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蘇書平著重敏捷心態 給予T型人才正確訓練
2020/10/1 作家:專案經理雜誌
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文/張樂柔, PMP

時代的轉變,需求一定會改變,只要是跟過去作法完全不一樣的事,用敏捷來創新就是一種很好的方式,各種企業一窩蜂的爭相導入,各種敏捷種訓練也出現在訓練機構,但實際做敏捷成效卻不彰,是發生了什麼問題。

熱愛進修讀書的創業家蘇書平,同時具備敏捷認證的CSM證照,他以高階主管的角度來看敏捷,若是要做敏捷需要了解什麼?同時帶來哪些好處?


創新文化看成長心態
在2015年時,他還任職於微軟,微軟指定員工需要學習Growth Mindse(成長心態)課程,這是微軟執行長Satya Nadella最重視員工之核心價值,成長心態指的是,人是可以持續改善的。微軟在成長心態的推動中,當時也與全世界三大商學院(法國工商管理學院、英國倫敦學院、哈佛商學院)合作三種不同類型的Design Thinking Program,運用「設計思考」以及「同理心」在產品經理研發、銷售以及其他所有部門,就是因為這樣強調「心態」的轉變,微軟逐漸從單純出售產品轉為客戶導向,用心聆聽客戶需求,貫徹微軟的使命「幫助全世界的每個人、每個組織都能貢獻更多、成就更大。」甚至這些後來也額外成為微軟的一個顧問工具,來協助客戶做創新。

舉例來說,像他非常喜歡閱讀,並找出了一套方法能夠讓自己有目的去閱讀,就是在半年或一年內大量閱讀完全相同領域的書,再從裡面去找出規則以及框架,驗證自己的工作實際經驗,做出逐步完善並與自己確認「有沒有哪些要去做修正?」持續修正以及確實進步,是成長心態的最佳實踐,也幫助自己成功考取了超過30張資訊業證照,也開啟了自己創業之路。


敏捷轉型?先把心態調整好
談到做敏捷,蘇書平分享「最重要的也就是心態的改變。」遇到了問題就需要來改變目標,敏捷的精神是一個持續優化的過程,並不是要隨手抓起Scrum或是OKR手法就起來使用。而是要整體來做出改變,他也分享下列三點參考:

1.持續溝通
身為專案的負責人,是否有持續反覆與利害關係人溝通,有些專案持續一到兩年,甚至數位轉型都需要三到五年,負責轉型專案都需要反覆與利害關係人溝通,中間一定會產生令人害怕的事就是「規格改變」影響後續交付問題,但高階主管必須接受「會改變」的事實,團隊也必須共同理解中間的逐步完善過程,互相進行資源調整。

2.團隊訓練
訓練每一個人都是「T型人才」。有主專長以及次要專長,彼此可以相互的補給,所以人少不要緊,大家都是屬於業務不只做業務,甚至會數據分析或是剪片、專案管理等,把工作切小後讓團隊成員可以互相接球,這都是可以讓工作時數變短的方式。

3.不怕犯錯
主管要授權、要容錯、要相信團隊。只要把工作原則定好,固定時間週會或是短暫站立會議討論做得好的地方及改善。

再來商業創新是需要快速找出新的銷售方法,他建議新創者可先使用簡單工具,例如:Excel來整理相關拜訪數據,找到銷售的真正問題之後再去擬定行動方式與管理流程,不需要花時間去鑽研艱深的管理工具。因為新創沒有這麼多時間,要先求存活,之後管理的工具可以以後再去慢慢優化。


高階主管眼中的「敏捷」
在過去的職場中,蘇書平必須要大量閱讀很豐富的技術文件,瞬間消化變成是一個可銷售的一個Demo或產品,所以他也時常在想是否同樣的成功模式能夠複製到其他的領域,所以也非常有自信各種產業都能夠用這樣的方式套入以及執行敏捷。

「敏捷手法當然所有的產業都可能導入使用,但需要以故事來說,並且是對方聽得懂的方式來談。」例如:一個可用的系統、一個可用的產品、一個可用的服務,也必須要用那個部門的話來說。

但在台灣的管理方式大多都是屬於監控方式,敏捷手法在台灣十分受到挑戰,無法落地實施,當然還是先滿足利害關係人的需要較重要,敏捷的三角色也必須各司其職。

一位好的Scrum Master的關鍵要素,是需要協助公司去設計出相關的工具及適當的團隊指導方針,而不是只有紙上談兵無法滿足企業需要。另一方面Product Owner則是要著重於持續反覆與利害關係人的討論,想得到真實的回饋,需要常常Face to Face溝通而不是只有收發E-mail,使用的溝通的方式很重要,能掌握成敗。最後團隊的部分,「信任」這件事情很重要,如何去協助團隊彼此信任跟幫助也是一大重點。當然組織也需要有這樣心態,只要有好的心態,T型人才特質也可以適時去做調整,因為如果沒有適合的調整,要成為自組織的管理也是會有難度。


後疫時代更需要敏捷
因為疫情,全世界都被逼著做過去平常不會做的「新常態」,像是線上會議、無接觸服務,雖然讓公務人員導入敏捷是困難的,但使用的工具只要簡單,例如:雲端工具或白板、便利貼即可開始快速分工與多工。他經手的台北市政府工作管理工作優化,只用簡報發表來做敏捷,做出「可視化看板」,大家都可以看到彼此工作狀態,以及為何而戰。

對於想要導入敏捷的企業,他的建議是所有改變需要時間,從微軟的經驗了解到「心態」訓練的重要,敏捷不困難,但是心態的養成是重要的,必須長時間累積讓團隊犯錯,讓決策逐漸進行優化,也同時給予團隊正確的訓練,才是一條敏捷的正確道路!

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