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Jira疫情下最佳的敏捷載體
2021/8/1 作家:專案經理雜誌
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文/吳怡銘, PMP

疫情在台灣短時間爆發,造成人心惶惶,各行各業開始呈現百業蕭條的局面。在家上班成為許多科技人必經之路。由新加坡商鈦坦科技代理的線上敏捷開發管理工作Jira,其中配套Jira Software、Jira Service Management,專注於不同任務,給予推行敏捷的企業更加簡單、踏實,強大的功能可有效降低時間與成本。

2019年,新冠肺炎(COVID-19)肆虐全球,造成至今仍難以平復的浩劫,至今死傷仍居高不下,無數的家庭支離破碎……

2020年3月,鈦坦科技新加坡總公司下了一個重大決定,在當地的同仁一律在家上班到疫情結束;台灣分公司當時雖疫情穩定,但為了保有快速適應變化的彈性能力,施行每月一週遠距辦公實作,以預應未來的不可測。

下達該命令的人,正是總經理李境展,其先見之明幾乎和他這幾年來,所提倡的霧卡時代(VUCA)不謀而合,而所謂霧卡著重不穩定性(Volatility)、不確定性(Uncertain)、複雜(Complex),與模糊(Ambiguous),訴諸企業面對外在環境,必須更快速迎戰,才能在市場存活。

選對兵器,不打沒準備的仗
2021年5月初,台灣疫情逐漸升溫,鈦坦當機立斷啟動全員遠距辦公的動員令。所幸,一年多來的經驗學習,無縫接軌線上辦公模式。

「疫情是身為地球上的每個人都不願意看到的」,李境展提起這波疫情心有餘悸,身為企業主的他,除了捍衛員工的健康外,也同時要保障客戶所交辦的工作。幾經思索後,能讓員工安心在家防疫,又能達成任務的方式,必須是一套全方位的線上系統,而且是必須符合鈦坦敏捷作業模式的系統。

回想起當時的決定,李境展心中早有一幅藍圖。尤其是身為全面敏捷化的公司,只要求員工在實體工作上敏捷,開放員工嘗試,對其想採用什麼敏捷軟體工具來輔助並沒有強制規定,更沒有所謂的標準作業流程。「幾經測試下,發現Jira的功能最滿足鈦坦的需求,除了基礎敏捷需要資源管理之外,背後還有強大的組織流程與事件管理,甚者還能提供監控、追蹤等一條龍服務。」李境展指出。

Jira帶來的驚喜,讓鈦坦人眼睛為之一亮,了解該軟體母公司Atlassian的規定後,便積極取得相關服務認證,鈦坦正式成為Jira代理商之一,希望在敏捷路上協助其他有需要的企業夥伴們。

淺顯易懂,輔助企業敏捷之路
「Jira的內涵其實即是專案管理,針對企業的需求由淺而深的配套,而且瀑布式專案管理和敏捷專案管理都適用。配套有Jira Software、Jira Service Management(JSM)。」新加坡商鈦坦科技資深DevOps工程師Jacky一語說出關鍵,在家上班免不了要線上開會,以往開完會,做好會議紀錄寄給利害關係人即可,若要更深入地變成知識庫,採用Confluence企業知識維基協作平台可以輕鬆達成。成為資訊分享就得倚賴科技工具,「Jira Software是很好的一例,將所有會議內容集中在平台上,有架構關係、路線圖、產品的待辦清單,舉凡Scrum中的Backlog、Sprint、User story、Epic、Story points等,都能逐一規劃、追蹤,且絲毫不遺漏。」

透過電腦螢幕,在家都能看到每一項工作被拆解之後,由哪一位同仁負責哪個區塊,當前做到哪個進度,預期何時會完成,「通過工作流程的管理,Jira將之視覺化的做出最即時的呈現。」Jacky如此說。

懂監控、能簽核,在家辦公無憂慮
經常有企業會質疑線上表單版面問題,或者資料的完整、正確性,又或者文件簽核問題……在Jira Service Management後端奧援下,一些企業原本擔心的表單問題都能迎刃而解。

Jacky舉鈦坦內部實例解釋,內部簽核一直是讓組織感到麻煩和頭痛的,尤其是遇到緊急事件時,還是得一層一層的會簽才能完善處理。JSM是一個服務管理系統,能達成管理目的又不用複雜的設定程序。JSM不僅能按照問題分類轉送給負責的處理單位,保障服務申請流程的安全隱私,且透過線上縮短過去在實體辦公室人工往返的時間,相當有效率。

言下之意是不是擁有Jira就能做好敏捷,Jacky對此表示,工欲善其事是必然,但是好的軟體僅是加分、輔助的開始。Jira可讓文件線上化、數位化,但如果把它想成像是一般公務系統般美輪美奐,則又是另一層客製化的服務了,「這時得取決於企業在意Jira的哪一段功能性,如果在意的是簽核,後續需要什麼配套則需再研究、著墨了。」

連結事件管理,整合時下相關平台
除此之外,Jira Service Management還賦予出色的事件管理功能。科技業常用的服務監控警報平台如:PagerDuty、Opsgenie,都能整合其中。又可與公務用平台中的Slack、Microsoft Teams、Trello、email整合,並可客製WebRequest發送。

「一個好的軟體應可與很多相關平台整合,Jira這點做的很友善。」Jacky肯定地說,畢竟不是每個與鈦坦接觸的顧客都有這套軟體,但必須做到兩方共通文件的相容才算便捷。

另外,易於將欄位內容輸出成程式可讀格式,或是提供條件式搜尋語言與API,便於做出各種統計報表等等功能,都是設想周到的服務,「敏捷」程度不在話下。

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