文／李宗祐

根據研究指出，專案管理運用科技停滯不前，是三分之二的專案無法成功的重要原因，突顯出專案管理面臨嚴峻的高失敗風險。國際專案管理學會(PMI)執行長皮埃爾‧勒曼在PMI於2023年底發表《用AI人工智慧塑造專案管理的未來》報告時，公開指出：「對專案管理者而言，AI是引領轉型與提升專案成功率的巨型機遇。」隨著NVIDIA執行長黃仁勳在全球掀起AI狂潮，《2023 PMI專案管理全球年度調查》發現，21%受訪者持續或經常使用AI做專案管理；並有高達82%高階領導者認為，AI在未來5年內會對專案管理產生相當程度的影響。連《華爾街日報》都報導，熟練使用生成式AI成為職場必備技能。

AI協作專案管理 現在進行式
「這是正在進行中的趨勢！」五年前開始從事AI教學的台灣首位AWS Security Hero（亞馬遜雲端運算服務資安英雄）林家瑋指出，PMI近幾年積極推廣PM使用AI工具跟相關認證課程，建議可以經常使用好用的工具，建立專案管理WBS（工作分解結構）或時程規劃。「我認識的專案管理顧問公司，自從ChatGPT發表以後，就開始導進AI相關解決方案提高效率，協助PM（專案經理）做專案管理計畫或分析撰寫企劃案向客戶提案。他們利用不到1年的時間導進AI，有效提升專案管理效率跟產出成果，隔年就縮減三成PM，管理效率同步提高。這是我看到最明顯的成功案例。」

林家瑋認為善用AI優點很多，「我們做軟體開發專案最常發生溝通問題，軟體工程師都很堅持原則，團隊花很多時間溝通卻總是雞同鴨講。ChatGPT在2022年底發表以後，我們就請PM看看有沒有AI工具，能夠依團隊提出需求條件自動畫出樹狀圖或路徑規劃，甚至做出原型系統，協助我們跟工程師溝通『我要的就類似這個，請往這個方向設計。』現在有些AI工具很好用，省掉很多溝通時間和成本。」再者，資深工程師因薪資高貴而同時承接多個專案，公司再指派資淺工程師協作，但資淺者編寫的程式通常不夠完備，需要前輩指導跟幫忙修正；每次修正完，都覺得不如自己寫就好。

隨著ChatGPT的推波助瀾，現在僅須把要的程式方向丟進AI，系統就會自動產出各種程式碼，資深工程師再看這些程式碼有沒有問題，有沒有不足或安全漏洞，再修正調整成自己想要的，不用再費心訓練資淺工程師。林家瑋指出，軟體工程師寫程式都不喜歡寫程式碼註解，現在全部交給AI代勞，省掉很多不喜歡做的事情，但資淺工程師被取代性就變得很高。「我輔導的公司企業很多都已經導進AI，有的業者每年會辦1次AI競賽，請PM構想自己負責的專案哪些地方可以用AI提高效率或取代。譬如：用AI把會議發言內容轉為文字紀錄，再丟到ChatGPT做成專業摘要，再搭配AI生成圖片自動完成美工編輯，製作成精美簡報，整個過程只要10幾分鐘。」

AI浪潮催生新型態工作機會
林家瑋認為，AI發展造成的社會衝擊就像工業革命，人類很多工作都會被機器取代。「但並不代表這群人從此就沒有工作，因為舊時代原有的工作被取代以後，還會有新型態的工作機會出現。」AI浪潮剛揭開序幕，所謂的「標註師」跟著登場，負責訓練並確認AI建立的模型是正確的，告訴它什麼是對的，什麼是錯的，讓系統更精準地運作。因為AI出錯造成的危害遠超過人類失誤造成的傷害。南韓就曾發生農產品物流中心職員在測試甜椒裝箱作業時，被AI機器人系統誤認為紙箱，當場被機器手臂輾壓喪命。所以才會有AI「數據標註師(Data Annotator)」和「提示詞工程師(Prompt Engineer)」等新工作出現。

相對於PMI《用AI人工智慧塑造專案管理的未來》調查，已有21%PM持續或常使用AI做專案管理，台灣目前使用AI做專案管理工具的族群，以新創企業和資通訊科技產業居多。「台灣用AI做專案管理的應該只有10幾%，PMI公布的全球數據對台灣應算高估，傳統產業或中小企業有些可能聽都沒聽過。國內很多產業現在要做數位轉型就已經很頭痛，要跟進AI浪潮是更後面的事情。」林家瑋多年的實務觀察，與2023 PMI CX（客戶體驗）研究顯示，49%PM在專案管理上幾乎沒有與AI相關的經驗與理解，不僅不謀而合，「我認為台灣沒有接觸AI的比例應該更高更多！」

面對風起雲湧的AI浪潮，林家瑋明顯感受到國內PM對未來的憂慮不安。「學者專家都說AI勢必會取代人類很多工作，現在開班分享各種AI課程幾乎是場場爆滿。他們為什麼要報名聽課，就是怕自己被AI取代。我都告訴他們，會被取代的是不會用AI的族群。現在AI的主流發展是要在人類能夠掌控的範圍！當它做錯了，我們就要糾正它。工作沒了，我們可以選擇跟AI合作。要跟它合作就要會用它，糾正它的錯誤。」對專案管理者而言，「會用電腦就會用AI，它的邏輯概念很像用Office做簡報那種感覺。現在的AI工具都是開箱即用，打開系統就可以直接使用，不用再設定那些有的沒的。我覺得PM要學AI不難，因為PM都具有高度接收多元化資訊的靈活特質。」

用最壞狀況評估AI負面風險
然而AI工具迅速發展跟應用廣泛，伴隨衍生的倫理議題與隱私保護，也使得百工百業對導進AI系統滿懷躊躇猶豫。林家瑋指出，對專案執行的PM而言，面臨的最大問題是，用AI做專案管理產出的版權是誰的？團隊發想的idea與撰寫的文案，透過AI產出的影像作品；軟體工程師利用ChatGPT寫的程式碼版，權屬於公司，還是用原始素材訓練開發AI的公司？此外，專案團隊把公司內部或客戶資料「丟到」AI做訓練，若沒有做前置處理去識別化，隨時可能因資安漏洞洩露商業機密或侵犯道德隱私。 「但PM往往都只想解決問題，鮮有資安意識也不想花時間保護數據隱私。」

最經典的案例就是，2023年4月爆發韓國三星集團員工便宜行事，直接把公司會議紀錄、半導體設備量測資料庫和程式碼相關資訊，傳送到ChatGPT運算處理，導致集團內部機密資料外洩。連全球軟體巨擘美國微軟都吃過悶虧，ChatGPT被網友誘導問出當初訓練AI使用的Windows 11序號，免費取得使用權限。儘管歐盟已制定通過全球首部AI監管法，但林家瑋以自駕車碰到緊急狀況要保護主人還是路人為例，AI牽涉的隱私保護與倫理準則，問題繁多到很混沌！無論是不厭其煩的道德勸說或訂定明確罰則，還是很難避免踩到紅線，這也是為什麼其他國家到現在還無法訂出足以信賴的AI倫理準則。

面對倫理準則混沌不明的AI狂潮，不想輸在起跑線，林家瑋強調，PM能夠做的就是用最壞的打算做風險評估。用AI做專案管理會遇到哪些狀況，譬如：發生資料外洩能不能接受？發生的機率跟可能造成的影響有多大？要怎麼處理這個風險？對公司和自己的影響程度？提前做風險管理。尤其是作為團隊領導者更要評估使用AI的成效跟後續可能造成的風險，到底誰大誰小？成效很好、風險能夠接受，當然能用就用。就現階段而言，專案管理者使用AI勢必會承擔某些風險，用任何東西都有風險，要用最嚴重的狀況做最壞的打算，評估公司、客戶和執行團隊能否能承受這樣的風險。

「你不用AI，就會被它取代，就這麼簡單。」林家瑋建議專案管理者直球對決這波勢不可擋的AI浪潮，「AI不可能直接取代人類，我們希望能夠控制它，不會讓它自己管自己導致失控。AI是為提升我們的執行與管理效率，幫忙做我們不想做的事情。不會用AI的PM很容易被會用AI的競爭對手1打3，在可以預見的未來被AI取代掉。PM應該接受並善用AI輔助自己，才不會被這波AI狂潮淹沒，這已經是大家最現實的挑戰。」