文／張樂柔, PMP

時代的轉變，需求一定會改變，只要是跟過去作法完全不一樣的事，用敏捷來創新就是一種很好的方式，各種企業一窩蜂的爭相導入，各種敏捷種訓練也出現在訓練機構，但實際做敏捷成效卻不彰，是發生了什麼問題。

熱愛進修讀書的創業家蘇書平，同時具備敏捷認證的CSM證照，他以高階主管的角度來看敏捷，若是要做敏捷需要了解什麼？同時帶來哪些好處？


創新文化看成長心態
在2015年時，他還任職於微軟，微軟指定員工需要學習Growth Mindse（成長心態）課程，這是微軟執行長Satya Nadella最重視員工之核心價值，成長心態指的是，人是可以持續改善的。微軟在成長心態的推動中，當時也與全世界三大商學院（法國工商管理學院、英國倫敦學院、哈佛商學院）合作三種不同類型的Design Thinking Program，運用「設計思考」以及「同理心」在產品經理研發、銷售以及其他所有部門，就是因為這樣強調「心態」的轉變，微軟逐漸從單純出售產品轉為客戶導向，用心聆聽客戶需求，貫徹微軟的使命「幫助全世界的每個人、每個組織都能貢獻更多、成就更大。」甚至這些後來也額外成為微軟的一個顧問工具，來協助客戶做創新。

舉例來說，像他非常喜歡閱讀，並找出了一套方法能夠讓自己有目的去閱讀，就是在半年或一年內大量閱讀完全相同領域的書，再從裡面去找出規則以及框架，驗證自己的工作實際經驗，做出逐步完善並與自己確認「有沒有哪些要去做修正？」持續修正以及確實進步，是成長心態的最佳實踐，也幫助自己成功考取了超過30張資訊業證照，也開啟了自己創業之路。


敏捷轉型？先把心態調整好
談到做敏捷，蘇書平分享「最重要的也就是心態的改變。」遇到了問題就需要來改變目標，敏捷的精神是一個持續優化的過程，並不是要隨手抓起Scrum或是OKR手法就起來使用。而是要整體來做出改變，他也分享下列三點參考：

1.持續溝通
身為專案的負責人，是否有持續反覆與利害關係人溝通，有些專案持續一到兩年，甚至數位轉型都需要三到五年，負責轉型專案都需要反覆與利害關係人溝通，中間一定會產生令人害怕的事就是「規格改變」影響後續交付問題，但高階主管必須接受「會改變」的事實，團隊也必須共同理解中間的逐步完善過程，互相進行資源調整。

2.團隊訓練
訓練每一個人都是「T型人才」。有主專長以及次要專長，彼此可以相互的補給，所以人少不要緊，大家都是屬於業務不只做業務，甚至會數據分析或是剪片、專案管理等，把工作切小後讓團隊成員可以互相接球，這都是可以讓工作時數變短的方式。

3.不怕犯錯
主管要授權、要容錯、要相信團隊。只要把工作原則定好，固定時間週會或是短暫站立會議討論做得好的地方及改善。

再來商業創新是需要快速找出新的銷售方法，他建議新創者可先使用簡單工具，例如：Excel來整理相關拜訪數據，找到銷售的真正問題之後再去擬定行動方式與管理流程，不需要花時間去鑽研艱深的管理工具。因為新創沒有這麼多時間，要先求存活，之後管理的工具可以以後再去慢慢優化。


高階主管眼中的「敏捷」
在過去的職場中，蘇書平必須要大量閱讀很豐富的技術文件，瞬間消化變成是一個可銷售的一個Demo或產品，所以他也時常在想是否同樣的成功模式能夠複製到其他的領域，所以也非常有自信各種產業都能夠用這樣的方式套入以及執行敏捷。

「敏捷手法當然所有的產業都可能導入使用，但需要以故事來說，並且是對方聽得懂的方式來談。」例如：一個可用的系統、一個可用的產品、一個可用的服務，也必須要用那個部門的話來說。

但在台灣的管理方式大多都是屬於監控方式，敏捷手法在台灣十分受到挑戰，無法落地實施，當然還是先滿足利害關係人的需要較重要，敏捷的三角色也必須各司其職。

一位好的Scrum Master的關鍵要素，是需要協助公司去設計出相關的工具及適當的團隊指導方針，而不是只有紙上談兵無法滿足企業需要。另一方面Product Owner則是要著重於持續反覆與利害關係人的討論，想得到真實的回饋，需要常常Face to Face溝通而不是只有收發E-mail，使用的溝通的方式很重要，能掌握成敗。最後團隊的部分，「信任」這件事情很重要，如何去協助團隊彼此信任跟幫助也是一大重點。當然組織也需要有這樣心態，只要有好的心態，T型人才特質也可以適時去做調整，因為如果沒有適合的調整，要成為自組織的管理也是會有難度。


後疫時代更需要敏捷
因為疫情，全世界都被逼著做過去平常不會做的「新常態」，像是線上會議、無接觸服務，雖然讓公務人員導入敏捷是困難的，但使用的工具只要簡單，例如：雲端工具或白板、便利貼即可開始快速分工與多工。他經手的台北市政府工作管理工作優化，只用簡報發表來做敏捷，做出「可視化看板」，大家都可以看到彼此工作狀態，以及為何而戰。

對於想要導入敏捷的企業，他的建議是所有改變需要時間，從微軟的經驗了解到「心態」訓練的重要，敏捷不困難，但是心態的養成是重要的，必須長時間累積讓團隊犯錯，讓決策逐漸進行優化，也同時給予團隊正確的訓練，才是一條敏捷的正確道路！