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元宇宙的專案管理
2022/2/1 作家:DK 耀尊
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「噹~噹~噹…」清晨的鬧鐘在耳邊響起。
緩緩睜開仍然有點疲憊的朦朧眼睛,漫步移動到椅子上,眼光掃到昨晚隨手放在桌上的眼鏡。
「一早就要開會真不是開玩笑的」邊這樣想著邊揉揉鼻梁提神,戴起眼鏡,滑了下左側鏡架,登入「元宇宙網路」。

才剛上線轉頭一看,隔壁的同事也剛上線,雖然知道她應該也是剛起床的蓬頭垢面,但虛擬分身倒是已經精神滿滿地互相打了招呼。張開手掌呼叫功能表,選擇日曆,看著滿滿的會議時程,不禁懷念起舟車勞頓的上班生活。雖然,現在只要在家透過眼鏡和感應設備,就能風雨無阻地做好每項工作,但滿滿的時程表,還是讓人感到壓迫感。

「是不是待會中午吃飯的時候,登入巴黎鐵塔去享受巴黎的風景?還是到夏威夷走走看看好久不見的海景?」當我還在幻想開完早會後要如何放鬆心情,會議啟動的通知就在左上角閃爍著。

點擊通知登入會議室後,發現今天是在富士山旁開會,雖然明知這是虛擬場景,但在遠處巍巍壯麗的富士山腳下,充滿綠意、彩色小鳥飛舞在桌邊的森林會議室開會,還是讓人感到神清氣爽。隨著大家陸續進入會議室互相打過招呼後,正中央的浮空立體投影,展示著這個專案目前的進展,每個人桌前自動浮出各自的文件視窗,開始了今天第一個專案會議。

回到「30年前」的現在
以上的場景並不是科幻小說,而是將會真實存在於 30 年後的工作日常,而這只是「元宇宙」的小小一角。

在這個場景中我們可以想像得到,許多時間、空間的限制將被大幅降低甚至消失,每個人只要在家就能完成幾乎所有的事;工作、購物、交友、旅遊、娛樂或運動,任何現實世界中可做的事情,在不受設限的虛擬空間中,透過適當的感應器及輔助設備,幾乎都能得到和接近真實世界的感受與效果。

這彷彿是科幻情節的描述,不只改變了生活與工作的型態,對許多現有的工作方法也會有質性上的轉型與改變。

但究竟會有什麼樣的「質性」上的改變呢?我們就從「專案管理」的基本三要素:範疇(Scope)、時間(Time)與成本(Cost)來淺談一下。

工作方法不變,但認知需要改變
一、範疇(Scope)
每個專案進行的過程中,我們隨時要注意各種活動是否超出有助達成目標的範圍,同時也要做到避免對專案鍍金。

在專案管理的要項中,專案成功的定義是要在專案分析、規劃、執行及檢核後,讓最後成果與計畫目標越接近才代表越好。簡單來說,範疇管理的重心在於控制成果。

開槍打靶中紅心是100分,但打破整張靶子則是0分,而且代表資源過度浪費,這也就是鍍金所花費的額外成本。

但若鍍金的成本對整體來說,小到微乎其微,甚至不影響資源的使用呢?是不是不用考慮鍍金造成的成本浪費呢?這樣的想法會不斷出現在虛擬空間的元宇宙工作環境中。

畢竟,在虛擬空間所用的任何資源,都只是數位資料的型態改變而已,並不會像丟棄廢紙般耗損自然資源。

但若抱持這樣的想法來管理範疇,那就會是危險訊號的開始。

原因在於即使鍍金消耗的資源與成本可以低到不去計算,但消耗的人力、心力與時間以及對範疇管理的失控,都會造成容許非精準管控的「過度彈性」心態產生,這就像是從微糖吃到全糖,吃得越久越多,越是危害健康。

長期下來,絕對會造成專案的隱憂甚至失敗。

二、時間(Time)
糖吃得太多不好,吃得太久也會傷身。

專案管理對於掌握時間的重心,一般在於每個活動的長度、排序、使用資源的時間,設定里程碑與結案時間……等,但每個活動所需的溝通時間,卻經常會被略以不計;而這往往是專案成敗的主要關鍵。

簡單地來說,時間管理得好不好,不在於上述描寫的哪些重心,而是所有活動中潛藏的隱性溝通成本。

簡單來說,時間管理的真正重心是「溝通所用的時間」。

那麽,在一開頭的故事是個什麼樣的場景呢?光想像也知道,那會是個溝通成本大幅降低、溝通成效大幅提升的故事。轉個頭就能和同事說話,按個鍵就能與遠處的人,在最適合的地方、用最清楚的資料格式溝通專案的進展,不亦樂乎?

是的,表面上的確如此。但如果我們是被聯繫的那一方,會怎麼想呢?會不會盡量減少被突然打擾的時間?會不會增加「已讀」對方的次數與頻率?

當訊息傳遞幾乎是零成本的時候,交流的資訊量就不是海量資料,而是無限量資料了。

你可以想想,有多少次希望自己的Line不要再跳出訊息了?有多少次希望只要「已讀」對方就好?有多少次希望不要一早起床,看到昨夜累積上百封的未讀訊息,而且有幾十封都需要你回答?數都數不完。

因此,元宇宙的專案時間管理上,隱性的溝通成本將需要更細膩的心思,挑選適當的時機,傳遞適當的資訊與資料,降低被聯繫者的抗拒心理,並且提高溝通的品質與效率,才能讓溝通成為有效的溝通。

三、成本(Cost)
溝通需要成本,而成本往往都是有限的資源。畢竟,當資源能夠轉換成金錢之後,專案成本估算及控制,才能有共同的依據標準。而且,專案成本反映的是可用資源的有限程度。

就像是一百億和一百萬的預算,能做出的規模與成果是天差地別。

但在元宇宙的世界中,真的是如此嗎?一百億與一百萬取得的資源,真的能形成與現在相類似的規模差距嗎?

在元宇宙這個虛擬空間的資源耗損,除了時間、心力、腦力與體力……等,人類特有的資源之外,其他數位資源都只是型態的轉換而已,若是做錯了,按回到上一步就可以重頭再來。虛擬空間中的資源不會因為做錯了,得整個廢棄並重新購買才能重做,一百億與一百萬買到的資源差異程度,將大幅降低。

當數位資源幾乎可以無限重用時,管理成本的方式就會轉換到專案上真正的「有限」資源身上,例如:人、時間、失敗成本……等。

因此,成本管理所關注的資源型態,將會比例上大幅轉變,進而從小小的漣漪效應,推進成改變世界經濟結構的影響力與推動力。

元宇宙的專案管理
當元宇宙在30年後默默形成我們日常生活之後,專案管理方法論和其基本精神,一定也是隨著時代的變遷而逐漸改變。

不論是,從範疇管理的資源掌握、時間管理的溝通規劃或成本管理的重新定義,逐漸成熟的元宇宙技術,也會逐漸改變專案管理各階段的型態。

從掌握有限資源的使用,變成部分資源可以接近無限地使用,專案管理對資源的定義必須更有彈性,但也要更注意「無限」資源的使用方式與情境。

因此,在即將迎來的元宇宙初浪中,我們只有在基礎根基上深度扎根,並且瞭解科技帶來的便利、不便與不變,專案經理的路才能走得長長久久,永遠踏在達成專案目標的最前鋒,持續朝向更好的專案管理之路邁進。

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DK 耀尊
AGI 人工智慧科學家/商業暨產品規劃顧問;10年技術創業,10年業務、專案與產品管理經驗;樂於分享關於策略思維、經營管理、商業分析、組織領導的知識與技巧,還有一些有點腹黑又真實的人性與人生經驗談。
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