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流浪「金黃稻穀」之歌,雲門舞集的藝術專案管理
2013/10/1 作家:專案經理雜誌
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如何管理上百人的藝術團隊?如何安排數十人的海外巡演?如何讓3500公斤的金黃稻穀到各國去流浪?雲門是國際知名也是台灣最具代表性的藝術團體,40年近兩千多場的演出,無論是國內大型公演、國際巡迴演出,累積出豐富的藝術專案管理經驗。藝術專案與一般專案到底有什麼不同?請看本文分解。

「什麼!莫斯科不能讓稻穀入關!」當雲門行政部門聽到這個消息,如同晴天霹靂。原來這是俄羅斯政府三月才頒布的新法,全面禁止穀類進口。距離演出三個月,「不能把稻穀運到莫斯科,《流浪者之歌》要怎麼演?」

1999年之後雲門的國際巡迴演出場次大幅增加。與國內演出不同的是,國際演出在出國之前任何事項都要準備就緒,必須設想所有可能會發生的事情,在舞團出發之前規劃完成。雲門執行總監葉芠芠說:「雲門一年約有四、五次出國巡演,最長的一次可能長達連續八個禮拜。從演出洽談、合約擬訂、技術溝通、文宣準備,到各地飛機、落地交通的銜接、道具貨櫃的運送、食宿安排、媒體採訪、演出現場等,每一個環節都在挑戰雲門專案管理人員的細心、耐力與應變能力。」

金黃稻穀考驗雲門的風險管理能力
以《流浪者之歌》演出時鋪在地上或從天傾洩而下3500公斤的「金黃稻穀」為例,每次出國演出,如何把這些金黃稻穀運送到目的地,對行政部門以及技術部門而言都是一大挑戰。

2007年雲門《流浪者之歌》受邀在契可夫國際劇場藝術節演出,因為政令修改,莫斯科不允許三噸半稻穀自台灣運送至莫斯科。雲門必須改弦易轍,在俄羅斯當地製作金黃稻穀。找了許久才終於找到不會讓舞者受傷的「圓米」。之後莫斯科郊外,雲門的技術人員林家駒坐鎮兩星期,與俄國人(戲劇節的工作人員)一起製作3500公斤的金黃稻穀。找到適合的圓形的稻穀之後「要洗、要染、要烘、要曬、還要閹。」,要先洗去外殼令人發癢的毛屑,然後要經過染色處理,才能有所謂「金黃稻穀」的金色光澤。染後要烘、曬,不然會發霉,要「閹」以防受潮發芽。結果,六位工作人員,一天八小時,持續兩周,才製作完成3500公斤的莫斯科金黃稻穀。

為了國際演出,《流浪者之歌》的金黃稻穀有兩批,一批在台灣,供亞洲、澳洲、美洲地區的演出使用,另一批存在法蘭克福附近的倉庫(為了節省運費),專門供應歐洲地區的演出。這些金黃稻穀的運送,也考驗雲門的溝通能力。

許多國家的邀請單位甚至對於《流浪者之歌》這麼龐大的「道具」投以懷疑的眼光。某些農業國家要求金黃稻穀必須要用放射線照射,消除其生殖能力後才能進口。專案經理必須跟各國海關溝通,保證這些金黃稻穀不會賣,不會吃,不會燃燒製造汙染,而且保證一定會把這些金黃稻穀原原本本帶出境運回台灣,才能順利通關。

沒有金黃稻穀瀑布的演出展現雲門的溝通能力
葉芠芠回憶2005年在雅典的演出,那是第一次沒有金黃稻穀米瀑的《流浪者之歌》。
古希臘露天劇場位於雅典衛城山腳下,因為是古蹟,完全沒有任何支撐鋼架可以懸掛布景。要如何讓金黃稻穀從天而降?


「因為場地的限制,對於雅典的邀約,我們猶豫了許多年都沒有去。」有一次葉芠芠與林懷民老師討論到這個問題。她試著提議:「有沒有可能,有一道金黃米瀑就可以了?」因為葉芠芠的提議,林老師和技術團隊開始認真思考,如果只有一道米瀑從天而降,要選哪一道?「和尚頭上的金黃稻穀最重要。」

但問題又來了, 雖然雅典邀請單位答應可以為雲門提供支撐鋼架,但這個鋼架是在舞台後段,而和尚的位置是在舞台最前面。葉芠芠又問:「那和尚可以改變位置嗎?」如果和尚要改位置,林老師更頭痛了,因為原本設計,和尚站在舞台的最前方,所有的舞者都在和尚後面演出。最後,林老師決定所有天上的金黃稻穀都不要了,雅典的演出成為只有金黃稻穀大地的演出。

與藝術家溝通很難嗎?從這個例子,我們可以看出葉芠芠與林懷民老師的溝通模式。葉芠芠說:「許多時候,我們不能貿然去要求藝術家妥協。雅典的演出可以成行,是因為我們坐下來與林老師談,先就技術方面來討論,看有沒有什麼地方可以克服,老師願不願意在藝術方面妥協,這必須要讓藝術家自己去決定,我們只是適時提供資訊,引導他做決策。」

「藝術家的性格很容易今天說這樣,明天說那樣,但藝術家的可愛與可恨之處就是不輕易妥協,要去了解他。」葉芠芠認為藝術行政管理最難的地方,就是面對不停的「變」。譬如舞者的服裝,在大幕開啟前都不算定稿,既使開演了,還是有可能要改,因為和燈光搭配在一起的顏色可能不對。葉芠芠表示,對藝術家而言,不理會藝術管理需求是常態,因為藝術家不希望被束縛。她笑著說:「工作一陣子,努力相互學習後,就會找到合適的方法。現在與林老師的溝通方式會變成這樣:今年預算是這麼多錢,目前已經花了這麼多錢,如果這樣改的話,我們只會剩多少,那你覺得怎麼做比較好?」

藝術專案的起始
凌晨時分,雲門的辦公室仍然燈火通明。不時響起的電話鈴聲,可能是歐洲打來要找喬安娜談演出合約,也可能是貞妮斯訂的機票出了問題。亞洲寧靜的深夜是歐美熱鬧的白天,雲門人24小時與時間賽跑。

喬安娜才剛下飛機,就拉著行李進辦公室召開會議,與相關部門同事討論國外演出的檔期、節目、技術需求以及預算等。內部協調好了,接下來就是密集地與國外協商。

喬安娜是雲門的國際演出經理,她主要的任務就是與世界各地的邀演單位洽商雲門出國演出機會。這個禮拜在韓國,隔週可能又趕到澳洲,兩個月後又現身德國再轉往倫敦,或參加表演藝術交易會,或拜訪劇院洽談演出機會,或參加藝術節活動,她的行程總是這樣忙碌。除了具體的飛行,喬安娜更是終日在各國邀約的e-mail信海中游泳,努力撥雲見日,冀望早日登岸,讓雲門得以一展身手。國際演出的專案就由她簽下合約開始,進入專案管理的啟始流程。

雲門是如何製定一整年的目標與預算?葉芠芠說,演出是雲門的核心業務,年度演出規劃需要跑在最前面,而國際演出更是領頭羊,因為,國際演出通常在兩年前就開始規劃。主要的國際行程有眉目後,台灣演出的檔期也會跟著敲定,最後,再調整其他相關行程。每年9-10月,各部門依據下年度演出行程規劃提出細部執行計畫及預算編列,11月底交由董事會核示。雲門所有的行程,在一年前就要定案,之後所有活動就必須按部就班來執行。林老師會參與年度計劃大框架討論,演什麼舞碼林老師會決定。葉芠芠說:「在年度新作品方面,有時林老師可能不會馬上有具體的想法。但不能因此而卡住,年度計劃還是要做出來,所以我們會問一些技術問題,譬如:舞台概念? 用投影機嗎? 特殊需求? 有沒有想合作的藝術家? 再與林老師反覆討論溝通。」

另外,還要看這次作品是否需要製作新的樂曲,如果要有新的音樂,專案時程就會拉很長。譬如《行草》的作曲家,用一年時間跟林老師溝通後,在上海找一個樂團錄了幾段試聽帶,依據試聽帶繼續溝通討論,完成作曲,再找音樂家在德國錄製完成。這期間包括音樂家與編舞家的溝通,作曲的時間,錄音的時間等等,葉芠芠說:「這過程有時就像編舞家與音樂家兩位藝術家的拉鋸戰。」近年,林老師不太用新的作曲來編舞,如果採用現成的音樂,他會先提供一個概念,譬如《稻禾》他希望用很多客家的古調。

以上就是專案規劃流程階段,各部門可以依據舞台視覺、音樂風格、服裝概念等元素先概估整個計劃的方向,再依照這個方向抓出大致的技術製作預算。另外還要看是否會邀請外部的藝術家合作,不過外部藝術家最難的不是預算,而是敲定檔期,安排時程。

成本估算&預算編列
在與藝術家反覆討論的過程中產生大致的作品方向(這方向有時需要各部門鍥而不捨、循循善誘才能看到輪廓),接下來就可以設定預算。葉芠芠說:「我們若能知道舞台佈景的風格,我們就可以抓出大概的預算規模。例如:《如果沒有你》的規模是幾百萬,《屋漏痕》是近一千萬,《九歌》是約一千五百萬。」 近幾年雲門的舞蹈作品漸漸從《九歌》那種繁複的實體佈景,演變到相對較簡單的佈景,這也是節省經費的一種方法。

開源與節流是雲門各部門很重要的任務,葉芠芠說,雲門有一套很好的財務管理系統,專案每一筆錢,在年初就已定案,呈現在財務系統中,每次請款後,系統就會自動告知,這個專案剩下多少錢,讓負責控制成本的專案經理一目瞭然。

在國際演出的預算方面,主要支出是人事費、製作費及旅運費,其中最大宗的成本就是旅運費(機票、貨運),譬如國外某個場地要演出五場,全團40人的國際機票加上40呎貨櫃的運送,旅運費可能就要花300多萬,還不包括人事費以及製作費。如果主辦單位只支付雲門400萬演出費,而沒有政府補助旅運費,雲門出國演出五場根本入不敷出。所幸,台灣政府與各國政府一樣,知道文化藝術的困難及重要性,對於雲門國際演出旅運費補助需求,都會想辦法支持。她認為國外巡演無論對雲門或對台灣而言都是有意義的,她說:「我不會太計較一個專案的虧損,我會用整年的損益來評估。可能這個專案虧損,下個專案補回來。可能國際損益不好看,但國內演出可以補回來。對我而言,我傾向全盤的規劃,所以我不太在意單一專案的損益。在單一專案上鑽研太細反而浪費掉許多時間。」

密密麻麻的時程表
在時程管理方面,最重要的當然就是年度公演的創作。扣除音樂家的作曲時間,在年度計劃裡通常都會排給林懷民老師8到12個禮拜來專心創作。但近幾年因為演出、邀約越來越頻繁,比較難有連續的時間,不太可能找到完整的12個禮拜讓老師專心創作。葉芠芠說:「所以我們會分階段。譬如去年12月,我們會讓老師先排兩周。再依據我們的時程抓空檔,但至少要有連續四個禮拜的完整時間。譬如今年年度公演《稻禾》,在4-6月我們排給老師8個禮拜的時間專心創作。」

以上是創新作品的時程規劃,舊的作品演出相對沒有那麼複雜。例如明年如果要演出《流浪者之歌》,技術部門就要評估,那批金黃稻穀要不要換新,人力、時間成本都要算進去。明年如果要演《九歌》在佈景方面有那些需要修補。此外,行銷部也是在一年前要想好行銷策略,包括尋求贊助、文宣、票務,以及推廣講座等。

葉芠芠說:「我今年一整年都在想2014-2015年的事,2014年的演出、活動、時程、預算在今年年底都要決定。年度計劃一旦確定了,每個人都要確實遵守。而雲門人的特質就是,全力以赴,使命必達。」

執行流程 專案經理使命必達
年度計劃定出來後,接下來的是執行流程。在執行流程中最關鍵的人物就是專案經理。譬如國外演出,喬安娜將合約簽定後,接著就由專案經理接手執行任務。

貞妮斯是資深演出專案經理,對於國際巡演執行經驗豐富。首先要與舞團助理藝術總監李靜君開會,確定舞者名單,與專案技術經理一起敲定每一天的行程,然後要編輯出一份重要的行程表,這張表分三欄,包括技術組、舞者、行政。舞者放假的日子,技術組趕搭台,行政人員忙著公關事宜或接待外賓。全團人都要知道其他人在做什麼。

根據林懷民《跟著雲門去流浪》的描述,演出專案經理貞妮斯的業務比較像「旅行社」,包括每位團員的時程規劃、簽證、機票、落地交通、食宿( 旅館不能距離演出地點太遠,一定要有浴缸泡澡),哪一天出發接送團員,到機場的巴士等,都要一手包辦。還要照顧全團人的安全,甚至不時要與巴士司機乃至航空公司櫃台交涉,林懷民稱讚她們是「一流的領航員」。

藝術的專案 專案的藝術
表演藝術有趣的地方就在於它有一個「末期時間」,時程規劃是以正式演出那天開始倒數。對於藝術家而言,只要大幕還沒有拉起,都還可以不斷地修改調整。但以行政管理者的角度,最好決定了就不要再有變動。這兩者本質上是衝突、矛盾的。

參與雲門20多年,與林懷民工作30年的葉芠芠,在不斷嘗試與學習中累積經驗,她非常了解藝術專案的本質,她說:「表演藝術是人的藝術,1994年首演的《流浪者之歌》演到今天都還在改,這是很自然的事情。所以藝術類型的專案,我們比較難找到一個模式就一直複製下去。如果真的是這樣,那是多麼無趣的事情。」她認為雖然藝術型的專案充滿變數,沒有既定的軌跡可循,但藝術行政工作者要在這種矛盾中找到平衡點,自己建立專業的素養,還要熟悉與藝術家的溝通模式,才能協助藝術團隊成長,與藝術家共同創造出更美好的作品。

雲門舞集的專案管理

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