養成不用思考及服從命令等省事的心態,會害慘了整個團隊。

賦權團隊成員績效會更好
現今,互聯網當道,正處於知識革命的年代,是一個易變、複雜、模糊不確定性高的年代,是消費者驅動整個市場,成為產銷者(Prosumer, 消費者就是生產者)的時代,過去「命令→服從→不用思考→低當責」的工作模式,某種程度下,已無法全面適用於現今企業的工作或專案中,勢必要進行調整。新時代的管理者,不應只會下命令,還要學會賦權予團隊成員,鼓勵成員不要只是聽命行事,要熱衷思考、勇於發言、勇於承擔責任、勇於提出問題,讓成員願意為團隊做出更有效的決策。

首先,管理者要勇敢做夢、勇於建立團隊的願景,清楚具體地說出想做的專案或工作目標,是未來會令團隊成員感到自豪的一種狀態,盡到讓團隊對未來真正有方向感的當責,這樣才會讓團隊成員更勇於思考、勇於承諾及勇於當責,是現今成功領導關鍵之所在。這自豪的願景,不一定是一無止盡持續要做的願景,也可以是有一時間段落(Time-bound)的願景,以作為成員階段性試圖努力完成的夢想目標。

人在感受到「自己充分做決定」和「自己真的有才能」時,就會有幹勁,才會主動的思考、積極地採取任何的行動。所以,管理者要讓團隊成員,每一位平均都有勇於表達的機會,具體表達會採取哪些行動,來完成願景。並專注聆聽每一位成員所說的內容,賦予成員估算和決策的權限,讓成員發揮自治能力,讓成員自行做決定,主動做出跟目標有關的活動或任務,讓成員有機會證明自己能做得到,會覺得自己真的有才能,在群體中,而自我肯定。這樣,經由成員在自由意志決策的情況下,而有成功完成任務的表現,會比給予物質的獎勵,更有驅動力。

賦權團隊成員績效會更好
專案經理領導一群支持自己,一同來實現願景的一群人。首先,專案經理在選才時,需要確實地掌握每一位團隊成員的人格特質,搭配專案可交付成果的允收準則,選聘真正適合的團隊成員。精心選任的團隊成員,有知識、有技能,加上藉由工作任務板等工具,促進成員的協作參與及增加能見度,發展久了,團隊自然具備自己的關鍵優勢,而能改善專案績效,產出讓客戶滿意的可交付成果。這過程中,專案經理需建立一安全無虞的工作環境,協助成員排除障礙,讓成員在沒有恐嚇和威脅的工作環境下,開啟內心的安全感,能在完全沒有心理負擔的狀態下,自由地動腦、表達,賦權成員自行組織決定該做哪些活動、由誰執行該活動、如何執行該活動等,相信成員對專案活動的估算、風險考量、活動進展、處理歧見與克服挑戰的決策,以及團隊成員經由協商後的共同決策,成員自然會主動地投入工作,勇敢地達成專案的願景,不僅工作心情愉快,還會覺得工作的時間過得很快,就能建立成員對專案任務負起當責的使命感。

團隊當責 成為領導者
培養團隊成員有經過深思熟慮後,才選擇該任務所做出的承諾,成員自然會發自內心,願意帶著任務往前進,培育出自動自發、捨我其誰善盡當責的好習慣。每一位成員不能別於其他成員而單獨一人完成一個高績效的專案,團隊成員之間,也需建立彼此融洽的人際關係。透過讓每一位成員願意分享知識,彼此提升認知;利用輔導代替命令,來增加工作技能;表達對對方充滿好奇心的語言,促使團隊成員的興趣,耐心地傾聽他人的意見,自然產生有溫度的友好溝通。而團隊成員的溝通語言,往往是衡量賦權程度和合作程度的重要工具,也是改善專案績效的工具。當團隊內部改變了溝通方法,也會改變了組織的文化。組織文化改變了,成員開始對負責的活動有所想法與期待、主動積極地做出承諾、展現樂於改進和學習的態度,成員會覺得自己是團隊中的一份子,工作會變得更快樂,士氣更提升,不僅會嘉惠於成員負責的可交付成果,成員也會自發性的進行回顧檢討,來改善專案績效和工作實務手法。團隊透過自行持續改善而發展的效能,將遠遠超過其所花費的時間。在回顧會議後,安排一些慶祝儀式,讓團隊成員在心理上,升起先前活動已告段落的解脫感,同時有迎接重新開始的新鮮感,將有助於團隊持續發展優勢的動力。未來的專案,塑形「輔導→賦權→動腦→當責→改善」的工作模式,讓團隊成員變成能思考也能執行的領導者。

當今時代,一切都不一樣了,假裝什麼都懂的專案經理,將不受大多數人的歡迎。反而是懂得尊敬別人,讓團隊成員勇於講出話來,表達不一樣的意見,為專案帶來更大的創新、更多的選擇方案、享受多元化的好處,並能自行決策、自行定期主動改善,將讓團隊在專案的運作上,更有效率,讓團隊成員是行動者,也是決策者,讓團隊成員更渴望明天的到來,將會是新時代最受歡迎的專案經理。

Go/No Go 致勝決策全局觀

本期精彩的封面故事包含了決策專家的決策觀、決策注意事項以及你我常陷入的決策迷思分析以及決策實務文章,其中特別專訪中國百事可樂董事長黎...
Go/No Go 致勝決策全局觀
專案經理雜誌
《專案經理》雜誌是華人最有影響力專案管理雜誌,宗旨為擴大專案管理應用傳播。
邀您一同為深耕專案管理努力,您的參與,相信能為您的產品/服務,擴展商機, 無形中,也為專案經理雜誌的永續經營注入契機。
您可能也喜歡這些文章