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十個常見的時間管理錯誤 正在降低你的工作效率
2020/4/1 作家:UPerform優普豐敏捷學院
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文/UPerform優普豐敏捷學院

時間正在滴答滴答流逝,然而你仍停留在同一任務上。你知道你已落在計畫的後面,但每天仍有許多「不重要」的任務在那裡需要你去處理。在我們的生命中,有大部分的人至少會遇到一次這種情景,儘管我們努力去有效組織我們的時間、走在計畫的最前面,並成功完成所有的任務,我們仍然發現很難控制所有的事情。所以不要建立沒完沒了「要做的」事情列表,而是要花點時間來確認你時間管理問題的根源。什麼是你做錯的地方?你的時間在哪裡消失掉了?讓我們看看下列十個打亂你工作流程和無法按時完成任務的常見錯誤。

1. 無法確立優先順序
如果你大部分的任務,要求你「相同」的專注力時,識別出最高優先順序的任務就變得極為重要。例如:你正著手處理一個高優先任務,此期間你又和團隊一起腦力激盪美妙的創意,此時,你的一個同事衝進來,請你處理一個突發的緊急事件!要知道這種情景是無法避免的,而且總會有我們必須處理、浪費一些時間的情景。學會排優先順序是一個過程,而且你需要時間和經驗去發現最有效的方法,這也是一個對你最適合的方法。有些工具如「行動優先級矩陣」或「Google Keep」都能幫助你排優先並維持在一個穩定的效率層面上。

2. 拖延開始你的一天
不管怎樣要求任務,如果不能早點開啟你的每一天,所有想要順利完成的日常任務努力都將失敗。所有大預言家們和最有影響力的領導者們都有一個共通點:早起去做他們最有價值的任務。拖延你的每一天會產生骨牌效應,你將不得不重新規劃大部分任務,且會感覺到一天的忙亂。

3. 無效率地規劃任務
效率的高低不僅僅每天變化,而且依賴於一些因素也隨著人的不同而變化著。有些人在清晨睜開眼睛的時刻,就處在效率的巔峰,而有些人恐怕要在太陽下山後,才展現出他們最大的潛能。平衡好時間最容易的方式就是發現個人生理時鐘的巔峰期,並分配好該時光去做最高優先順序的工作,而不是把它分攤到完成一些不太重要、重複性的任務上。

4. 拖延症
拖延症也許是最可怕的敵人。沒有什麼比在那裡兜圈子、找藉口,最後導致無法認真對待工作、損耗注意力和正向的能力還可怕。這不僅堆積了大量待辦的工作事項,而且也使得自己因為沒有開始工作而感到內疚,尤其是緊急的事情。

避免這種情景的最好方法,就是用一小部分時間來專心開啟任務。這將喚起你的想像力,並吸引你的注意力。很快地,你將全身心地投入到任務中。如果這還沒有幫助的話,盡量把任務切分成可管理的幾部分。前述的方法也將幫助你追蹤時間,讓你更清楚地知道需要多少時間去完成這個任務。

5. 不能管理許多分心的事
當大量交流平台和社交媒體允許我們容易地進行交流時,它們也是我們在生活和工作中感受到分心的主要原因。

無論是響個不停的電話,還是從聊天或社交媒體群中不斷獲得的通知,它們打斷我們的工作節奏和破壞我們創新的思路。關掉所有的通知和聊天、規劃避免打擾的時間,如:一個或兩個小時,縮短你花在那些對你工作意義不大的事情上的時間。

6. 低估要完成某些事的時間
通常激進的人最容易掉進去的陷阱是:「錯誤地計算需要去完成某項任務的時間和精力。」這種行為是典型過於強求成功的人。他們認為能將一切事情置於可控之中,絕不拒絕任何一個機會,無論它會花掉他們多少時間和精力。

7. 多重任務
人們通常會掉進多重任務併發的陷阱。理論上講,如果你能承受高負荷的工作量,那麼同一時間處理多重任務也是可行的。然而,在同一時間做多個事情,使得你無法均衡專注在多個任務上,如一件事情一件事情按部就班地去做,多重任務會導致你花更多的時間去完成。換句話說,如果你想擅長多重任務,你需要具備極強的條理性並維持在一個高度專注、有創造性和精準的層面上。

總之,多重任務不適合每個人,所以要仔細選擇自己的戰場。只要情況允許,應放棄多重任務,請專注一個時間一個任務。這將幫助你產出高品質的工作,並使得你有成就感。

8. 忙而無效
儘管我們盡可能多專注在高價值的工作上,有時仍會跑偏,發現自己正在做大量低價值事情,它們不僅吞噬我們的精力和時間,而且對我們最終想取得的結果產生微小甚微的影響或毫無影響。

要避免這種情景,你必須時常告誡你自己:

- 這個有用嗎?
- 這個怎樣有助於最終目標?
- 如果你有些瑣碎的任務要處理,試圖將它們聚集在一起。比如:不是一天做一個任務,而是在一個下午完成三天的瑣事。這或許能幫助你專注在真正的工作上。

9. 完美主義
整個人生是一個學習過程。每次投身到一個新專案中,我們要面對許多障礙,但是也學會怎樣在整個過程中越過它們。雖然我們應該盡力達到最佳效果,但你需要記住,你沒有時間讓每個任務完美。

再回到優先順序。你的時間是有限的,如果你不想總是超時工作,必須有時是「見好就收」,正如他們所說的那樣,不要讓完美成為好的對立面。

10. 忽視休息
這聽起來像是反生產力,但它的確是非常重要,從長遠效應來看,在日常工作中的體現尤為重要。無論是在做一件緊要的任務,還是一些瑣碎的差事,設定一定的時間休息是完全必要的。根據一項由Draugiem Group進行的研究,我們的大腦不能長期專注8個小時。唯一合理的方案是離開,並做些與工作無關的事,例如:吃東西、去走走、鍛煉,或者完全不做任何事情並且放鬆一下。這可以幫助你清晰思考,並獲得更多心理能量,來應對接下來的工作。

要更好地控制計畫,你需要前期投入一些時間,來識別妨礙完成事情的障礙。總之,在合理的時間管理上,我們是自己最大的敵人,我們必須控制住好自己。

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國際Scrum Alliance聯盟REP及Agile Alliance聯盟企業會員、敏捷運動的推動團隊。創立於2007年,目前是華語地區擁有Scrum聯盟認證體系導師級Scrum認證者CST/CTC最多的機構,此團隊翻譯和撰寫了多本著作。
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