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高雄醫學大學附設中和紀念醫院 專案管理 成長與蛻變
2023/3/1 作家:專案經理雜誌
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高醫醫療體系面對醫療衛生政策以及智慧醫療發展之挑戰,組織需要資訊化知識管理,將過去關鍵知識傳承、佐以人才培育制度,才能減少重蹈覆轍及加速創新。

有鑑於108年COVID-19疫情來襲時,因92年的SARS應變經驗未有完整紀錄保留,醫院因應疫情,需費時重新拆解任務、重新試錯,也導致更多資源浪費,使得醫院首長深感建置關鍵知識平台之重要性及急迫性。

在董事會及高醫校方支持下,體系四家醫院同時進行建置及推動知識管理系統,將最重要的知識資產得以共享,以體系醫院共學來減少經營成本、提升競爭力,期望達到世代傳承、培育優秀人才及永續經營之目標。

公司名稱:高雄醫學大學附設中和紀念醫院

公司簡介:
高雄醫學大學附設中和紀念醫院深耕南台灣醫療有65年歷史,為南臺灣第一家私立醫學院;為服務廣大的民眾,近幾年發展成高醫醫療體系,包括高雄市立小港醫院、高雄市立大同醫院以及高雄市立旗津醫院;112年將興建完成高醫岡山醫院投入醫療服務行列。 本醫院為醫學中心,「哪裡需要醫療、高醫就往哪裡去」一直是高醫人的服務理念。

專案介紹

專案名稱:高醫醫療體系知識管理系統之建置與推動

專案團隊介紹:
本專案團隊為跨高醫體系醫院、跨領域及跨單位組成,由高醫附設中和紀念醫院院長擔任召集人,行政中心文書典管室、機要室及資訊室組成專案執行核心小組,偕同體系醫院知識小組、評鑑小組共同合作, 完成專案系統建置及推動。

專案目標:
1. 完成建置高醫醫療體系四家醫院知識管理系統
2.以體系醫院共學減少經營成本、提升競爭力,達到世代傳承之目的

專案人數:179人

專案起訖時間:109.3.1~110.4.20

專案經費:480(萬元)

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高醫醫療體系在醫療衛生政策以及智慧醫療日新月異發展之雙重挑戰下,亟需求新求變以持續保有競爭力,並以穩健而敏捷之應變能力,面對接踵而來之種種挑戰。此應變能力需奠基於過去知識之累積,包含規劃、決策、分工及執行……等知識經驗,佐以人才培育制度,將過去關鍵知識傳承,減少重蹈覆轍、才能加速創新。

108年COVID-19疫情來襲時,因92年的SARS應變經驗未有完整紀錄保留,醫院因應疫情或其它重大事件,若重新拆解任務將會非常耗時,而重新試錯也會導致更多時間及資源浪費,因此凸顯出建置關鍵知識平台之急迫性及重要性。

劃時代里程 展開系統建置計畫
本專案對整個高醫醫療體系將關鍵知識留存及傳承,具有劃時代的意義,過去高醫醫療體系並無單一平台來將重要專案或里程碑……等執行歷程予以記錄;本校董事會曾於主管共識營揭櫫世代傳承之重要性,更促使高醫醫療體系首長一致決定,體系四家醫院於110年同時完成建置知識管理系統(KM),將最重要的知識資產得以共享,以體系醫院共學來減少經營成本、提升競爭力,達到世代傳承、培育優秀人才及永續經營之目標。

從需求啟動到完成建置,總共耗時約10個月;專案在預算確定通過後即啟動專案活動及時程規劃,以甘特圖進行各項活動時間管理。知識管理系統為委外建置,與廠商議約時,即載明須完成期限以及完成階段性目標時,分期給付款項,全程控管專案時間、執行目標及預算。我們認為專案執行是否順利,利害關係人的管理很重要,因此針對不同的利害關係人,擬定不同的管理及溝通策略,例如:專案一開始對於因不了解專案目的而態度比較抗拒的全院員工,依專案進程進行不同的溝通方式。專案初期辦理專案啟動大會,由本院院長帶領宣示建置知識管理系統之必要性,以及關鍵知識分享之重要性;系統建置期間,召開各單位文件盤點討論會,藉由盤點各單位重要知識資產,讓同仁了解知識經驗傳承之重要性;系統上線時,辦理知識管理系統操作教育訓練,建置同仁知識分享能力;系統建置完成後,辦理專案成果發表會,使全院同仁了解各單位推展知識管理應用之成果,發揮同儕影響力,吸引更多同仁投入知識管理應用。

KM系統放大無形效益
本專案成果不僅僅達成對於關鍵知識貢獻、保存與學習所帶來之績效,經由知識多元應用,亦創造出激發創意、改善流程及提升員工滿意度之無形效益,包含:
一、大幅度降低知識搜尋時間:只要0.37秒,就能快速而精準地呈現搜尋分類結果。

二、縮短人員學習曲線:醫學教育對於醫師及醫事人員學識技術養成至關重要,臨床上的醫學教育以師長及學長姊的教導與經驗傳承為主,過去寶貴的經驗與知識,存在師長或學長姊的個人資料庫,學習知識不易取得而且會因人而異,造成學習上的困難。專案完成後,於知識管理系統可依臨床單位屬性,建置專屬新手之知識地圖,將臨床作業指導書、臨床教材、特殊病例……等醫學資訊分類建置,讓新手學習不受人、事、時、地、物影響,縮短學習曲線、提升醫學教育品質。

三、保存核心知識:專案完成後,系統已建置超過10萬份關鍵知識文件、84種知識類型,包含評鑑、品質手冊、ISO作業程序書、各種專案執行過程、會議記錄及成果報告……等,除了人才培育,亦儲備隨時為醫院面臨之挑戰做好準備的應變力。

四、提高解決問題時效:快速彙整關鍵資料供首長進行決策時參考,尤其COVID-19疫情期間之防疫醫事人力調度,即時彙整出護病比資料,因應滾動式之防疫措施。

五、知識傳承、全員抗疫:COVID-19疫情期間,本醫學中心擔負照護重症病人、社區篩檢、社區疫苗施打……等任務,運用KM系統將初次建置經驗進行分享,團隊可快速進行知識複製,因應滾動式之防疫措施,並獲高雄市政府防疫貢獻獎。

六、提升知識再利用價值:快速匯出知識類型文件資訊,供要因分析及發現系統性問題,進行PDCA改善,提升行政管理效率。

七、提升滿意度:提升部門團隊合作及提高員工滿意度……等無形效益,單位人員藉由問題討論改善過程,提升了部門團隊合作,而問題改善後,亦提高了全院同仁對業務執行之滿意度。

專案建置完成後,本醫院為推廣知識管理應用,辦理第一場知識管理應用成果發表會,向全院同仁展示專案建置初期成果,當時有7個單位部門在短時間之內展現了知識管理應用對單位流程改善之成效;111年4月本醫院辦理了第二場知識管理應用成果發表會,參賽團隊增加到10個單位,顯示知識管理應用已形成本醫院組織文化,各單位除了持續將關鍵知識上傳系統保存,同時進行腦力激盪、激發創意,展現對知識應用之成果,爭取團隊榮耀。本醫院亦將各單位成果發表重點,參加由SGS舉辦之知識管理標竿案例獎,連續2年獲得機構組標竿案例獎,爭取醫院對外露出之機會。

本專案有幸獲得高醫體系首長一致支持,全體同仁同心協力,才能順利完成並產出績效,知識應用改善作業流程、優化行政效能;我們將持續推廣及應用專案管理手法,來因應高醫醫療體系未來面對的種種挑戰。

結語
本次獲得2022專案管理大獎標竿專案獎,對於專案團隊而言,是極大的鼓勵,從評審回饋的意見中,我們除了學習到未來專案管理需精進的方向,也獲得滿滿前進的信心與能量。

專案管理是可以有效組織和執行工作,幫助團隊達成目標的實際作法,但對於高醫醫療體系而言,專案管理仍是尚待進一步推廣的應用手法;本專案後續將撰寫行動建議書,將執行專案成果時的注意事項、專案解決了哪些特定問題、以這項專案成果為基礎,未來可以進一步發展的工作、發展這項專案時衍生出什麼新技術與新能力,將來可以運用到其他專案上……等,亦將專案管理知識經驗分享及傳承。

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