文 / 鍾婷(Anngus)

生成式AI（Generative Artificial Intelligence，或稱Generative AI）正快速衝擊各行各業，影響我們的工作和生活方式。對專案經理而言，這既是挑戰也是機遇。人工智慧不僅能提高效率、減少錯誤，還能提供洞察力和分析力，幫助我們做出更明智的決策。然而，如何準確理解和應用這些新技術，對專案經理來說是一項重大課題。面對這一不可逆的趨勢，專案經理應當不只是把AI看成一種工具，更應該學會與之共舞，將其視為可靠的助手，甚至是未來的代理人。只有這樣，我們才能在未來的職場競爭中保持優勢

AI工具的選擇
在授課或提供顧問諮詢時，我常遇到渴望應用AI的企業老闆或主管詢問：「哪種AI工具最有用？」或「該挑選哪個AI工具入手？」針對這些問題，我都建議他們從「AI要解決哪些問題」的視角去找尋答案。千萬別為了AI而AI，盲目追隨潮流，去啟用或訂閱各項AI工具，以免打亂現有的工作流程，不僅降低生產效率還可能增加營運成本。
選擇AI工具前，首先要了解市場上各種AI工具的功能和特性。例如：文本生成的AI工具中，ChatGPT在生成文辭上的優雅度可能超過Gemini；然而，在需要精確數據和即時訊息時，Gemini和Copilot則可能表現更好。利用這些工具的各自優勢來處理特定的工作流程，可以顯著提升工作效率和成果的品質。
接著，專案經理需更加專注本業，詳細解析現有的工作流程，找出那些高度重複、耗時或易出錯的任務，這些環節將是AI優化或自動化的理想對象。例如：在數據分析和報告生成方面，AI工具能夠迅速處理大量數據，提供精確且即時的支持，從而使專案經理能專注於創新和決策。
最後，選擇操作簡便、易於上手且成效顯著的工具。AI工具的可取得性、易用性和實用性對專案經理至關重要，這直接影響到工作效率和成果品質。建議先進行試用，評估其使用者界面、功能完整性、性能穩定性以及輸出品質。試用時，應特別留意工具的學習曲線，選擇易於整合入現有工作流程的工具，以確保AI的導入真正帶來效益，提升整體工作效率。

行銷輔導工作流中的AI應用
以我目前輔導客戶與執行專案來說，雖多涉及行銷案，但每位業主的商業模式和目標客群差異顯著。因此在準備提案前，需進行大量的資料蒐集和文件閱讀。此時，可以先使用AI搜尋引擎Perplexity進行資料搜尋，快速從網上蒐集和彙整相關資訊。若遇到研究報告或影片資料，則會利用AI工具Claude進行文件閱讀和內容重點分析，這有助於快速了解輔導客戶的產業背景。
接著，再依據Google大數據的Google Trends，尋找相關關鍵字及其對應的新聞、網頁和數據，結合年度節慶預測即將出現的市場需求，識別可能熱銷的商品或服務。此外，使用Gamma製作分析簡報，簡報中所需的文字和圖片則通過ChatGPT、Gemini和Copilot生成。
此外，還可以分析客戶產品獨特的銷售賣點（Unique Selling Proposition，簡稱USP）及潛在目標客群的「使用者畫像」（Persona，又稱人物誌），深入了解他們的消費需求、生長背景、經濟能力等。基於這些分析，規劃出最可行的行銷策略、銷售計畫和相關行銷素材，如：文案、圖片、影片等。過去這些工作耗時費力，如今在各項AI的協助下，能迅速完成高達70%的工作量，不僅提升了執行成果的品質，也大幅縮短了工作時間。

使用AI的四大心態

一、將AI視為助手
在AI技術的快速發展下，專案經理需重新建構對AI的認知。它不僅是工具，也是協助我們工作的助手，更可視為職場中的分身。這意味著我們需要學會與它合作，而不只是單純使用它。
此合作關係強調人與AI的互補優勢—人類擅長創造性思考、判斷與情感理解，而AI則擅長數據處理、自動化和精準執行。專案經理可以利用AI來處理繁瑣且重複的任務，從而將精力集中在更具策略性和創新性的工作上。
二、下達精準且合規的指令
隨著越來越多的專案將AI融入日常操作，專案經理必然得適應人機協作，學會與AI高效互動。包括清晰地傳遞指令、合理分配任務，以及審核和驗證AI產出的結果。建立這種協同工作關係，發揮AI最佳效能，提升工作效率。
專案經理還需要清楚知道自己的目標和期望結果，以便提供精確的指令和具體的輸出要求。避免使用模糊或具有多重含義的詞彙，並遵守版權和隱私法律規定，如：GDPR（通用數據保護條例）或CCPA（加州消費者隱私法），以降低法律風險。
三、生成內容要再三查證
即使AI越來越像人，但「AI幻覺」(Hallucination)的風險依然存在，這可能源於數據源的偏差、模型算法的限制或模糊指令導致的誤解。因此，對AI生成的內容進行嚴格審核和驗證是必不可少的，尤其在關鍵決策或重要文件發布時更是如此。通過交叉驗證不同來源的訊息，邀請專家或團隊成員進行審查，可保證內容的可靠性和權威性，並降低錯誤訊息可能帶來的風險。
四、使用初心要絕對良善
AI技術的強大，無疑為商業和社會帶來了巨大變革，包括不眠不休的試錯學習、瞬間具像化各種想像，以及加速商業流程，從而加劇了大者恆大的「馬太效應」。因此，專案經理在應用AI技術時必須秉持良善的初心，確保所有AI應用都遵循道德標準，對社會和環境產生正面影響。

在設計和部署AI應用的過程中，必須持續關注AI技術的潛在影響和風險，防範不法分子利用AI進行詐騙、操縱或侵犯他人權益的行為。例如：生成和傳播假新聞，或進行不道德的數據蒐集和分析。
專案經理可參加相關行業的研討會，加入專業協會，或在組織內成立道德委員會，確保AI技術的發展和應用朝著正面方向進行。透過這些平台，專案經理不僅能增進對AI道德和社會影響的了解，還能在業界內推動對道德問題的討論和規範，共同促進AI技術的健康發展。

成為一個不被AI取代的人

在這個人機協作的時代，成敗的關鍵並非在於我們如何使用AI，而是如何與AI共舞。只有在技術和倫理的雙重保障下，我們才能真正實現人機協作的美好願景。
會被取代的人，無論AI存不存在，都終將被取代。故專案經理需具備多樣化的素質和能力；保持對學習的熱情並積極掌握新技術。其次，創新和創造力是人類的獨特優勢。AI雖然擅長處理大量數據和執行重複性任務，但創新思維和創意發想仍需人類來推動。我們應當利用AI來解放自己的雙手，將更多精力投入到創新性工作中，從而創造更大的價值。

AI猶如一把雙刃劍，能否善用取決於我們的努力和智慧。作為專案經理，應勇於擁抱AI技術，保持不斷地學習與創新動力，並嚴守道德和責任感。通過這些方式，我們才得以在這個變革的時代中，成為不可或缺的領導者和推動者。