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你的時間不是你的時間 後疫VUCA時代網路溝通非知不可
2021/12/1 作家:鍾婷 Anngus
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作者/鍾婷(anngus)

已近2021年尾聲!回顧2020年全球疫情肆虐,時至今日病毒仍不斷變異,儘管施打過疫苗的我們,只能調適心態與其和平共存。在疫情過後的VUCA年代,社會的產業結構、經濟水平,人們的生活型態與消費模式都有了顯著改變,高比例的線上溝通就是一大特性。過去,「數位翻轉」或「縮短數位落差」像是一句口號,如今卻成為所有人無論日常生活或職場上迫在眉睫的需求。

除了載體工具要改變外,溝通的內容與技巧也需有因應上的變革。現今信息氾濫,卻缺乏有用內容;社交便利,卻容易產生誤解。溝通就是要達到共識才算有效,盲目、漫長的閒聊或無目地的發想,不僅無法聚焦,耗損的時間也就相對很長。

個人套用2018年一部台劇名稱《你的孩子不是你的孩子》來說—後疫時代的數位溝通立場,很可能「你的時間也不是你的時間」。你願意浪費生命,不見得別人願意犧牲寶貴的分秒,與你進行語焉不詳或毫無結論的網路會議。所以如何簡短清楚且具體有效率地透過遠距溝通或視訊開會來達到目的?獲得高好感度,在開會環節中須充分掌握六項準備。

網路會議溝通高好感的六大準備
準備1:建立並遵守網路規範
由於參與網路會議者多半不在同一個場域空間,故須先制定規則或磨合默契,選擇多數人熟悉的會議軟體。於指定時間提早十分鐘上線,測試連線狀況與檢查視聽設備,讓自己處在一個安靜不被打擾的環境,並啟用虛擬背景保有個人隱私。一進會議室時,更名可辨識的中文名,放上清晰可見的頭像照片,或在許可狀態下,盡量打開鏡頭、麥克風互動,傳達自己坦蕩和誠懇的態度。
準備2:討論具體化,明示開會目的
溝通並非在會議室開會時才開始,而是在事前準備就已大致成局。在開會前,條列所有待討論的事項,發出會議通知,預告每位與會者須備齊相關文件或報告,並大致釐清每位與會者針對開會目的所秉持的立場及態度,以利會議時可尋求眾人都能接受的平衡點。
準備3:簡潔有脈絡地陳述論點
由於現代人常多工行事,專注力自然下降。訊息量過大過久,都容易造成無效溝通。建議盡量以條列式或邏輯式的陳述觀點或討論事項,以利與會者掌握資訊。儘管可省略實體世界原有的客套寒暄,但線上溝通時該有的措辭、語氣,仍須保持禮貌,甚至更加謹慎。
準備4:完整傳達事件始末並請求回應
因新媒體工具傳遞方便又低成本,以致於習慣作直覺式的往返應答,有時是一個字、一個表情符號或一個檔案,容易在傳輸時造成遺漏且版面干擾。故在溝通時,無論是傳訊或發言,都該一次性完整的交代事情來龍去脈,以及明確舉出自己的立場或需求,具體請求與會者或特定人士的回應。
準備5:維護個人形象認真負責
無論虛擬或現實世界對於這一點都該具備,絕不能因是透過網路而心生輕忽就草率行事。網路世界更重視個人形象與信譽,一旦被烙上壞印記,在社群中留下壞紀錄,成了他人的黑名單,就很難扭轉情勢。故認真負責不僅是對人對事,也是對自己。
準備6:換位思考,同理共感
溝通的本質就是釐清認知落差,達到共識立場。網路視訊會議固然便利,但透過冰冷的軟體工具去溝通,往往須用更明顯的肢體動作與五官表情,才能讓其他人感受到熱情或尊重。故設身處地、換位思考一下,就能快速理解對方的立場,一個常能同理共感的人,絕對能令人感到舒服且值得信賴。

四大檢視細節,遠離數位溝通誤區
一、避免版權爭議
由於線上會議多半習慣錄影記錄,若有公開展示或對外宣達時,就牽涉到著作權及肖像權問題,簡報內容的圖文就必須是無版權疑慮的。建議圖片須使用CC0「公眾領域貢獻宣告」,文字內容若有引用需標明來源出處,及截圖或錄製前均須取得與會者同意。

二、分享前先查證
網路傳遞訊息的速度極快,一個轉分享數十個群就出去了,影響層面甚是廣泛,故接收所有訊息在轉傳前,除須先行理解、彙整外,務必查證消息來源及其正確性,避免成為散布假消息的幫兇。
三、決議須再確認
現代人往往同時間做很多事情,運用通訊軟體同步回應很多人,導致稍一閃神就會忘記剛剛承諾的事情或是接收到的指令。為避免網路傳輸或恍惚分心造成的認知落差,當有任何決議時都要進行再次確認,確保全體有達到共識,及擁有相同的記憶與理解。
四、活用並保存紀錄
在虛無飄渺的網路世界裡,若無留下隻字片語,將無法證明存在過。故凡走過必留下痕跡,無論是留下文字、音檔或影像,除後續可進行追溯重現外,必要時還可再後製剪輯,做為社群經營的內容素材。讓我們的數位溝通,達到最大的影響力。

勿忘「事在人為」常保溝通同理心
以往通常只有自由工作者才會在家工作,但在這段防疫期間,分流上班、WFH已是許多企業老闆與上班族考量的選擇,而遠距會議、線上溝通勢必變成日常無可避免的工作環節。常見的遠端視訊會議軟體有:Zoom、Meet、Teams、WebEx、Skype、LINE與U Meeting。因LINE無須額外安裝軟體,而Meet可直接用Gmail帳號登入,較令人無痛上手,相當適合銀髮族、校園孩童等。再者,Zoom、Teams、WebEx和U Meeting、Skype可同步語音及簡報投影,是業界首選。至於海外跨境,尤其是與中國大陸交流,對應企業微信的WeCom和騰訊會議的Voov就是個不錯的工具選擇。

工具不分好壞,儘管從現實走上虛擬,遠距會議的本質仍是溝通。合不合用完全取決於能否有效率的傳遞資訊、縮短彼此認知隔閡才是重點。其實,無論是面對面還是遠距,當溝通回歸本質,儘管載體工具不同,應對方式不同,能夠減少彼此的認知落差,尋求共識,就能完成執行的任務或促成合作。過程中,只要謹守分寸,保持禮貌,即使一時面對到無謂的酸民,也不必動怒,就用美國幽默大師馬克吐溫名言:「絕不要和愚蠢的人爭論!」一笑置之吧!善用與珍惜自己與他人的寶貴時間,溝通前掌握六大準備,遠離四大數位溝通誤區,後疫VUCA時代網路溝通自然無往不利!

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鍾婷 Anngus
全通路營銷顧問,近20年零售營銷市場經驗。現任:中華自媒體暨部落客協會理事長;港台青年創意聯會副主席;匠心文創數位整合行銷總監。以行銷面向,輔導新創事業、企業轉型。曾於政府部會、各公協會、各大專院校等近百個單位,講授品牌經營、網路行銷、創意商機等相關課程;現年專司講授自媒體行銷、全通路口碑行銷。
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