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三大問題,一次回答你!解開你對專案管理資訊系統的疑惑
2020/8/1 作家:謝文翊 Mardy Hsieh
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我在講授專案管理課程的時候,常有從事專案管理工作或是主管的同學,會在課堂上或是下課後來信詢問種種相關的議題或是疑問。其中跟專案管理資訊系統有關的,可以大略歸納成這三個問題:

「我的專案規模很小,要不要用專案管理資訊系統?」
「我的專案(部門,或是公司)應該要用什麼樣的專案管理資訊系統?」
「我想在部門(公司)導入專案管理資訊系統,該怎麼做才能成功?」

自己從事專案管理顧問服務多年,過去20年來做專案的時候也用過不同的專案管理資訊系統(以下簡稱為系統),就用這篇文章分享對這三個問題的經驗看法。

你一定需要一個專案管理資訊系統!

管理專案,最重要的一件事情就是溝通。專案什麼時候開始?什麼時候要完成?要做出什麼成果出來?要完成哪些工作?要花多少資源?要花多少錢?現在專案的進度如何?有沒有什麼樣的問題?身為專案經理,必須將這些資訊向專案相關人員:團隊成員、主管老闆及客戶……等一一說明清楚,而且正確。靠腦袋記住是很辛苦,會有錯誤風險的事,而且這樣你就成了溝通瓶頸,影響專案執行的效率。

所以專案經理需要系統的協助,做好「溝通」與「記錄」的工作,並且透過系統讓資訊透明公開,相關人員都能看到,而且看懂。當所有的人都基於同樣一份資訊進行溝通討論,建立共識,執行過程就會減少很多誤解,避免很多不必要的干擾,專案經理也就能脫離資訊服務台的角色,專注在專案管理的工作上。

選用合適專案管理資訊系統的基本條件
對很多人而言,管理專案最常用的系統就是電子郵件、Excel和會議紀錄。但是當專案規模越來越大、工作事項越來越複雜、參與的人數越來越多,就會發現管理的效率低落,難以應付變化,於是開始另外找尋合適的系統。

考慮選擇的條件有很多,我會建議用「最在意的管理重點」當作最基本條件。

先思考一下,公司「最」在意的是什麼。是對「事」(工作任務)?對「時」(時程)?還是「人」(資源成本)?雖然這些都很重要,但是必定有一項是無法妥協的。你可以從過去的專案類型、專案常常被檢討的重點、和公司的商業型態,找出那個「最」在意的重點。

舉例來說,公司的商業型態是產品研發,開會時常常討論專案有哪些工作要做,哪些工作還在進行等,這顯示最在意的是「事」,可以選擇以工作任務管理為主的系統,著重功能在進行工作分派、設定完工時間、呈現工作狀態(如:未開始、進行中、已完成、已驗證)、調整工作優先順序等。

換個情形,公司接的專案多是政府專案,開會時關注的是時程有沒有變化,差異有多大,這表示最在意的是「時」,可以選擇具有時程管理的系統,著重功能在時程規劃、工作順序、要徑分析、差異比較等。

如果公司經營的事業要投入大量的人力物力,開會時也多圍繞在料件是否短缺,人力是否充足這類議題,這表示最在意的是「人」(資源),可以選擇以資源成本管理為主的系統,著重功能在資源規劃、工時管理、資源撫平……等。

讓專案管理資訊系統成功的4個關鍵因素
以及建議做法

1. 尋求高階主管的全力(權力)支持
缺乏有力者的支持,事情要成功的機率就不太樂觀。如何說服他們,我提供一個方向:告訴他們能省錢、省時間,但是不能空口說白話,你必須要能夠提供確切的數據。例如:現在專案平均會延遲5天,造成多少損失;如果通過系統的協助,可以將專案平均延遲天數下降到一天。減少4天的損失換算出來就是一個確切的數字。有了數字佐證,要得到支持就比較容易。

2. 培養人員專案管理的觀念與知識,建立共通的溝通語言
既然強調溝通,如果都不懂彼此在說些什麼,怎麼能寄望把專案做好?在得到主管的支持之後,一定要先進行建立共識這件事情,讓所有人都對專案管理具有正確而且相同的觀念與知識,才能避免他們在使用系統解讀資訊時產生困惑或錯誤。學習的內容除了基礎觀念知識,一定要以工作上的實際問題,例如:常常加班,進度延遲等,示範如何運用觀念知識解決問題或是改善現況,讓人親身體驗,才能真正接受內容並且吸收。

3. 鼓勵使用系統進行專案規劃、記錄專案工作、檢視討論專案狀況
既然建立了就要用,用了才會發揮功能,大家才會感受到它的好處。要讓大家習慣使用系統,有4個重點要注意:
1)循序漸進,先從最重要的資訊開始填寫,例如:我們公司(部門)對專案最在意進度,就請人員只填進度的資訊。重點是養成填寫的習慣,千萬不要加重他太多額外的工作負擔而導致反抗心態。
2) 輸入的資料要有意義,而不是有寫就好。資料如果不正確,反映出來的狀況就不是真實的情形,對於專案不但沒有好處,反而可能產生誤導,進而失去對系統的信任與信心。除了靠教育訓練,了解到什麼資料才是有意義的之外,專案經理或是主管,也可以在開會討論專案狀況的時候。運用系統的功能實際解說何謂有意義的資料,讓大家更快上手。
3) 以鼓勵代替懲罰,尤其不要一開始就用制度規定強行要求,否則大家只會虛應故事,只求不受懲罰,而不在意資料的正確性跟它的意義。這導致系統流於形式,沒有發揮作用,最後宣告無疾而終。
4) 先從少量具有代表性的專案進行試作,再推廣到全部門甚至全公司。

4. 逐步建立起或調整出適合公司的專案管理流程
經由系統的協助,累積了幾個專案的經驗之後,就會摸索出一套符合公司做法的專案管理流程;或是跟公司原有的流程相比,有哪些部分需要做出調整,有可能是系統要修,也許是公司流程要改。經過這樣一段系統與實際流程的磨合與整合時期,建立起適合公司的專案管理流程,就能讓系統的效益真正發揮出來,展現它的價值。

以上就是我對這三個問題的回答:了解「系統對專案管理的重要性」,知道「如何選擇適合的系統」,明白「如何讓系統真正落實到公司的流程運作之中」。希望這些內容,能夠在你未來的工作上產生些許幫助,在專案管理的道路上走得更順遂。

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謝文翊 Mardy Hsieh
國內首屈一指的MS Project專家,現為大人學《專案管理課程》《動態排程基礎》《專案工作坊》等課程合作講師及普錸資訊 Oracle P6 and Unifier 特約顧問。去曾擔任精誠資訊專案支援處的資深專案處長,也是識博管顧公司 、台塑集團、中國鋼鐵、漢翔航空、等數十家企業《專案管理課程》講師。
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