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遠距領導的黃金圈法則
2021/12/1 作家:DK 耀尊
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作者/DK 耀尊

從新冠疫情重新爆發以來,遠距工作逐漸成為企業的日常模式,日常工作型態正逐漸發生改變。在後疫情的時代,隨著工作及溝通方式改變,領導團隊的方式也不得不隨之改變,因為當我們領導團隊的方式,變成透過通訊軟體來維繫時,看不到團隊執行任務時的狀況、觀察不到團隊成員工作、談話、行動時的態度與表情,一切活動與工作彷彿隔了層紗。

明明知道在這層面紗之後,有許多重要事正在逐步進行中,但伸手卻又摸不著、看不到,不禁讓人越來越焦急,越來越失去掌握感。

平日的平心靜氣、和藹可親、堅定不懈,都被這層薄紗隔開了。

這一切的變化,不只考驗著領導者的領導方式,是否能隨著情境而改變;更是磨練領導者的內心修煉,是否足夠穩定且擁有耐性和彈性,是否有以身作則讓團隊成員有所依循,打造的文化是否能隨機應變又不忘風險。面臨的挑戰不只是在領導者本身的修煉,更是在於團隊的「人心不穩定性」、「行動不確定性」以及「成果不可預測性」等性質上,在遠距工作的模糊試鏡下被大幅放大。

這時,該如何帶領團隊保持向心力、往目標前進,就成了最重要的議題。

遠距領導黃金圈
如果我只能提出問題,卻沒有解答,那我就是在浪費你的時間,專案哪有什麼時間可以浪費的?所以,廢話不多說,我會以「黃金圈法則」做為基本架構,並用親身的案例來說明如何在遠距的情況下,帶領團隊保持向心力、朝向目標、勇往前進。

這故事從2021年5月中,政府發布疫情三級警戒後,公司宣告居家辦公開始。

告訴團隊「Why」,提高向心力、降低人心不穩定性
當時我們正在籌備一場論壇,但當宣告三級警戒後,不得不在最短時間內,轉換成線上論壇。然而,早在宣告居家辦公前,內部已開始討論,轉為線上論壇的執行流程。因為,早已習慣不斷強調,我們究竟是為了什麼長遠的目標而工作的。

當不斷強調這個長遠目標,就等於是讓所有同仁聚焦在共同目標上,也讓每個人心裡都有一個穩定且共同指向的地標。這個地標牢牢緊抓著最長遠、偉大的願景,在不斷強化的過程中,所有人的心思、價值觀、任務目標都會自然朝著同一個方向前進。

也就是,讓同仁在「情感上」就已經認同願景,並認定自身任務的價值。因此,在走向這個地標的過程中,一定會有各種狀況發生,但,我們會都自發地,做好應對各種變化的心理準備。

建議團隊「How」,提供執行方針,降低行動不確定性
接下來,在別人還兵荒馬亂之際,我們就建立起粗略的執行程序,所有成員可以有所依據地執行自身的業務。這樣的標準程序是讓任務進行時,所有可能發生的狀況都有個基本標準能夠參考,透過基準點的設定,也限制了風險的影響範圍。

於是,我們知道哪些事情該分配多少資源,從掌握資源的運用時間與消耗程度,領導者就能從源頭掌握工作進展。而這也是讓每個人確認自己的工作需要哪些資源、還有多少時間完成,並且讓領導者有機會了解各成員面臨的困境,並及時地提供協助或決策。

因此,為了找出有哪些工作與流程需要執行,我們問自己以下問題:
一、用什麼方式宣傳論壇?找什麼人合作來整合行銷?預算是否要調整?
二、誰用什麼方式聯絡哪些人?什麼時間聯繫?要留下哪些資料與資訊?
三、誰測試什麼技術?用哪套線上會議系統?如何降低參與者的進入難度?
四、誰準備什麼資料?該如何彙整資料?彙整之後,透過什麼方式與各個講者互動?
五、在執行的過程中,可能會出現什麼問題?由誰來處理?該如何應變?時間與節奏的掌握由誰來提醒所有參與者?
六、會後的資料如何彙整?如何與不同的參與者聯繫以取得參與回饋?透過什麼方式讓延續的業務可以推展出去?

這些問題就像是「顧客體驗歷程」一般,從內外不同角度廣泛地去思考,力求在最短時間之內,盡可能羅列出標準程序,提供一份可以遵循,但具有彈性的規則與規範。而在這裡的重要關鍵是,身為領導者在平常與同仁相處時,是否展現具有動態調整做事方法、彈性調整規則的勇敢和氣度。如此一來,同仁才敢在沒有主管當面允諾的情況下,在一定的風險與規範的範圍內,具有適度應對變化的能力。這一切並不是單純掌握技巧就能達成的事,而是需要領導者在平常互動當中,持續展現相應的勇敢和勇氣。

確認產出「What」,提高目標明確性,降低成果不可測性
最後,我們針對達成的目標,提出以下幾個問題:
一、什麼樣的成果是可以被接受的?
二、什麼樣的成果需要再找出改善方式?
三、每個人負責的工作如何做得更好?
四、下一次論壇該如何辦理會有更好的效果?

明確描述量化的目標,並且將往下接棒的下一個工作都和同仁討論,讓所需達成的最終目標,得以在每個人心中扎根。

但在遠距工作時最讓人擔心的,就是在達成目標的過程中,是否有看不見的風險正在發生?因此,在設定最終目標時,不僅要顧及完成目標的可能性,同時也要考慮相對帶來的風險性。譬如,這次論壇所採用的會議系統是否有資安的問題?這個問題是否需要被考量在內?如果真的發生了問題,我們是否有能力應對?參與的人數是否達標?達標的標準該如何設定與統計?聯絡資料可以在什麼情境之下合理且合法地被運用?個資的數位保存如何處理?由誰來處理?……等。

這些情境雖然在非遠距工作的時候,同樣是要考慮的事情,但因為遠距工作讓這些事項,變成需要信任同仁可以自行掌握得很好。

遠距工作成常態、遠距領導成修煉
我常說「領導是最嚴苛的自我修煉」,而遠距領導不只是嚴苛,更是「平日養成團隊信任」的嚴格考驗。因為我們無法親眼看到同仁們專心致力工作的情境,只能保持信心與信任,相信所有人都能朝著相同方向前進,齊心協力共同的目標。

無論疫情如何變化,遠距工作與領導將會成為未來的常態,世界不只是平的,而是在網路的另一端。透過各種軟體監控進度,也許是所有領導者期望我給出的答案,但卻是錯誤方法。因為沒有人希望工作的時候,不斷被訊息打斷,也沒有人喜歡老是要停下來,回答主管各種對工作沒有幫助的問題。那些關心進度的詢問,只是為了降低領導者心中的不安,對工作只是個打擾與拖延。

如果你期望能從這篇文章中得到「如何監督團隊工作」的方法,那我想應該是讓你失望了。因為在遠距工作中,我們需要的是同仁自主性、自發性地朝向目標前進,達成這點的最好方法,最好還是老話一句:「以身作則、帶心而不是帶人」。讓我們通過網路、透過遠端,從「心」去感動、引領同仁前進吧!

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DK 耀尊
AGI 人工智慧科學家/商業暨產品規劃顧問;10年技術創業,10年業務、專案與產品管理經驗;樂於分享關於策略思維、經營管理、商業分析、組織領導的知識與技巧,還有一些有點腹黑又真實的人性與人生經驗談。
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