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如何用圖表「說清楚,講明白」? 五用二不要,讓你溝通說服無障礙
2021/2/1 作家:謝文翊 Mardy Hsieh
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作者/謝文翊 Mardy Hsieh

現代已經是個充斥著圖表的時代,無論是商務簡報、市場分析、新聞播報,甚至是購物廣告,人們已經適應,甚至要學會如何使用圖表表達、溝通與說服

如今有了工具的協助,要製作圖表已經變得十分容易。例如:使用Excel,只要提供數據,加上幾個操作,就可以輕鬆做出一張有模有樣的圖表。然而製作圖表的重點是在於如何清楚表達你的觀點並且回答對方的問題,而不是圖表本身多華麗多花俏。如何使你的圖表讓人一看就懂,專業又清爽,以下提供七個建議做法給你參考,幫助你達成目標。

五種要「用」的方法

1. 要用減法,將不需要的資訊去除
一般在建立直條圖、橫條圖或是組合圖這類「比較」型圖表的時候,預設會建立參考座標軸,以便閱讀者有所對照。然而閱讀者如果想知道詳細的數據,則眼光必須要在座標軸與圖形之間來回往返,推測數字大約是多少?這樣閱讀時就會花去一些時間,而且還只是大概而不是正確的數字。

這個時候建議不顯示兩側垂直參考座標軸的刻度標籤,直接顯示數據在圖表上;因為圖形之間差異夠大,也可以將比較用的格線取消。

此時還有一個非常重要的地方,數字的單位必須標示清楚,否則不知道代表的百萬、千萬還是億。不要讓閱讀者產生疑惑,這是圖表溝通的基本重點

2. 要用字體或顏色強調重點
人類在「看」圖的時候,眼光容易會被明顯不同的地方吸引。如果想讓閱讀者很快看到重點,就要善用視覺的暗示,如:透過箭頭、輔助線或是字體的大小、顏色強調重點的存在。

我們繼續用前面的圖來說明。既然要表達營業額與年增率,數字的呈現可以用字體與顏色調整。如:將營業額及年增率的數字字體加大、加粗,閱讀者就會注意到數字;同時調整營業額與年增率數字顏色,換成黑白對比,閱讀時就會自然將這些數字各自歸納成兩類,不會混淆,也就達到區隔的用意。

3. 要將標題與圖例放在上方或左上方
圖表一定要有標題,說明這個圖表的數據是與什麼主題有關,原則就是「簡短明瞭」。圖表如果有圖例,目前Excel預設的位置在圖表下方。但是這樣的安排在閱讀時會造成閱讀者為了瞭解圖例代表的意義,眼光要先移到圖表下方看圖例,再移動到中間圖形區解讀,影響閱讀圖表的順暢度。

在討論關於人們對於資訊掃描或閱讀的佈局模式時,常會提及三種佈局模式:古騰堡圖、Z型佈局或是F型佈局。不論是哪一種佈局,起點都是從左上角開始,因為這是現今人類在閱讀資訊時的起點
各位可以參觀「經濟學人」的網站,看看他們設計圖表的作法,很值得學習、模仿這些圖表的呈現方式,並應用在你自己的圖表上,可以增進圖表設計的能力。

4. 要用備註說明數據參考來源
如果知道數據的來源,建議一定要標示出來。來源的說明可以放在圖表的右下方,並且用較淡的字體顏色,因為它不是主角,只是強調數據是真憑實據,不是揣測捏造。雖然不是主角,卻有著畫龍點睛的作用。標註參考來源,不但可以增加閱讀者信心,而且會在他們的心中提升對你的專業評價。如果你在進行商業提案或是公開發表時使用圖表,那麼做到在圖表標註參考來源這一點一定會為你加分。

5. 要用符合生活常識或社會文化的色彩設計圖表
人腦處理圖像的速度比處理文字要快60,000倍,其中色彩對於用圖表溝通也有著至關重要的作用。合適的色彩能對圖表的閱讀者產生情感影響,幫助我們將觀點傳達給閱讀者,希望引起共鳴,進而採取行動,這就是所謂的「色彩心理學」。正因為如此,在選擇要應用在圖表上的顏色時,你必須要考慮這個顏色與你要傳達的觀點或訊息是否搭配。

色彩如果跟使用的習慣不同,會干擾大腦的思考,這種心理效應稱爲「史楚普效應」,一旦當人們對某種事物的認知已經成型了之後,新的刺激如果與既有的認知不同,就會干擾人們理解,產生困惑。因此,在設計圖表所使用的顏色時。就必須要考慮到是否符合我們的生活常識,或是社會文化的涵義。

避免誤踩雷區!!兩個「不要」請你留意

1. 不要用3D立體圖!
3D立體圖的出現,是為了要吸引閱讀者的目光,然而卻犧牲了圖表的正確性。除非你的目的是在強調重點,例如差異很大,而不是數字的精確度,否則不建議使用具有3D立體效果的圖表。

2. 超過5個項目不要用圓形圖!
通常要選擇圖表呈現百分比的數據,第一直覺就會選代表「占比」型圖表的圓形圖,這是因為我們習慣了。這並非不對,不過要看情況使用。

因為圓形圖的缺點就是:資訊數量如果太多,看起來就會顯得雜亂。而且百分比差距不大時,除非有數字說明輔助,否則人的眼睛不容易區分出來。

建議改用橫條圖呈現,就可以避開上述缺點,看起來整齊美觀。

為何不用直條圖呈現?請注意到:當比較對象的說明描述相當長,如果用直條圖的話,呈現的樣子不如橫條圖美觀。

日後,如果遇到比較項目多,項目描述又比較長的數據,請選用橫條圖呈現。以上就是我給各位「五用二不要」的建議,相信可以幫助你製作出令人眼睛一亮、一看就懂的圖表,讓你將觀點「說清楚,講明白」。

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謝文翊 Mardy Hsieh
國內首屈一指的MS Project專家,現為大人學《專案管理課程》《動態排程基礎》《專案工作坊》等課程合作講師及普錸資訊 Oracle P6 and Unifier 特約顧問。去曾擔任精誠資訊專案支援處的資深專案處長,也是識博管顧公司 、台塑集團、中國鋼鐵、漢翔航空、等數十家企業《專案管理課程》講師。
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