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PM職場學—當個有權威又實在的管理人
2022/9/1 作家:專案經理雜誌
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文/周孟柔, PMP

在職場上,每個人都想要成為人中之龍鳳、占有一席之地,卻不是總能盡如人意。

PM角色更是如此,經常聽到有人將PM形容為千手觀音,不僅要發揮領導整合技巧,妥善地規劃工作範圍、投入時間與成本,更要兼顧產出品質與掌握資源,並能及早辨識與預防負向風險,巧妙地運用溝通技巧,與內外部利害關係人協同合作,方能當一位領頭羊,帶領團隊走向成功。只是這些道理人人都懂,但實際上有哪些是必要掌握的軟硬知識呢?

另一方面,市面上對於PM的定義百百種,近期還多了「PO」這個從敏捷開發竄出的新名詞,彼此間有何差異?自己正在做的是哪一種?各行各業為了爭取適合人才,在召募需求或職務描述上,也經常打著不一樣的職銜、列出相似的工作內容,到底該如何分辨?在PM職涯的規劃上才不會入錯行、走錯路?以下針對PM、PO角色分別說明,並提醒相關的職責與能力要求,期望可以幫助各位管理人少走一點冤枉路,開創自己的「PM職場學」。


一般常聽到的「PM」,大致分為兩類:專案經理(Project Manager)及產品經理(Product Manager),簡稱都是PM。兩者最大的差別在於針對「目標」或「客戶」。

商業目標的協調者—專案經理(Project Manager)
在企業裡,經常為了解決問題或創造機會(達到某個商業目標)而啟動專案,這類型的工作負責人統稱專案經理(Project Manager)。專案會有三大特徵,包含:臨時性的、有獨特的產品、服務及結果,以及逐步完善的。

● 臨時性的:係指組織也是臨時性的,工作有明確的開始及結束日期,不像例行性工作般經常發生。當達到目標時或明確知道不可能達到目標時,專案就宣告結束。這邊提到的「臨時」,並不代表專案就是短時程的,大型專案例如:興建機場捷運、舉辦國際性花卉博覽會,專案時程雖然長達多年,也符合臨時性的特徵。
● 有獨特的產品、服務及結果:包含有形的產品與無形的服務。
● 逐步完善的:是分階段及連續的累積。逐步完善使專案執行更具落實性,例如:專案起始時,範疇只有大方向的概念,在規劃階段需求會逐漸地越來越明確。

在專案生命週期中,專案經理這個角色越早被指派出來越好,因為他是負責達成專案目標的人,也必須負起專案的成敗之責。主要職責包含:

● 清楚地定義專案中利害關係人的角色與權責:包含誰負責做什麼?應該完成哪些專案活動?誰被授權可以決定什麼?
● 激勵團隊與訓練成員:如果團隊成員缺少完成專案活動需要的能力與技能,就要主動提供訓練,方能讓每位團隊成員各司其職地完成被交辦的任務。
● 當責地主導與指導專案方向:遇到問題會主動提出解決方案,也能及早辨識可能帶來的負向風險,並且只看向最終成果,全新全意地帶領團隊達成專案目標。

為了能夠妥善地完成使命,建議想要往「專案經理」職涯發展的管理人,一定要具有「專案管理」的相關知識,市面上已經有許多大專院校、數位學習、實務或證照類課程,都有開班教授相關學程。另外如果具備當責、主動積極的精神,或善於溝通協調、有基礎的風險管理概念,也會比較適合往這條路持續深耕發展。

客戶的代言人—產品經理(Product Manager)
產品的好與壞,往往也牽動著企業的成敗,在企業裡專注客戶的問題與需求,負責替公司與客戶創造最大價值的人統稱產品經理(Product Manager)。產品的創造過程分為三個階段,分別是:創新發現(Discovery)、開發(Development)、商業化(Commercialization)。

● 創新發現:評估潛在的新產品概念是否符合業務戰略、技術可行性、可製造性和財務成功的潛力。
● 開發:將產品需求轉化為產品的過程。
● 商業化:將新產品從開發推向市場的過程。通常包含:產品發表、行銷推廣、產品開發、供應鏈管理、銷售通路開發、服務營運管理。

在產品生命週期中,產品經理會一條龍地負責相關工作,舉凡產品市場分析、產品定位、產品開發、包裝設計、量產導入到最後的銷售……等等,主要職責包含:

● 集結資源並有效分配:在對的時間將對的資訊提供給對的人,讓產品得以如期、如質推廣上市,並在市場上占有一席之地。
● 洞悉市場脈絡分析需求:需要具備一定的敏銳度,懂得觀察市場上供給與需求的微妙變化,從中發現問題、改善產品,讓產品可以不斷地為客戶帶來價值,成為屹立不搖的長青產品。

如果這樣的工作內容是你所嚮往的,建議想要往「產品經理」發展的管理人,開始補充「商業分析」知能,學習利用工具,例如:腦力激盪法、魚骨圖、親和圖、決策樹……等等,解析問題、分析機會,並懂得提出解決方案,持續提升產品價值。另外如果具備產品開發的實務經驗、懂得思考如何將產品商業化,並且擁有邏輯分析、善於聆聽的特質,也很適合往產品經理之路邁進。

產品經理與產品負責人(Product Owner)
近幾年來,「敏捷開發」的逐漸盛行,讓產品負責人(Product Owner)這個角色更廣泛被討論。根據Scrum Guide的定義,Product owner的職責是「負責將Scrum團隊工作所打造出來的產品價值最大化」,他也必須對產品肩負最終責任,由此可見,產品負責人的工作內容只占廣義產品經理的其中一環,且比較偏重產品開發端。

產品負責人的主要職責,在Scrum Guide內也有清楚的定義,包含:

● 開發並明確的描述溝通Product Goal:Product Goal描述了產品的未來狀態,PO必須能明確地說出該「做哪些事情」,協助開發團隊完成階段性目標。

● 創造並清楚的描述溝通Product Backlog Items:Product Backlog Items是從Product Backlog拆解而來,並且加入更多描述、順序與大小之類的細節,PO需要針對這些內容有更清楚地描繪,讓開發團隊成員都明白自己的方向。

● 對Product Backlog Items進行排序:Scrum規範每個Sprint的事件都有固定的時間,因此每個環節可以做哪些項目也需要表列優先順序,由PO挑選重要的項目先做。

● 確保Product Backlog是透明的、可見的與可理解的:資訊不夠清楚容易造成誤解與方向錯誤,PO必須確保所有開發團隊成員都了解Product Backlog,方能朝向正確的方向執行。

有些人會擔心沒有足夠的開發背景,擔任PO的角色會與開發團隊陷入雞同鴨講的窘境,但其實不然,因為PO並不需要自己寫Code,大部分時間還是著重在開發流程優化及與利害關係人的協同合作上,故要往「產品負責人」發展的管理人,一定要花時間認識「敏捷開發(Scrum)」基礎知識,發揮敏捷的概念與管理流程,幫助開發團隊用最少的時間,獲得最大效益。

不管你現在已經是PM或PO,或是未來想要朝這路職涯邁進,都鼓勵保持開放的心胸「擁抱變化、勇於嘗試」,工作占一天的8小時,是一段非常長的時間,藉由不斷地試驗、探索找出自己的定位與專長,並且能持續地投入、保持熱忱,最終才能站穩踏階,一步步地打造自己的「PM職場學」,為自己創造出有意義的職涯。

PM職場學

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