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結合工作溝通與任務管理的新選擇 Bitrix24雲端專案管理系統
2020/12/1 作家:謝文翊 Mardy Hsieh
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作者/謝文翊 Mardy, PMP

身為專案經理的你,是否有過這樣的經驗?一邊用LINE跟成員討論進度與議題;一邊看著共享行事曆,看看新專案的任務是誰有空能接下來做;同時還在執行老闆的交辦事項,在雲端硬碟找出去年某個專案的文件檔案?如果有一套軟體,已經將你常用在專案管理上的各種工具整合在一起,讓你的溝通管理、時程規劃、文件管理及資源管理全部在一個網站內完成,只要申請帳號就能使用,你會不會想試試看?

去年我開發了一門課程,專門協助小型新創團隊能快速建立團隊協作環境。除了教導建構「團隊管理」的思維框架,也需要一套合適的軟體,幫助學員可以即刻應用。期望中的軟體,不但要具備資訊交流的平台環境,同時也具備任務管理及專案管理的功能。經過一段時間的搜尋與研究試用,找到一套由美國Bitrix公司開發的Bitrix24,這就是我今天要介紹的軟體服務。

Bitrix24是一個提供團隊協作與專案管理的平台雲端服務,它將企業公司常用的系統,例如:線上商城、客戶關係管理、團隊協作中心及任務專案管理……等系統整合在一起,加上最基本的電子郵件和檔案伺服器,成為企業資訊入口網站(Enterprise Information Portal,簡稱EIP)的架構。通常建立企業資訊入口網站需要投入相當的軟體硬體及資訊人員,初始成本很高,不是小型團隊新創公司能負擔的。但是現在只要申請帳號開通,完成基本設定,你就能擁有一個立即可以運作的EIP網站。

重要特色功能介紹
接下來要介紹這套軟體服務了,礙於篇幅,只能先挑選重要、有特色的功能讓大家認識認識。

【任務和專案】呈現與你相關的任務資訊清單,包含任務名稱、期限、負責人、專案狀態……等,點擊上方預設的篩選條件,就能迅速在登入者所負責執行的任務清單,或是參與協助的任務清單,或是負責監督的任務清單等之間切換。
專案可以設定為公開性質,歡迎大家瀏覽專案內容甚至申請主動加入;私有性質則相反,未經邀請無法瀏覽,甚至可以隱藏專案,其他人根本看不到這個專案;然而特別一提的是它還另有一種專案性質,是專門提供讓外部使用者參與的專案,你可以邀請外包商、客戶方代表或是其他第三方加入,他們進入這個網站,只會看到這個專案的相關資訊。這樣你就可以安排任務給外包商,或是讓客戶隨時了解專案狀況,不用再追著你要問進度了!

【活動動態】是這個軟體的重點,所有公司團隊內的溝通活動以及與你有關的訊息交流都在這個畫面中看得到,也就是公司團隊內部的社交網路平台。使用起來就像是臉書內的社團一樣。它想要幫助公司團隊做到溝通有管道、訊息公開透明、鼓勵大家參與,同時背後重要的意義是,盡可能提高溝通的效率。訊息發出了,誰已讀誰未讀都看得到;有意見可以立即提出,一有結論可以立即化為行動。讓小型公司團隊能充分表現出最大優勢:靈活、決策迅速、效率超群。

【Bitrix24.Drive】為內建的雲端硬碟,可將公司團隊的檔案都集中在一處,方便管理,可以隨時隨地存取。不只具有像常見的Google Drive、Dropbox雲端硬碟服務,提供的版本控制與權限控管功能,也同樣具備資料中心級的備援機制,不擔心資料遺失。要特別強調它的一大亮點是:存放的檔案可以直接與相關任務建立連結。對文件管理來說,能在找尋檔案時有更多線索可以參考,管理檔案時也可以立即知道哪些任務會用到它,是具有相當大的幫助。

【聊天與通話】功能,只要成員登入上線,你就可以用非常類似一般通訊軟體的操作,立刻與其他成員進行對話討論,或是交辦事項;而且可以直接在通話紀錄中,將結論或是交辦事項立即轉化成要執行的任務,不但溝通有效率,節省下撰寫會議紀錄,建立行動清單這些文書作業的時間。溝通過程中的紀錄也都會保留下來,讓人了解做這件任務的來龍去脈。

為什麼推薦Bitrix24呢?有三個理由
一、解決專案溝通與成果散落在不同管道,整理起來耗時費力的問題
從專案管理的經驗來看,與相關人員溝通就耗去專案經理相當多的時間精力,溝通的管道又各有不同:Email、LINE、Messenger或是微信,還要將結果彙整一起,再分別執行或是列入追蹤,如此管理的過程,效率就比較低落。

Bitrix24軟體提供一個非常完整的內部社交網路,讓成員很容易就能跟其他人進行討論,原有的溝通方式不用改變,只是換個軟體使用,操作方式大同小異,很快就能適應。如此一來,溝通紀錄集中,而且能迅速轉成行動,效率自然大幅提高。而將專案的檔案集中存放在同一個空間管理,又具有版本控制,避免了專案資料散落各處和版本不一致的問題。同時附帶相關任務的連結。使用者不僅可以從專案中的任務找到相關檔案,也可以從檔案的連結反過來找到相關的任務(專案),喚起相關的記憶。對於身兼數案的專案經理來說,又可以省下一些思索回憶的時間。

二、一目瞭然誰能接新任務(工作)?
Bitrix24提供視覺化的方式,清楚呈現所有團隊成員各自執行中與預訂執行工作的時程規劃,任務要指派負責人或是參與成員時,就能看出哪些成員有空閒時間可以接手任務。能具有這種資源管理功能的軟體,多半是比較高階的專案管理軟體,像是Microsoft Project 專業版(2010版之後)的團隊規劃功能。

三、基本款,免費!
我在尋找合適工具軟體的時候,條件之一就是不要加重對小型公司新創團隊的財務負擔。Bitrix24這款軟體提供了免費使用的版本(對,是免費使用,不是免費試用),上文所介紹的功能全部包含在內。原本限制是使用者人數在12人以下免費,然而因為今年的新冠疫情影響甚鉅,為了幫助眾多企業共度難關,Bitrix公司已經取消了限制,讓有需要安排居家辦公,或是異地辦公的公司企業,能藉由這套雲端協作平台的協助,仍然能夠維持運作,又不用增加額外成本。對辛苦經營的小公司小團隊來說,無疑是莫大的福利。

如果你的公司或團隊,想要將工作溝通與任務管理整合在一起,提升團隊專案管理的效率與效益,這套軟體服務,我推薦你試用看看。INC 網站上對這套軟體的評論,最後的一句話是「老實講,有人可能會說Bitrix24做得太多了。」

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謝文翊 Mardy Hsieh
國內首屈一指的MS Project專家,現為大人學《專案管理課程》《動態排程基礎》《專案工作坊》等課程合作講師及普錸資訊 Oracle P6 and Unifier 特約顧問。去曾擔任精誠資訊專案支援處的資深專案處長,也是識博管顧公司 、台塑集團、中國鋼鐵、漢翔航空、等數十家企業《專案管理課程》講師。
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