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斜槓媽媽的時間管理術
2019/12/1 作家:Evonne Tsai
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作者/ Evonne Tsai

相信每個PM都有管理自己專案的一套方法,我也是。但自從生下第一個孩子後,我宛如遇到「隕石開發法」的攻擊,將我的步調完全打亂。當時又是工作正要起飛之時,說實在蠻辛苦與焦慮的。

我有一天突然問自己,做為PM,我會專案管理,同樣的概念是否能用在我人生的專案中?

現在,我已經是兩個小孩的媽;在電商擔任營運副理;同時經營一個PM主題的Medium部落格,是華文圈最多人追蹤的Medium,在許多科技媒體也有相關專欄;我也經營一門產品經理線上課程,偶爾還擔任企業講師。兩年內,這麼多角色,已經不只是斜槓了,快成為滿身槓的刺蝟了,我怎麼做到的呢?這是這篇文章想分享的。

搞定利害關係人
對我來說專案管理最重要的第一件事,就是「搞定利害關係人」,因為你的資源來自這些人,專案最大的風險,也來自這些人,在專案進行中,要花最多溝通力氣的,還是這些人。

人生的專案也是,你有沒有盤點過你人生中的利害關係人是哪些人?他們對你的人生事業是助力,還是吸乾你精力的阻力?你管理他們的策略是什麼?

我生活上最重要的利害關係人,就是我的丈夫。很多媽媽會抱怨,生了小孩老公會退化,彷彿成為大兒子,要額外的照顧,在我剛生完小孩的時候也是,感覺老公怎麼「還沒準備好」?

在生氣幾次之後我發現,老公其實是「爸爸這個角色的菜鳥」,我必須「帶他上手」,就好像我教導下屬上手那樣。因此我先分配一些簡單、例行性的事給老公,而且一步步「帶著他做」,讓他知道怎麼樣才能符合我的期待,而不只是生氣他為什麼不主動幫忙,幫了忙事情又做不好,其實他可能只是不知該如何是好。

「教育完」老公後,我就放手讓他做,畢竟要「讓下屬長大」。在之後許多加班出差,或是到咖啡店趕工寫文時,老公幫了我最大的忙,可以在家把小孩料理好,讓我沒有後顧之憂。老公永遠是媽媽最重要的支持者,不要讓他成為妳的大兒子。

其他利害關係人,包含小孩、公婆、工作上的主管、自己的原生家庭……等等,你是否都檢視過與他們的關係,思考過如何讓他們支援你的策略呢?

一份時間要用很多次
時間以及注意力的資源相當寶貴,它們是生產力的來源,卻十分有限,就好像在專案中,工程師的資源寶貴且有限一樣。在規劃功能、支援專案時,我們會去考慮「這個專案需求,是不是可以賣給其他客人」、「這個功能是否能符合公司的長期策略目標、增加公司的競爭力?」

我們會拿寶貴的開發資源,去做有綜效,或是效益最高的專案,我的「斜槓人生規劃」也是,我做的事情看似多樣,其實核心主題都是「產品經理」

1.
工作上的經驗與思考,是我的「專業」養分。
2.
Medium以及科技媒體上的PM文,是我培養讀者與粉絲的「流量」養分,讓更多人能夠看見我的專業,同時,藉由整理出這些想法,我進一步將「產品經理做事方法」這種看似很「看情況」的專業,磨成一門任何人都能上手的學問。
3.
線上課程以及講座、企業分享,則是我「建立影響力」的養分,流量能灑得廣,但是受眾未必真的「受影響」,但是一門有架構的課程、幾小時面對面深入的接觸,才能讓企業感受到我的價值,我也能更明白讀者的需要是什麼。
4.
從課程中認識的人、得到的回饋、專案管理實務的討論,可以回過頭來加強我在工作上的專業能力以及人脈連結,也成為我Medium文章的靈感來源。所以,我做的事情看似很多很雜,但我其實是創造了一個「自我強化的飛輪」,每一個我花下去的時間,都能同時強化其他兩項,有三倍的效果,因此才能達到這麼多看似不可能的里程碑。

訂定你的資源使用策略
接續上面的不同角色策略來看,一旦策略定位清楚,有些事看起來符合短期利益,但與長期策略違背,我就不會做。例如:很多人在討論「Medium文章是否該鎖付費牆」,我的Medium是流量工具,以我的名氣,鎖付費牆可能每篇文章都能賺一筆錢,但我寫文章的時間就不能「用三次」,同時用來建立聲望,帶來課程機會,進而增進工作上的成就,看似賺錢,但是就綜效而言其實不划算,所以我就不會選擇這個策略。

同樣地,我曾經考慮過Medium內容要不要接業配,看起來如果業配內容符合我的Medium主題,似乎符合以上架構,可以做做看?但是接了業配之後我發現,它會減少我的「影響力」,一旦開始寫業配,忠實讀者就會開始對我有一種「幻滅」之感,進而減少信任,這很殘酷,卻是事實,所以套回我的資源使用策略,業配可以賺短期的錢,但是長期看來對策略目標有損害,所以我不應該花寶貴的資源在上面。

另外,也可以思考是否有機會「用資源換時間」?「外包」就是一個常見的案例,家庭必備的三機-洗衣機、洗碗機、掃地機器人,妳是否準備好了?另外,我認為每天洗衣、曬衣、摺衣很花時間,所以我會一次買多套孩子的制服、運動服,減少我洗衣的頻率,週末再請打掃阿姨一次洗曬。

什麼?打掃阿姨?那不是很貴嗎?這就牽涉到下一個策略。

計算妳的時間成本
在開發專案編預算時,我們會估開發成本,用開發工程師的薪水計算,那妳算過自己的時間成本嗎?我的算法是:

薪水除以22天上班日=我的日薪,再除以上班時間8小時,就是我的時薪,只要我做一件事情的價值,低於我的時薪,我就會外包。例如:假設我算出我的時薪是1,000元,週末打掃房子要花我5小時,掃完還累趴,但是請打掃阿姨來,他的時薪是400元,而且因為她是專業的,只要3小時就能搞定,我等於花1,200元,換得價值5,000元的生產力,而且心情愉悅放鬆,是不是非常划算呢?

小撇步:利用產品設計「流失率」的概念,減少時間浪費
最後還有一個小方法跟大家分享,在電商設計產品時,我們會減少使用者要花的步驟,並且將「結帳」放在顯眼的地方,因為只要一點阻力,訂單可能就流失了。我們能不能在生活上反其道而行,「增加」我們浪費時間的阻力呢?

例如:我常在手機接收到通知就反射動作打開,然後開始回起訊息、滑起臉書,一回神兩個小時就過去了,以時薪來看我浪費了2,000阿!我的做法是:手機上不裝臉書App!刪除App之後,我想看臉書必須打開手機的網頁版本,光是這樣一個小小的阻礙,我花在臉書的時間大幅減少。

同時,我的手機關閉所有通知,我只在「固定時間」檢查是否有信件或是訊息要回,這也可以減少大腦切換成「自動駕駛浪費時間模式」,拿回屬於你的寶貴時間。

以上就是我的方法,各位都是專案管理高手,相信也能從專案中體悟出怎麼在人生的專案中消除浪費,做資源的最佳配置支援人生目標與策略!

PM2.0 升級版專案經理

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PM2.0 升級版專案經理
Evonne Tsai
財金人.科技人.行銷人,現為外商經理人。
定位自己為人類學家,永遠保持好奇心與熱情,學習跨領域新事物,希望最終能成為一個完整的人。
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