文／季平, PMP

Scrum架構強調自組織(Self-Organizing)與自我管理(Self-Managing)，團隊可以自行決定誰負責哪些工作、工作順序、如何應用團隊成員的專長與技能以及如何相互協作，共同目標是在時間內完成每個短衝目標(Sprint Goal)，交付令人滿意的價值型產出。過程中，團隊會透過每日站立會議(Daily Scrum)即時提出問題、同步進度，並能透過回顧會議(Sprint Retrospective)審視及修正不足之處，將之前的經驗化為養分，針對下一個Sprint提出更好的計畫方案。2024年11月3日舉行的全球敏捷領導力盛會「2024全球頂尖敏捷CEO大獎」就是採用Scrum架構、貫徹敏捷觀念與作法的經典案例。

如何透過敏捷手法及Scrum架構打下勝仗？
該獎項專為表彰全球最具創新精神與卓越領導力的敏捷領袖而設，14位獲獎者從45位候選人中脫穎而出，10位國際敏捷專家評審團肯定他們在企業的敏捷轉型中發揮了關鍵作用，為敏捷轉型樹立典範。頒獎典禮當天匯聚250位企業領袖、敏捷專家以及全球專業人士，前行政院長毛治國博士更親臨現場，發表領導力決策方面的專題演講。

頒獎典禮別出心裁，採用4K 360全景直播的方式呈現，完整記錄典禮的每個精彩時刻，讓「2024全球頂尖敏捷CEO大獎」停格在完美瞬間。在所有人將目光焦點放在獲獎者身上以及活動的各項創意亮點時，很容易忽略一群默默付出的志工團隊，一如光與影，他們是站在黑暗中扛著探照燈努力照亮舞台的幕後推手。

「這場盛會不僅是對全球敏捷領袖的致敬，也是我們Scrum工作團隊努力的結晶。」活動總召林信融說。事實上，這場活動的籌備期長達六個月！在為期六個月的籌備過程中，林信融協同數十位志工夥伴一同實踐Scrum架構，不論面對何種問題或挑戰，都是透過敏捷手法及Scrum架構來面對及解決問題。

面對這場馬拉松式的活動籌備期，志工團隊如何敏捷動員、如何發揮Scrum自組織與自我管理的特性，針對大大小小的Sprint交付有價值的成果？對此，林信融表示，從活動構想到實際執行，志工團隊先將整個籌備工作拆解成多個Sprint，每個Sprint為期一週，涵蓋目標設定、任務分配、進度檢視以及成果交付等核心步驟。透過每日站立會議(Daily Scrum)，團隊快速同步進度、解決阻礙，以確保每位夥伴的工作內容清晰且具體。

回顧會議(Sprint Retrospective)有助於團隊夥伴在每個Sprint結束後反思執行過程並適時調整策略。「Scrum的透明性、檢視性和適應性不僅提升了團隊效率，還讓所有人都能有參與感並體會到個人的價值。」林信融說。

在任務分配上則是先將團隊成員分成數個專注小組，各自負責不同的範疇，例如：參加投獎潛力CEO/CXO的邀請、組織小幫手輔導投獎CEO陪跑、擬定SOP、大小線上會議預演、會場現勘、費用核算、票價擬定、行銷策略、嘉賓邀請、場地設計、活動流程與市場宣傳等等。每個任務的PO(Product Owner)都有清晰的職責，但又彼此緊密合作，以確保整體目標得以實現。

Scrum架構讓工作夥伴能夠快速應對各種臨時變更，例如：最後一刻臨時新增嘉賓人數／桌數的需求，或是場地佈置方面的意外狀況。林信融笑說：「實踐過程中，我們深刻體會到Scrum不僅是一種工作方式，更是一種能適應不確定性的強大工具。」

分身乏術＋壓力山大，時間分配成挑戰！
一場活動從無到有，從抽象到具體再到執行，需要靠團隊彼此奧援、分工與協調，才可能呈現最佳樣貌，取得預期中或意料之外的好成果。從結果論來說，這場活動吸引全球關注，也成功佔據國內外媒體版面，雖然活動最終圓滿成功，過程中卻有許多甘苦。林信融指出，因為所有志工都是在既有的本職工作之外兼任籌備工作，時間分配成為最大挑戰。

此外，由於45位投獎者來自不同領域，而且每一位CEO在投獎過程中，對於投獎專案的篩選、評選標準到參獎專案的分享內容、影音錄製與文件呈現方式的理解程度不一，在甄選工作的準備上也並不同步，需要量身打造輔導計畫，也需要進行細部溝通協調。

過程中出現各式各樣的變數與挑戰，不只參獎者，就連志工團隊都需要在最短時間內適應隨時在改變、不確定性高的「未知」，許多志工當初懷抱著極大的熱情與熱忱加入籌組工作，後來卻因為活動補給線拉長、距離活動日尚有半年的時間等因素而中途掉隊，所幸大部分的夥伴最終能夠相互扶持並且緊盯著Product Goal，攜手克服挑戰，一路衝刺到活動圓滿完成。林信融說：「每個人都感到壓力山大。然而，正是這些挑戰讓我們更深刻地體會到Scrum的價值。」

身為活動總召的林信融不諱言，團隊中難免會有不同的聲音和意見，尤其是在討論活動設計或資源分配時。還好，透過Scrum的透明流程及開放溝通機制，加上夥伴們都能堅守Scrum五大價值-開放(Openness)、尊重(Respect)、勇氣(Courage)、專注(Focus)與承諾(Commitment)，因此總能適時化解這些問題，也因此在遭遇迎面而來的各種「變化球」時，夥伴們總是能及時補位，不至於掉球失分。

在任務認領及討論的過程中，團隊彼此的意見也被充分傾聽及尊重，展現Scrum「自組織、自我管理」的特性，當每一位志工都能管理好自己的工作，就能推動組織持續前進。過程中，志工們組建的「敏捷團隊」在面對高速變動的各項挑戰時，充分發揮彼此的協作與靈活性，在執行各人任務時也能同時與他人協作，創造有價值的產出。此外，志工團隊也充分掌握優先級排序的精隨，始終將「最重要的任務」放在首位，隨時聚焦而不發散，因此得以避免因為需求／問題／變數太多而迷失了原來的方向。

從學習中成長，
成功經驗化為持續成長的動力
長達六個月的籌備期，歷經緊湊而充實的震撼教育，團隊中的每一位志工都有被掏空的感覺，不過，雖然疲憊，所有人都認為自己有所成長。林信融笑說：「我們學會如何在壓力下協作，並通過敏捷的方式有效解決問題。最重要的是，我們看到自己的努力轉化為現場活動的成功，這對所有人來說都是無價的成就感。」

活動結束後，這個敏捷團隊透過回顧會議，總結了許多寶貴經驗。例如：事前更細緻的風險管理能進一步降低突發狀況對專案進度的影響；此外，更主動地與合作夥伴溝通，也能提高資源協調的效率。「我們為活動的成功感到驕傲，但更珍惜的是這段共同奮鬥的過程，這是我們在未來面對任何挑戰時都能受益的寶貴資產。」林信融說。

身為活動總召，林信融從不同視角看待這段「征程」。當初他是帶著對敏捷實踐的熱情和對團隊的信任踏上了這段旅程，他的初衷是希望透過這場活動，讓全球敏捷社群看見台灣的專業與熱情，同時為每位參與者提供一個學習與成長的機會。過程中，他看到了一群志工如何從生澀傻笑到攜手共進，也看見Scrum這種工作方式如何讓每個人將潛力發揮到極致，他說：「我們的目標不僅僅是完成一場活動，而是通過這場活動讓更多人了解敏捷文化，並將其應用到不同領域中。」最終，志工團隊的努力得到了豐碩的成果，不僅活動獲得廣泛好評，團隊中的所有人也都在這段旅程中收穫滿滿。

「2024全球頂尖敏捷CEO大獎」圓滿落幕，但志工團隊對敏捷實踐的探索仍在繼續。林信融相信，這次的經驗可以轉化為更深刻的洞察，未來能為敏捷社群帶來更多價值。他也期待，敏捷團隊可以在下一次的CEO大獎中攜手並肩，再創佳績！