前幾天遇到一位從事專案管理多年的PM朋友，最近其公司也在思考將專案管理的程序進行E化，閒談間，他問在下一句話：「PMIS 與 MS Project（單機版）有什麼不同？」在回答問題前，讓筆者先對主題「專案工具」下個定義，個人認為專案工具在於輔助專案負責人進行WBS規劃、排程、資源分配以及後續能夠進行資料更新的工具。就一般企業常會納入使用的專案工具如MS Excel、MS Project（單機版）或是近年來也有一些企業使用的自由軟體如GanttProject、OpenProj等等，如果您在Google搜尋一下，應該可以找國內外許多的專案工具軟體。一般來說，專案工具的操作比較偏向專案負責人進行所有的資料建檔與更新，再透過如Email或共用資料夾的方式發佈給專案相關人員來進行資訊的同步。而PMIS與專案工具的差異或是定位有哪些不同？以下列出幾種個人認為相較於專案工具，PMIS應該具備的要素。

一、PMIS是專案工具佈署的平台
PMIS是一個管理平台，所以最好要能廣納各類型專案工具所產生的資料，為什麼說最好呢？以軟體系統開發來說，這並不容易，因為PMIS的開發廠商同時要能分析各專案工具的資料結構，並且該專案工具也能將檔案格式開放。以MS Project來說，Project Server就是其部署的平台。而市面上的PMIS廠商，大多依據企業常見的專案工具進行開發，一般最常見的就是MS Excel或是MS Project的匯入，也有比較特別的資料格式如心智圖軟體如freemind等等。在這個議題下，就PMIS系統來說，最困難的作業在於，如何讓專案工具調整後的資料進行二次以上的資料匯入，例如，許多機電工程業，一個專案規劃下來，WBS超過2000項是常見的現象，常言道，專案不變的就是變，如果部署在PMIS上的專案，已經執行一段時間後，相關專案工作的文件、工作進度回報、專案議題等等已經在PMIS上建立，這時要再將專案工具如MS Project重新排程或是任務新增刪減後的結果再次匯入PMIS，而且又要能保持資料的同步，就PMIS開發廠商是相當大的挑戰卻又是要解決的課題。

二、PMIS要能呈現專案執行完整歷程制
當不同類型的專案工具完成規劃匯入PMIS後，PMIS真正的職責才要開始，所有專案進行中的相關資訊，要能被記錄與分享。許多有專案經驗的PM應該都不會否認，當專案出現問題時，最常做的事就是將過去的mail、文件等等相關的資料再拿出來釐清。而針對這議題，對PMIS開發廠商的困難在於，要能夠針對不同的產業別或是企業文化需求，提供對應的功能性，來完整滿足記錄不同類型的資料。例如，工程營造業，就很期盼PMIS系統能夠有像監工紀錄、出工紀錄或是缺失改善記錄等。當這些專案資料都能被完整的記錄後，經驗才能被傳承以及再運用。

三、PMIS要有表單簽核授權的機制
專案組織不同於企業的行政組織，專案團隊成員常因專案需求從不同行政單位借調，除了人之外，也有其他資源的借調。而一般專案工具的規劃與使用，大多落在專案負責人上，而且大多以進度管理為主，對於所要支援的授權程序，比較欠缺。所以，要讓專案能執行得順利，PMIS相關的授權機制要能提供。再者，為了落實專案管理的機制，相關的專案表單也會被要求標準化。猶記得剛出道時，跟一些資深專案經理人工作，常覺得他們的電腦好像是小叮噹的百寶袋，要什麼表單都有。而對PMIS系統開發廠商而言，除了專案工作必要的授權流程機制外，應該還需要提供一個簡易E化表單的設計工具，來完善專案執行時的授權管理。

四、PMIS要能提供報表或是進一步的企業決策資訊
另一個PMIS與專案工具最大的不同點在於，PMIS是一個執行多專案管理的平台，不同於專案負責人要對一個專案負責，高階經理人要的是綜觀多專案的執行，除了解決重要的專案問題之外，他也要能從專案執行的過程中分析岀對企業營運的改善，並制定正確的決策。舉例來說，筆者有一個客戶是一個相當大的設備製造公司，其資訊單位主管，要求其下眾多的資訊人員將每日所作的專案、非專案的工作內容與工時輸入PMIS系統中，當然，在系統導入的前置作業中，該主管已經將工作的類型細分，如程式錯誤bug處理、程式撰寫、部門支援、軟體使用協助等，一年多跑下來，該主管已經能夠清楚地掌握到人力運用的分配，從另一個角度說，他也掌握到人力所浪費的地方。例如，當他發現人力運用在程式錯誤bug處理的比例偏高或是有成長的趨勢時，他便可以思考，是否增加程式完成時的測試程序或是選擇品質較好的外包資訊廠商。雖然只是一個很簡單的流程運作，從資料輸入、彙整、分析到最後的決策，但非得是一個平台式的PMIS而非一般專案工具所能達成。

結論
以上四點，是個人認為PMIS與專案管理工具比較大的差異與定位。所以回到本篇一開始問題的答案，以白話來詮釋應該可以這樣說「PMIS是MS Project（單機版） 好朋友」，PMIS是專案管理工具的延伸，而真正的好朋友（PMIS）通常會給您實質的幫助！