首頁 敏捷
快速且有效建立新團隊的實務方法
2022/12/1 作家:彭奕婷, PMP
274
作者/彭奕婷, PMP

Meryl在醫療相關的系統公司做了三年的跨團隊專案,雖不具備人事管理權,但因為帶團隊績效良好,所以被高層轉指派帶領另一個新團隊。該團隊成員約7人,年齡分布在25歲至45歲之間,成員皆是軟體工程師背景。並且,每位團隊成員除了要負責Meryl的案子外,還需跟其他5位不同的專案經理合作。

第一步、耐心觀察,辨識問題
當Meryl初次與新團隊見面時,除了資深成員Ben外,團隊成員各個神情面露緊張、有些人甚至頻繁搓手,坐立難安。Meryl十分好奇這樣的情況,但仍不動聲色的先友善示好:「大家好,我是Meryl,很高興認識大家!接下來的日子裡,我們會一起達成公司目標,我們一起努力。」接著,讓成員簡單自我介紹後,Meryl就讓團隊回座,接著開始為期兩週的觀察。

兩週的過程中,Meryl發現該團隊有兩個狀況:
第一、成員情緒常處於不安的狀況。
第二、成員負面情緒多,抱怨和謠言都多。

Meryl心想,這狀況勢必存在已久,為了團隊長久發展與成長,必須要盡快處理。

第二步、消彌權威,賦權團隊
幾天後,Meryl走向Ben,微笑地對他說:「Ben,我有件事情想跟你聊聊,你方便嗎?」Ben抬頭看著Meryl ,且面無表情地回答:「好。」

「你在團隊比較久,經驗豐富,所以想請你幫忙。」Meryl看到Ben皺著眉、露出狐疑的表情,所以接著說:「我們有共同的目標要達成,想借重你的智慧與能力,我想你最了解團隊成員。」Ben露出戒心的眼神,在經過一段時間的靜默後,他開口說:「也沒有什麼特別的,叫我們做什麼,就會做什麼。」接著又是一陣沉默。Meryl看著Ben警戒的眼神,拍拍他的肩說:「好,了解,謝謝你跟我說明。」 在Ben離開時,Meryl叫住他:「對了,下午兩點,請幫我帶團隊到會議室。」Ben點點頭示意理解,接著離開現場。

下午兩點,團隊成員全員到場,Meryl招呼大家選擇自己喜歡的位置,隨意就座。「大家應該很疑惑,為什麼會找大家來?」某些團隊成員有些躁動,似乎有點不安。Meryl判斷剛接手這團隊,大家勢必還不信任她,所以避免直接詢問團隊想法,而改用別的方式,所以接著說:「因為我才剛跟大家接觸,不太了解狀況,所以想借用大家的力量,一起創造我們的團隊樣貌和名稱!」看著愣住的團隊,Meryl笑著繼續說:「在決定團隊名稱前,我們先來聊聊,大家期望、喜歡的『團隊』,有什麼特質?希望我們成為有什麼特質的團隊?」

Meryl請成員Jade幫忙發放她手上的便利貼,一邊說:「每個人都有一本便利貼,我們每個人用五分鐘的時間,每人至少寫出三個『你心目中的團隊的特質』,一個特質寫一張便利貼。」接著計時開始。五分鐘後,Meryl請每位成員逐一說明他所寫的內容,每說完一張,就把便利貼貼上牆壁上,若遇到相同、相似意思的便利貼,就貼在前一個便利貼的下方。

幾分鐘過去,團隊成員的想法,已排列在牆上,分別是:
1. 快樂
2. 安心
3. 績效好
4. 互相信賴
5. 樂於分享(彼此的技術)
6. 有共同目標
7. 每週有共同聚會

第三步、達成共識,重建團隊
Merly看著牆壁上的便利貼點點頭,接著請每人拿起放在桌上的貼紙,每人拿三張,以不重複的方式,貼到他們認為最重要的三張便利貼上。

幾分鐘後,便利貼上的貼紙數如下:
1. 快樂:5張
2. 安心:2張
3. 績效好:2張
4. 互相信賴:4張
5. 樂於分享(彼此的技術):3張
6. 有共同目標:4張
7. 每週有共同聚會:1張

「很好,我們接下來,要找出前三名的特質。」Meryl請成員Cindy告訴大家。「快樂、互相信賴、有共同目標。」Cindy害羞地唸出前三名的內容。「謝謝Cindy。」Meryl肯定地告訴團隊:「我們很棒,不但分享彼此的想法,更決定了團隊的特質,現在要請大家替自己掌聲鼓勵!」看到團隊仍遲遲未動作,Meryl率先開始鼓掌,並邀請成員:「來,我們真的很棒!」成員才開始陸陸續續的鼓掌。

「好,既然我們共同決定了我們團隊的特質,也就是『快樂、互相信賴與有共同目標』,接著,要邀請大家一起腦力激盪,一起思考我們的團隊名稱要叫什麼?」Meryl接著說:「請大家先記住這三個詞,接著閉上眼睛一分鐘,等下請大家張眼時,跟大家分享你想到的第一個畫面或名詞是什麼?我也一起做。」一分鐘後,大家張開眼,Meryl邀請左手邊的成員逐一說明:「我想到『汽車』」、「陽光,我看到這個」、「有太陽、有道路,兩旁還有高山」、「音樂」……等。

最後輪到Meryl:「我想到『藍天白雲』。」雖然並非每個人都回答,但這樣的成果讓她十分滿意:「很好,有很多具體的畫面。接著,請大家投票決定我們的名稱。」在成員的一陣慌亂中,團隊名稱決定為「Bon voyage」(法文意思為:旅途愉快)。而此時已將近一小時,所以Meryl請團隊先休息五分鐘,再回到會議室。

第四步、共創規則,凝聚團隊
五分鐘後,團隊再度聚在一起,Meryl說:「Ok,歡迎我們Bon voyage隊回來。」神奇地,Meryl看到少許成員也露出微笑回應。「接下來有個題目,想借用大家的智慧」Meryl接著說:「我們若要成為一個團隊,除了名稱、了解特質,還需要加點什麼?讓我們可以更踏實地、有規律地往前走?」

成員再度陷入沉思,Meryl則耐心等待,幾分鐘後,有個聲音打破現場的寧靜:「需要『規則』。」是成員Max。Meryl微笑且鼓勵Max繼續說:「多說說看,是什麼意思?」Max不好意思地搔搔頭說:「團隊需要一些規則,就跟各種球賽,都需要一些規則,來讓球員和大家遵守一樣。」Meryl開心地回應:「對,我們還需要建立一個大家『共同遵守』的規則,方便團隊日後合作。」Ben緊跟著問:「要怎麼做?」Meryl點點頭,繼續說:「好問題!大家覺得目前我們最需要注重哪件事?可以讓我們變成『快樂、互相信賴與有共同目標』的團隊?」成員再度陷入沉默,幾分後,Ben率先回答:「互相提醒要交件的任務。」Meryl鼓勵地說:「很好喔,多說說?」Ben接著說:「事情太多,有時候會忘記要交件的時間。」Max跟著補充:「可以提早一週、三天來互相提醒、可以設行事曆來提醒、或定義事情的優先順序,先做最重要最急的事情……等。」

經過一陣討論後,團隊定義了一項共同要遵守的規則:「每個任務,都要設定完成的時間點,並且要提早三天互相檢查任務,以確定完成的任務內容是正確的。先試行一週,下週再看看怎麼調整。」Merly滿意地說:「我們Bon voyage隊真的很棒,用這麼短的時間,達成這麼多團隊共識!很期待下週喔!」由於時間已近一小時,再加上團隊也已滿意目前成果,所以會議就此結束。

在成員們都愉快地回到座位上、各自繼續處理工作時,Merly則是將成果,張貼到團隊座位旁的大片牆壁上,讓成員們隨時都能看到大家共創的結果。

敏捷組織新型態—強化組織韌性 跟進市場變化

如何讓企業真正「敏捷」起來而不流於空泛形式?本期封面故事針對企業轉型所需的準備、組織敏捷性的特性、組織敏捷下的團隊思維改變及相關實務...
敏捷組織新型態—強化組織韌性 跟進市場變化
彭奕婷, PMP
現職臺灣產品人學會(POA)理事長、Scrum Inc.臺灣培訓Trainer,企業內外訓講師/Trainer、大專院校講師,以及台灣敏捷部落(TAT)AG7產品負責人(PO)社群社長。除了與多位作者出版教育研究書籍外,也與多位志工共同翻譯國外管理書籍。產品管理經驗逾10年,同時,自2015年起,持續深耕敏捷實務至今。

專業為:產品管理 (含商業策略、UX、數據分析、需求管理等)、Scrum、教練 (國際教練聯盟ICF)、跨國與多團隊領導……等。
您可能也喜歡這些文章