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Scrum軟硬兼施的魔法師 推波助瀾觸發團隊動能 僕人式領導攜手產官學研 自組織突破發展雙元特色
2024/6/1 作家:專案經理雜誌
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文/李宗祐

林欣怡
現職
臺中教育大學管理學院院長

經歷
文化創意產業設計與營運學系(含事業經營管理碩士班)教授
管理學院社會企業中心主持人
管理學院新住民語文課程整合推動資源中心主持人
經濟部標準檢驗局品質管制國家標準技術委員
國科會111年度與112年度特殊優秀人才獎勵
教育部111年度與112年度教育部彈性薪資支給獎勵
台灣上市櫃公司協會「中台灣女力論壇聯合會」榮譽顧問
2023全球十大頂尖敏捷CEO大獎(Top 10 Global Agile CEO Awards)

勝利心法
勿忘初衷,回歸初心

證照
Certified Scrum Master (CSM) 敏捷專業證照
PMI-PMP 國際專案管理師證照
SVI SROI 影響力評估認證執業師
ISO/IEC 27701 隱私資訊管理系統主導稽核員

面對知識經濟時代的瞬息萬變,「管理學思想巨擘」彼得.杜拉克在《變革的哲學》指出:「我們無法駕馭變革,僅能設法走在變革的前面。」未來管理的主要挑戰就是要讓組織成為變革的領導者,把主動創造變革視為創新機會。

如為因應少子化浪潮與國家師培教育多元化,超過百年歷史的臺中教育大學於2011年創設管理學院,尤其是管理學院現任院長—林欣怡,承襲前兩任院長「教師專業分群,學生跨域學習」理念,靈活運用敏捷理論與Scrum框架,結合教學研究與學術行政實務,以永續發展教育與社會創新為核心,面對國內大學商管學院群雄並起,開創與眾不同的藍海戰略。

打造新儒商永續教育基地
培育社會共好實踐者
「臺中教育大學管理學院跟國內其他大學商管學院有何不同?」剛在2023年底榮獲「全球十大頂尖敏捷CEO大獎」的林欣怡,每次出席大學部和碩士在職專班(EMBA)招生說明會幾乎都會被問到這個問題。「管理學院是中教大最年輕的學院!」林欣怡總是在輕鬆中帶點嚴肅的回答:「對我而言,這確實是個重責大任。」突顯相對其他大學商管學院至少有二、三十年,甚至百年歷史,資歷尚淺的中教大管理學院,面對少子化衝擊更是步步為營。「我們有兩個學系、五個研究所與兩個研究中心,都是以特定專業領域產業結合商管課程的雙元特色進行發展,包含文化創意產業設計與營運學系、永續觀光暨遊憩管理碩士學位學程等。」

林欣怡以文化創意產業設計與營運學系為例,大部分學生在文創領域都擁有特殊專長,可能是策展設計、書法或美術領域等,「他們都想聚焦在文化創意產業發展,對相關專業領域很熟稔,要學習的是如何永續營運。他們有很多畢業後都要創業,系上就會規劃1/3或1/4的管理相關課程,傳授商業營運模式相關知能。」除了融合多元性、提升學生就業與創業職能,「我們更重視商業管理永續教育,鼓勵學生無論在知能學習、專業發展,還有未來社會服務,都要把永續思維放在心中,探究學習自己能夠為別人做些什麼!這就是我們強調的『新儒商』概念,培育學生成為利己利人、善因共好的永續實踐者。」

「永續發展與社會創新」是管理學院大學部學生的共同必修課程,以議題導向設計課程,引導學生觀察、探究社會永續發展議題,並嘗試提出具實踐可能性的創新解方。「學校老師雖善於傳授理論,也有豐富的專案執行經驗,卻未必能夠很接地氣地帶領學生觀察探究社會創新的多元議題,管理學院社會企業中心鏈結外部資源,這個時候就能夠充分發揮功能。」林欣怡指出,「我們邀請EMBA學長姐回到學校演講,或帶領大學部學生做專題;透過每學期舉辦『新儒商黑客松』競賽,邀請企業高階主管與領域教授共同擔任評審,鼓勵參賽學生團隊,並提供建議與經驗交流,體現新儒商『社會共好』理念。」

落實專案管理效益極大化
國教署首創語文課程級別評估機制
2020年接任管理學院院長,同時兼顧管理與領導,成為林欣怡學思歷程的意外篇章。國內雖屢有兼具理論與實務經驗的學者,在管理學社群嶄露頭角,但罕有學者擁有國際專案管理學會 (PMI)專業證照。林欣怡在教學研究之餘,持續在專案管理實務修習前進,陸續取得國際專案管理師證照 (PMP)和Certified Scrum Master (CSM)敏捷專業證照等四張專業證照。專注於〖PMBOK®Guide教學研究的林欣怡,因緣際會受推薦成為教育部國教署「新住民語文課程前導協作計畫」主持人。「2018年接受國教署委託執行這個計畫,真的有點惶恐。」

然而國教署接受學界推薦,評估認為林欣怡擁有專案管理專長、邏輯思維清晰與資源運用精準,是執行這個計畫的不二人選。林欣怡說:「從專案管理出發,無論執行任何計畫,都能夠從盤根錯節的問題裡面,找到最適合的績效框架,把效益極大化!勇敢地接了這個國家型專案。從2018年執行到現在,順利整合並建置完成『新住民子女教育資訊網2.0』,成為教育部新住民語文課程教育唯一的資料庫平台。」既不是小學老師、也沒當過國中老師,甚至沒有受過師資培育訓練的林欣怡,面對2019年全面實施108課綱的緊迫時程,與師長團隊共同協力執行新住民語文課程需要預備的工作。

「教育部給我們的第一年計畫偏向前導整備研究案,專案目標很成果導向,從正向思考就是讓計畫執行有策略研發的彈性。很多專案委託方通常會告訴專案執行者,我一年後要達成的績效目標,中間的過程你幫我規劃。因為這樣大家才能看到敏捷專案的效能。如果委託方把框架全部訂得很清楚,專案團隊能做的就是行政配合,很感謝國教署給予執行專案的機會」。林欣怡舉例,108課綱在「新住民子女教育要點」明訂學校應該為修課的學生準備合適的教材,「我們跟國教署討論確認當時尚未確認配套措施,因此提出語文級別評估機制建議,透過選課關鍵指標與測驗評估了解新修學生的母語程度,規劃合適的級別課程以進行因材施教。」

滾動整合精準運用資源
新住民語文課程優雅起航
108課綱語文課程級別評估機制,是新住民語文課程整合推動計畫首創,新南向七個主要國家新住民子女,僅需從就讀的國中小學進行線上填報,新住民子女教育資訊網2.0就會自動匯集所有學生選課資料,協助各校規劃開班,例如:越南語和印尼語要開幾班、需要幾個老師與所需經費等,縣市教育局再根據系統彙整資料核撥經費給各校。林欣怡表示:「這些機制都是國教署、縣市教育輔導團校長們與計畫團隊,根據教學現場實務需求共同規劃。專案運作框架不會直接面對學校現場,我們的對象是各縣市校長組成的地方教育輔導團,大家集思廣益怎麼樣讓課程開得精彩、機制面怎麼做會更好,由教育輔導團推動各縣市的新住民教學支援師資培訓與媒合等」。

面對國中小學教學現場,林欣怡透過專案管理的邏輯思維建構最合適的績效框架,在計畫滾動過程精準搜尋跟整合運用各種資源,成為團隊運作借力使力的槓桿,讓新住民語文課程順利配合108課綱如期推動。「執行這個專案給我很多感動,國教署對專案執行過程中的支持、輔導團校長們傾囊相授、縣市夥伴經驗共享、團隊協力與推進。然而我們也看到教學現場仍需要更多資源面的支持。」政府補助經費原則主要是對焦在學校正式課程,語文學習仍需要輕鬆活潑的學習場域,考量經費使用原則,較難提供個別額外的教學資源挹注。「剛好有機會應邀到扶輪社演講分享新住民語文教育,很多企業家就說他們可以贊助。我們就鏈結企業資源,跟學校合作舉辦小小外交官營隊,讓同學們體驗應用自己學習的新住民語文,實際看到語言發揮的能量跟力量。」

林欣怡分享Scrum框架在「新住民語文課程整合推動計畫」發揮的助益,「我們很多時候知道要做一件事,但對目標績效可能無法一開始就能掌握,在專案範疇與對應的績效框架下,才能避免範疇潛變,不會偏離績效目標!熟稔專案管理知識,幫助我們看清楚現在要做這件事情的範疇在哪裡,找到並精確對準目標;目標確定後,要怎麼推動、做規劃,設定KPI(關鍵績效指標)定錨檢核每個步伐是不是在原本規劃的路徑上,清楚告訴我們規劃技巧、執行策略跟戰略目標。」面對執行過程難免發生意見分歧,林欣怡總是讓大家就各自的專長從不同的功能面暢所欲言,良性溝通尋求共識與解決方案,「我們是職能互補型的多元團隊,要溝通達成共識,專案成敗由院長扛責。」

理論與實務並駕齊驅
利用遊戲規則發揮軟實力
林欣怡更喜歡用僕人式領導貫徹專案管理「自組織」的思維精髓。管理學院各系所都是制式的框架,很難也不宜任意做組織調整,「我們很清楚每個人都在做重要的事情,鼓勵並尊重團隊內以自組織的方式自主規劃系所發展藍圖,我能做的就像僕人式領導,優先考慮團隊需求,從而提升整個組織的績效和凝聚力,若需要外部資源,我想辦法……,相信他們可以自己做得很好。」林欣怡進一步說明,2022年創辦社會企業中心與2023年創立新住民語文課程整合推動資源中心,就是因自組織思維應運而生,除了執行專案事務,同時共構對接企業公益與學校課外活動需求,從永續發展教育創新創造多元更多贏的社會脈動。跨出校園放大視野,這也是Scrum能夠為台灣創造的貢獻,助攻產業創新與跨域整合提升國家競爭力。

從學術行政與執行專案並駕推動落實Scrum的過程,林欣怡歷經「從管理中學習領導,從領導中引領藍圖」,深刻體會聯強國際總裁杜書伍曾說:「理論缺實務,不切實際;實務缺理論,漏洞百出。」林欣怡認為:「理論通常是彙整眾多實務個案的研究成果,告訴我們遇到這些情況的時候,有那些指標可以做為參考,兩者無法完全脫鉤。理論就像是燈塔,儘管我們在推Scrum的時候,無法確保在A專案做得好,在B專案鐵定能夠成功。然而有專案管理框架跟理論的支持,確實能夠引導團隊少走些冤枉路,降低失敗的風險。但並不是要大家百分之百照著理論走,而是把理論的引導納為決策的思考。」

林欣怡形容Scrum是個軟硬兼施的魔法師,「我知道很多人真的難以理解它的Magic Power,甚至引進Scrum每天開站立會議,把大家弄得烏煙瘴氣,還有人受不了那個節奏離職的。」但Scrum其實很特別,軟硬兼施,就像玩桌遊要訂定遊戲規則。每天召開站立會議就是硬梆梆的框架,團隊成員輪流彙報工作現況跟遇到的困難跟障礙,還要提出產品待辦清單(Product Backlog);但重點在要怎麼解決問題,就要靠大家腦力激盪,這就是Scrum的「軟功夫」。 Scrum Master這個時候就要跳出來扮演引導者,盤點各部門的問題跟負責各部門的協調,在旁邊「推波助瀾」說你要做什麼、你要變什麼,像拿著魔法棒的魔法師,讓團隊回到相同節奏,群策群力解決問題,彈奏微妙而和諧的樂曲。

敏捷先鋒,領航未來

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