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掌握高效率 超好用的專案工具
2021/8/1 作家:專案經理雜誌
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文/季平

管理大師彼得.杜拉克說:「效率就是把事情做對(Do the thing right);效果就是做正確的事情(Do the right thing)。」換言之,「做正確的事情比把事情做對更重要(Doing the right thing is more important than doing things right!)。」在重視KPI、OKR的年代,企業拒絕無效率已成鐵律,但如何避免無效率需要智慧與工具,讓二者能「有效」發揮的關鍵則是人,即專案經理(Project Manager,簡稱PM)。

成功PM五力齊備
不論是企業或組織,每天都有大大小小的專案被執行,從專案成立前到結束後,PM需要透過專案管理技能幫助團隊以更高的效率完成專案任務。《專案管理知識指南》(PMBOK® Guide)將專案管理分為5大流程:起始、規劃、執行、監控和結束。為了便於掌控專案進度,在一個完整的「專案生命週期」中,許多PM會從中再細分幾個階段,每一個階段任務完成,有了實際成果後再接續下一個階段任務。

然而,不論專案大小,從開始前到結束後都有千絲萬縷的工作要做,中間牽扯到的團隊成員小,可以是PM一人,也可能需要跨部門、跨公司,甚至跨國溝通協作,彼此之間如何互動溝通、極大化執行效果,有賴靈魂人物PM控場。PM是執行專案管理流程的靈魂人物,所以需要具備專案管理知識,同時要懂得運用專案工具助攻。基本上,一位稱職的PM需要具備五種能力:管理能力、分析與解決問題的能力、溝通能力、人際能力、技能與知識力。

沒有專案管理工具 人生是黑白的
將時間拉回到20年前,傳統的專案管理方式充滿大量文書工作,許多PM花大把時間在繁瑣、附加價值低的行政文書工作或內部溝通上。依據麥肯錫研究顯示,職場工作者每週平均花14%的時間與內部團隊溝通和協作,而且是透過電子郵件,每週花在電子郵件上的時間約13小時,占工作時間的28%。高達96%的工作者表示,回覆不必要的電子郵件浪費許多時間,研究指出,回覆電子郵件後,多數人約需64秒才可能「回神」,再度專注於手邊的工作。另有企業表示,如果一家百人企業平均每週需要花在溝通的時間達17小時,每年耗費的成本近53萬美元!

也有勤勞的PM努力落實專案排程,比方透過Excel鉅細靡遺地規劃專案流程。雖然這張嘔心瀝血的排程有助PM及專案團隊理解專案本質、思考行動步驟,也有助預測專案投入時間、專案風險及掌握資源分配概況,甚至追蹤專案全貌,可以說是PM在專案執行前的「紙上練兵」,然而,沙盤推演很重要,隨著專案如劇情般展開後,計畫趕不上變化的情況,可能讓PM需要花更多時間修改或調整原來的表格,光是拉表格就能讓PM每天少睡一小時。

還有許多PM陷入每天開不完的大小會議中無法自拔,腦力激盪開完會後.還有一大堆等待彙整的資料,以及……老闆下一場會議。不開會好像事情沒有進度?但會議馬拉松真的有效嗎?有研究指出,美國企業花在不必要的會議上導致370億美元的薪資損失,而許多人的經驗是:「開完會後腦袋仍是一片空白,這也突顯了會前準備不周及冗員出席會議的問題。」

特斯拉創辦人伊隆.馬斯克曾表示:「開會是最浪費生命的事,過度的會議是大公司最令人詬病的災難。」除非會議內容能提供全體員工更大的價值,否則應該減少所有大型會議,而且會議頻率應該降低,時間越短越好。管理大師彼得.杜拉克也認為,一天到晚都在開會的組織是「沒人在做事的組織」。

時至今日,專案無所不在,但PM沒有三頭六臂,一天也只有24小時,如何在有限時間內用最有效的方式與最多人溝通,非常燒腦,土法煉鋼容易徒增無效產值,隨著專案管理方式的推陳出新,如今的PM只要善用專案管理工具,就能節省大把時間、提高效能,24小時全球團隊成員同步,還能隨時評估OKR、動態調整專案計畫,萬一有突發狀況發生,也能很快將專案拉回正軌。

提升效率從善用專案工具開始!
研究顯示,86%的企業管理者、員工認為,無效溝通是導致任務失敗的一個重要原因。然而,每個專案都需要團隊成員協作溝通,如何提升溝通效率,除了一位稱職的PM,也有賴好的協作工具。麥肯錫指出,如果公司能充分利用社交工具改善內部溝通,員工的生產力可以因此提高20~25%。

不想讓專案品質及效率敗在時間、開會、無效溝通上,PM責無旁貸,有必要熟悉各種專案管理工具,讓專案工具成為堅強的隱形戰友!專案管理工具可以創造更高效、更具協作力的工作環境,讓工作流程和協作流程無縫接軌、輕鬆節省時間,也可以追蹤績效、專案流程,並允許團隊成員使用簡單、有效溝通的電子郵件軟體。

走過前面20年專案管理大環境的PM一定很有感,如果專案工具早點出現,就無須浪費時間在開會、電子郵件回覆、溝通協調、彙整會議紀錄及各式報表上,拜資訊科技所賜,市面上已經有數十種專案管理工具,只要PM善用這些工具,不論是開會、溝通協作、同步訊息,專案成員可以透過科技工具天涯若比鄰,同一個時間從不同時空互動協調,比方使用Slack等通訊應用程式,可以縮短約24%的會議時間。

PM的專案管理工作,主要在於幫助團隊追蹤進行中的工作,以便在時間內完成專案要求,過程中需要讓每位成員了解專案目標與執行進度,甚至過程透明化,讓成員同步看到任務分配及專案進展,掌握團隊目標,達到良性競爭與彼此監督的目的。專案管理包含不同類型、方法及途徑,如:瀑布式(Waterfall)、敏捷式(Agile)、混合式(Hybrid)……等,其中,產品、工程及軟體開發團隊較為廣泛應用的類型是敏捷式專案管理。

效能大爆發 掌握敏捷精髓
敏捷是一種思維方式,可以使團隊和組織創新、快速因應變化、降低風險,也可以靈活使用許多框架,如:Scrum、Kanban、XP……等快速完成任務。以沒完沒了又浪費生命的大小會議來說,敏捷只要每天15分鐘站著開會,團隊成員只需要聚焦三件事:昨日完成什麼?今日要做什麼?執行過程有何困難?會後討論支援細節即可。美國Scrum聯盟(Scrum Alliance)2017年報告指出,86%的團隊每天都有站立會議,顯見「站著開會」遠比坐著開會有效率,接受度也更高。除了站著開會,也有高達66%的企業團隊以兩星期做為一個短衝週期(Sprint),聽取團隊意見,決定下兩週需要關注的焦點,透過每兩週修正檢視專案進度與成效,改善專案品質。

多數專案都有嚴格的時間限制,Scrum是一種靈活、簡單的敏捷框架,可以讓團隊只花一半的時間執行兩倍分量的工作,主要將管理重心放在需求澄清、需求控制上,以時間限制做為管理核心。若PM能善用Scrum框架,不僅可以省下時間,也不會白忙一場,浪費時間開發客戶不需要的產品,而是專注開發最有價值的功能或產品,透過每兩週一次的Sprint成果展示,所有成員都看得到專案進度與執行成效。該份報告也指出,高達98%的團隊表示,將持續使用Scrum。

除了Scrum,還有許多專案工具能協助PM提高效率、提升績效,同時讓工作進度透明化。MS Project、Excel、甘特圖適合做為工作排程;Redmine、Trello、Jira適合監控任務耗費時間,以及任務是否達成。2020年新冠疫情爆發後,適合遠端協作與通訊的視訊軟體,如:Zoom、Webex、Miro也相當受青睞,或者也可以試試Slack、Basecamp、Asana遠距工具。Slack具有頻道、私訊、App、檔案共用和視訊通話功能;Basecamp可以追蹤待辦事項、專案截止期限、文件和檔案,也能透過留言板、群組聊天功能,與遠距團隊成員溝通;Asana可以輕鬆追蹤專案期限和詳細資訊。

此外,社交專案工具也很好用,如具有消息傳遞、聊天與溝通功能的社交績效管理軟體Samewave,可以避開雪片般飛來的電子郵件,避免冗長無效的大小會議。團隊成員只要善用以上專案工具,可以發揮更好的協作效果,也能節省排程規劃、開會、會議紀錄等文書處理的時間成本,對於PM來說,也能更好地管理專案目標、簡化業務流程、文件共享與儲存,並能提高團隊協作效能。

合格PM一定是努力的人,但成功PM一定是努力又懂得找方法的人,除了不斷學習專案管理知識,也要學會使用各種專案工具,不過,工具是死的,人是活的,在推動專案的過程中,唯有不斷溝通與調整,才能「Keep on doing the right thing」。

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