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重視細節不藏私 穿梭於百億專案的營建推手
2023/9/1 作家:專案經理雜誌
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文/吳怡銘, PMP, PMI-ACP, CSM 

2006年成為長宏第一屆高雄班國際專案管理師、2010年獲頒華人十大傑出專案經理、曾任PMI-TW三屆理事,對於專案管理公共事務推動不遺餘力。她是李純櫻,在宏昇營造公司從經理到副總經理,從千萬等級到百億級跨國專案,大大小小專案都有她盡心盡力的身影,超越能力展現可謂是專案經理的最佳楷模。

「重視細節、不藏私、熱情、正直、誠信、冷靜、理智,具備整合能力,擁有通識思維,懂得與時俱進,能夠反觀自照……」宏昇營造公司營管部副總經理李純櫻一邊用手數著,一邊說著優秀專案經理應該擁有的特質。

採訪前10分鐘,她正與董事長電話討論下週標案的細節,百忙之中仍堅持給予專案經理一些提點,希望能將自身經驗分享一二。

瞻前顧後展現PM價值
在標場上可說是身經百戰的李純櫻,儘管有時並非掛上專案經理或是專案負責人的職銜,卻對每一個公司的工程專案瞭若指掌,大型工程投標階段都有她的影子穿梭其中。據她而言,有時候投標須知的一個字,或是某個前後不一致的規定沒注意到,整個團隊付出的心血和時間都可能付諸流水。她在工程標場中就見過競爭對手因少蓋個章、提送一份過期文件被判定資格不符,錯失爭取新台幣幾十億元工程案的機會,真的是欲哭無淚。

所以當問及領到工程標單時,起始式應該為何?她不假思索指出,肯定先看清楚投標及評選須知,進而分析是否有重大風險及粗估是否有利潤空間;再者是整個市場的預判分析,了解有沒有潛在的競爭者,然後著手備標及準備服務建議書,務求能全面滿足評選需求。

「滿足要求看似簡單,其實隱藏很多學問。多數有經驗的人都會視業主在評選須知的評分比重去投入,基本原理是這樣沒錯,但能不能受到青睞並獲得高分,是存在技巧的。」李純櫻以過來人的角度分享,她曾辦過雜誌以及有著近20年處理合約管理及工程法務經驗,對白紙黑字的解讀可說非常細膩,十分注重關鍵字。

而她最常做的事情,莫過於整合所有專業人員繳交的服務建議書初稿,而後開始收斂內容,同時持續不斷與相關同仁討論,針對關鍵議題再找尋資料補強,從中找出評選辦法所要求的管理或解決方案,並技巧性地寫出公司能夠做到的亮點,最後字句推敲校對,並就每個關鍵數據再行覆核,總是要努力到最後一刻才定稿。「畢竟不管是多少金額的專案,100頁的服務建議書,簡報15分鐘、Q&A得10至15分鐘內完成,如何精準掌握時間呈現亮點與重點,並回應評審問題,給予最平穩、正確的答案才是關鍵。」

「最後一位把關標案的人,其實是我的老闆—宏昇營造公司董事長郭倍宏博士。他在工程界50年經驗,是高手中的高手,絕對是我工作上的導師。」李純櫻特別指出。

四原則揭開專案不確定性
面對常見的專案不確定性,李純櫻擁有一套獨到見解,專案經常存在模糊、複雜、易變的特質,而此朦朧之美必須要用對的方法才能撥雲見日。

她以所在的營建業為例,依序提出「利害關係人」、「基準」、「限制」、「資源」四原則,其中以利害關係人為重,誰可以幫助我釐清專案的基準與限制,能投注資源,能解決問題,方是關鍵所在。舉例來說,在專案管理中,工程師想要的與顧客想要的往往存在歧異空間,如何將兩者聚焦在同一張圖,是技術也是藝術,所以基準因應而生。而與人溝通,若能掌握立場不同、環境不同、思想不同,常常易位思考「為什麼?」,更有助於專案的合縱連橫。

然而,基準真的能永保專案安康嗎?有時也不見得。李純櫻分享,曾有一則重大的工程案例,業主在標案說明書載明需以A工法呈現,但經過工程師投標前評估發現B工法較A工法合適,且安全考量為優,「基準似乎在還沒開工就出現疑慮,在尊重利害關係人與基準之餘,可做一件事情,即是將B工法列入服務建議書之中,把限制與風險考量清楚,在第一時間找出為專案解套的方式,後續資源的衡量和配置也能得宜。」

再論限制,尤其是合約條款或是施工規範最容易發生。她對此表示,在專業技術能力之外,「懂得解讀」也很重要。在日常累積專業知識與經驗法則之餘,還可進一步了解工程慣例或是法院判例,盡可能找出各種可以把限制解除的方式或是找出替代方法,才能知己知彼、百戰百勝,「有時候拒絕或是限制,替代會是重要的出口。」

「懂得整合也是必備技能,專案經理對產業要能綜觀全局並且有通盤知識。不一定要懂多高深的技術層次,但要能判斷出與歸類問題的產生是屬於技術層面還是合約層面,是屬於利益衝突或是超出基準太多,有沒有協商空間,甚至於有沒有可能是某一位利害關係人從中作梗等等。」李純櫻經驗談。

與團隊歡唱共創高績效
「領導者願意無私地給予奧援,隨時從旁協助,同搭一條船、同屬一條心的氛圍,會是團隊成功的關鍵。」李純櫻直言自己在宏昇營造公司近20年的心得,從董事長、高階主管等都具備同一種特質:親自帶著同仁往前衝。

她舉今年(2023)的一次補班進行教育訓練為例,了解到同仁平日上班的辛勞,而且補班的上班興致也相對較低,因此臨時決定來一場教育訓練,運用歌曲把專案管理的實務運作從開始到結案快速闡明。「這門課源於專案管理的重要觀念與知識體系,卻能快速喚起人們腦海中的工作技能與知識,箇中的載體就是流行歌曲。」該次是李純櫻第二次講述,第一次是在ITPM台北PMP分享會,而面對自家同仁,她在分享前一小時,快速微調與營建工程相符的情境歌曲。據李純櫻形容,現場數十位同仁大聲高歌,熱情如火餘音繞樑,她給了同仁回家作業,一星期內交三首歌曲來形容自己工作現況,結果每個人都繳交,回饋非常之踴躍。透過這個過程,也讓她更進一步了解同仁心聲與創意。

在簡報中有近百首歌曲,李純櫻挑選二首經典與讀者分享,第一首歌是「太陽」,代表著專案經理應該有的精神和精髓,似溫暖的太陽般,平等照護每一位利害關係人。誠如歌詞中「我只想做你的太陽,你的太陽。在你的心裡呀,在你的心底呀,不管是多遠的遠方,不要害怕我在身旁……」

第二首歌是英文歌"The winner take it all",指的是專案經理在標場上,贏的策略與功課必須做足,因為差0.1分也是輸,富貴險中求。好比經典歌詞"The winner takes it all. The loser has to fall. It's simple and it's plain. Why should I complain?"化為中文翻譯,則是「贏者全拿,輸家跟著落幕。遊戲規則很簡單,輸了就別抱怨。」

她笑著說,即便每份工作都是人生歷程之一,千萬要保持樂觀,一首「熱愛105℃的你」送給正在工作崗位的專案經理,莫忘初心與純真,長保熱情與熱度。

身帶正能量的超級學習力
認識李純櫻的人,都知道她對學習已經不是用「若渴」可以形容,甚至用「飢渴」二字也不為過。而立後拿到EMBA碩士;過不惑再度獲取土地管理與開發碩士;將至耳順之際,2022年又攻讀台灣大學土木工程研究所營建管理組碩專班。看到她甚至得一週南北奔波四天去台大讀書、半夜12點過後又回台南的毅力,神采奕奕下依舊笑容滿面,「學習是我一生最重要的樂事,而書本是我必不可少的良師。」她認真地說。

緊接著,李純櫻拿出平板電腦開始解釋,「在專案管理有著三角職能的概念,而我對於專業素養除了實務一直不斷累積,可以用黃金三角來說明,更建議專案經理能藉機審視自己的職能,持續向上提升。」

由於所在業態的關係,她將自己核心職能定位為「營建管理」,與之呼應黃金三角分別是「專案管理」、「企業管理」,以及「土地開發與管理」三個重點構面。「多給自己一點精進目標與學習機會,可以分階段,當然亦可同步進行,重點是如何在每一次的接軌中有所得,再從每一次的獲得中再躍進、再獲得、再躍進……我在2002年拿到EMBA,於2009年取得土開碩士,2022年再度挑戰土木工程研究所,無時無刻都不嫌晚,無時無刻與時俱進。」

看著李純櫻侃侃而談,在佩服這位女強人之際,其身上散發源源不絕的動力與正能量,讓人不免思考,如果要在世界上找到第二位擁有全方位營建管理職能的人,實則困難矣!

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