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後敏捷時代的專案管理新思維—變身Dynamic Persons才能維持職場競爭力!
2022/9/1 作家:專案經理雜誌
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文/季平, PMP

Covid-19延燒近3年,隨著全球走向與疫共存,大家關切的是:如何在最短時間內刺激經濟復甦,讓後疫情時代的「新常態」與2019年無縫接軌,甚至超越2019。如果將「Covid-19」視為大型專案,面對幾無前例可循的「VUCA疫變」,專案管理者如何因應易變性?(Volatility)、不確定性(Uncertainty)、複雜性(Complexity)與模糊性(Ambiguity)帶來的挑戰?

UPerform優普豐創始人李國彪認為,數位轉型(Digital Transformation)腳步越來越快,不論是傳統瀑布式(Waterfall Model)或後起的敏捷式(Agile Development)管理,專案管理手法必須跳脫既有框架,與時俱進,沒有唯一解,只有更優解。未來的專案管理模式可能「你泥中有我,我泥中有你」,走向「鴛鴦鍋」混搭模式,比方60%的敏捷性手法搭配40%的現存合適手法,視專案目標擬定計畫(Plan),組建合適的團隊成員,自訂功能屬性,以行動及結果為導向,不僅要快速交付,而且要持續不斷地尋找最好的運作模式。


VUCA時代 最好的應對之道是動態管理+持續優化
在全球知名企業寶僑公司(P&G)、可口可樂(Coca-Cola)、國際商業機器公司(IBM)創造經濟奇蹟的年代,品牌管理(Brand Management)成為顯學,綜合運用內外部資源,企業透過計畫、組織、執行、控制等方式落實戰略目標,達成經營管理、創造品牌價值與獲利極大化等目的。2000年前後網路與數位化顛覆既有的品牌管理思維,透過廣告推播大量接觸消費者以提高購買率的行銷模式無法帶來與之匹配的ROI或KPI,碎片化的數位平台與行動載具連結各式各樣的消費者,改變「透過廣告與消費者溝通」的行銷模式,品牌端努力將線上點閱率化為實際營收,甚至不用花任何行銷費,一場蘋果(Apple)線上新品發表會、特斯拉(Tesla)CEO伊隆‧馬斯克(Elon Musk)在推特(Twitter)上釋放利多,銷售量隨之而來,只要產品及服務具有強大的競爭力,「吸粉」效果驚人。

P&G、Coca-Cola、IBM如今猶在,新興企業如Apple、Tesla、Google、Meta成為數位時代下的「創新領航者」,由於時空背景不同,新舊企業的專案管理與行銷思維都需要快速調整,如果不加入數位化行列,只能等著被淘汰!傳統瀑布式專案管理一如P&G、Coca-Cola、IBM,曾經輝煌,仍然閃亮,但在既有的核心價值(Core Value)外,需要找到持續發光發熱的「續航燃料」,而敏捷一如Apple、Tesla之流,站在舞台「C位」,具有優勢,卻不能滿足於現狀,以不變應萬變,因為這個世界變化快,最好的應對之道是動態管理(Dynamic Management)、持續優化。

李國彪認為,不論是專案管理手法,與專案相關的利害關係人(Stakeholders),都應該打破建制或門戶之見,動態調整組織架構、專案方法與人力配置,才能持續進化,「瀑布或敏捷轉型,首先要丟掉歷史包袱,丟掉原來的定義、職稱與框架,可以保留既有的核心價值,但應針對不同事件或專案設計新的職務、新的合作模式、新的專案生態系,找到合適的方法論。」在不斷嘗試與調整、優化與進化的過程中,既有的專案管理方法不一定系出同源,可能是瀑布、敏捷或混合,在迭代與增量的過程中持續優化。

打破框架 別讓名片上的職稱限制專業能力
未來,不論名片上的職稱是PM(Project Manager)、PM(Product Manager)或PO(Product Owner),甚至 SM(Scrum Master)、Team Developers、Stakeholders都不會只有原始「功能表」中定義的角色屬性,不可知的未來與風險不按牌理出牌,在同一條船上的團隊成員都可能在一個風浪來襲後從搖槳者變成掌旗者,所以每一位專案成員,甚至包含Stakeholders都要有隨時補位的心理準備,不能永遠只靠那101套技能面對變局,而是需要「軟硬兼施」,與時俱進,像變形蟲般讓自己成為有用的棋子,才能立於不敗之地。

「要避免陷入『唯一解』的觀念,別自我設限,也不要把自己想成單一功能協力者,而要以更宏觀的生態系(Ecosystem)概念定位自己,成為全方位的協力者。」如何做到?李國彪建議,隨時學習、強化自己的軟硬技能與實力,千萬不要讓技能與學習過於僵化,走不出呆板的既定框架或畫地為牢,也不要以為花幾天時間拿到證照就能成為「實力派」。

在正確的道路上快速認知、迅速回應
不論是哪一種專案,都會面對很多不確定性與風險,身為專案管理者及執行者必須有能力在不確定中找到方向與方法,不論是瀑布式、敏捷式或混合式(Hybrid)專案,除了使命必達的任務目標,還要在迭代、增量的過程中,從產品管理角度定義成功產品,更要關注專案執行過程中可以利用何種方式更好地到達彼岸,產品管理者要持續成功,一定要關注過程,才能很好地對抗風險,避免失敗或把事情做錯。

但是,不論團隊運作是純粹敏捷或採混合模式,都要正確理解「快速交付」的定義。李國彪提醒,敏捷概念雖然強調「快速交付」,但不應為快速而快速,而是在做「對的事情」的基礎上快速前行,「在正確的道路上調整方向,調整是為了更正確、更快速,Right Product,Right Time,快速認知、迅速回應,決策亦然。」

前美國總統艾森豪威爾(Dwight David Eisenhower)說:「計畫本身沒有價值,但計劃卻是至關重要。(Plans are worthless, but planning is everything.)」以敏捷專案來說,雖然強調快速應變與交付,卻不代表不需要計劃(Planning),計劃仍然很重要,而且要持續計劃,持續調整計畫。李國彪認為,持續計劃、靈活調整計畫的能力很重要,需要很多新技能加持,不單只是專案領導者(Leaders)要掌握這種技能,團隊中的每一個角色都要全方位學習與提升,「不論是傳統或新興企業,人還是最重要的,團隊中的每一個人都要從生態系的宏觀角度出發(Ecosystem View),和他人充分合作,持續精進。」

錯過時機 寶劍出鞘亦枉然
李國彪提醒,除了在正確的道路上快速反應、持續調整優化,也要掌握好「時機」,在對的時間內完成任務,有時候,「十年磨一劍」固然精神可嘉,但是在產品開發或商模形成的過程中,沒有在第一時間搶得先機,縱然寶劍出鞘也無用武之地,因為錯過最好的時機。

以蘋果(Apple)創辦人賈伯斯(Steven Jobs)、特斯拉(Tesla)CEO伊隆‧馬斯克(Elon Musk)為例,如果蘋果非得等到人臉辨識技術(Face ID)到位才推出第一代iPhone;如果特斯拉非等到自駕車技術到達L5等級才推出第一款電動車,這個世界將錯過多少新興商業模式,錯失多少商業價值與競爭力?更何況,競爭對手不會在原地等待,給你時間慢慢美化或優化產品。

如果是以獲利為目標,成功的產品管理以經濟價值為考量,但不能只看短期投報,還要從更宏觀的角度看待客戶價值與團隊效力,創造生態系(Ecosystem)與生態價值,甚至發揮共好精神,與夥伴一起成長,如此才能持續創造迭代與增量價值。過程中,除了如期如質如成本,管理者需要確保有用性(Usefulness)、可用性(Usability)、競爭力(Competitiveness)、可行性(Feasibility)及時效性(Timing),畢竟,好的想法、訴求、願景、產品規劃或創意要能「落地」變成現實才有價值,才能稱得上是「成功專案」或「成功的產品管理」。

數位轉型ING 專案成員應掌握五大面向
數位化時代,李國彪認為,不論在專案執行過程中扮演PM或PO角色,都需要掌握五個面向,而且每位專案成員都適用:客戶(Customers)、競爭(Competition)、資訊(Data)、創新(Innovation)與價值(Value),同時,要有能力透過消費者輪廓建構客戶網,挖掘行銷管道;跳脫單一產品思維,創造具有效益及競爭力的商模平台;利用資訊與數據做決策,將大數據轉換為具體資產;執行過程中快速累積創新能量,實踐價值創新;根據市場趨勢動態調整價值主張。

專案管理「派系」界線越來越模糊,動態管理(Dynamic Management)成為新常態,新型業態、文化與分工方式不斷變化,身為專案管理者或專案團隊中的一員,更需要與時俱進,不斷嘗試打破既有框架與邊界,對於組織架構要抱持更有彈性的作法。李國彪觀察,不少企業已經了解變化是常態,因此積極實踐動態管理模式,積極學習與累積新知。專案管理也需要面對同樣的挑戰,尋找「動態管理新模式」,組成Dynamic Team,「所有團隊成員彼此可以跨領域分工與互動,在專案執行的過程中隨時動態調整,沒有最好,只有更好,這也是敏捷概念,這樣的運作模式可能成為新的管理趨勢。」

管理新趨勢:動態管理、群策群力
透過Agile Co-Creation Org Eco-System-Key Roles圖表,李國彪進一步說明敏捷架構中的幾個主要角色在專案中的功能與互動模式:決策者(Deciders)決定策略及產品定義;PO(Product Owner)執行並貫徹決策內容,創造產品或決策價值;團隊成員(Team&Individuals)協助釐清及實踐專案價值;Scrum Master扮演教練與激勵者角色,確保團隊達成組織目標與創新使命,協助組織發揮團隊綜效;人力資源(HR)、財務(Finance)等協力單位扮演支援者角色;在價值創造、建構具競爭力的敏捷團隊及組織革新的過程中,所有成員透過不斷學習及反饋提升專案技能與執行力。團隊成員有一定的分工但不分彼此,碰到任何狀況要及時反應,群策群力,默契配合,也符合敏捷精神。

圖中的Being可以是任何角色,前提是放下職稱對角色的制約,每個角色都要努力往前看,創造個人與團隊價值,努力吸收新知(Knowing),找到優化的方法,要持續反思(Thinking),有自己的觀點,透過不斷地判斷、思考與實踐創造新的資訊與數據(Data),不斷提升個人及團隊能力,進而潛移默化,主動影響他人(Leading & Influencing),形成良性循環。因此,每個角色都要同時具備軟硬知識與技能,在動態學習與動態調整的過程中達到專案目標,團隊也在每一次的專業執行中不斷優化實力,提升組織效益。


改變是必然 成為Dynamic Persons才能笑傲職場
不過,任何管理模式或組織架構在改革與轉型的過程中無法一步到位,即便是數位時代橫空出世的敏捷式管理,在動態調整的過程中也必須站在既有的基礎上迭代、增量,在保有核心價值的前提下逐漸蛻變,一如優秀的運動員有肌肉記憶(Muscle Memory),優秀的專案管理方法也有生命力與肌肉記憶,不可能直接改掉原來的架構、價值與定義。可口可樂公司即便品牌眾多,特殊配方的原味可樂在銷售排行榜上仍佔有一席之地;國際專案管理學會(Project Management Institute,PMI)或敏捷管理也無法一夕之間拿掉核心競爭力(Core Value),打掉重練,因此,未來的管理模式極可能在保留核心價值的前提下,又能在新舊融合的過程中帶來新的管理思維,創造更多專案價值。

專案管理的轉型之路正在進行中,可預期的是,「鴛鴦鍋」式的混合專案可能越來越普遍,但是混合(Hybrid)不是唯一解,沒有一定的架構方法或一成不變的管理方式,即便Mixed專案成為另一種主流,過程中仍須動態調整。李國彪笑說:「Everything is dynamic!」不論在專案中扮演何種角色,切記掌握「變形蟲」原則,成為軟硬技能兼備,不斷優化的Dynamic Persons,才能持續創造自己的職場價值!


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「職場」二字,可延伸許多不同時期的人都會處在的環境,例如:一位剛畢業轉換環境,對未來憧憬的新鮮人,或是一位入職場已有些許經驗,但還在...
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