前面幾期的文章，我用了很多的篇幅在談跨部門的專案管理技巧，本篇一樣圍繞著這個主題去延伸，這篇來談談在組織重整過程中，專案經理該如何去扮演好自己的角色，讓案子真的能順利地運作。

 

只要你在一家規模不小的中大型企業任職，公司為了讓營運更加順暢或解決一些當前的問題，勢必會不定期地進行組織重組，小的重組可能只是部門的拆分與合併，大的重組可能連價值鏈的分工都全部砍掉重練，以下我先舉一個最常見的重組案例：

 



 

研發部下有三個部門，各自負責一項產品的開發與維護，其中PM C所負責的新產品開發專案因第一版上市後成效卓越，因此經營層決定將這個團隊從研發部獨立出來，放到產品部下，此時我們可以看到PM C的Report line已經有了變化，他改為對產品部主管報告，在這樣的組織調整後，我們會發現幾個問題：

 

     1.決策變的複雜：原先A、B、C三個Team是對同一位主管報告，有爭議時只要研發部主管就能決策；C切到產品部後，若A、B與C之間對工作有爭議，可能就需要研發部與產品部的主管共同解決。

 

     2.優先順序衝突：原先A、B、C三個Team的KPI差異小，彼此相互支援的機率相對較高；新的架構下，研發部與產品部的KPI差異較大，彼此認為重要的東西不同，也因此對工作任務的優先順序就不會相同。研發部認為產品的品質與完整性非常重要，而產品部更加重視上市時間與銷量，兩者在安排任務的方向肯定不一。

 

     3.分工存在模糊地帶：因為PM C過去在研發部，所以研發部做的事情一項也沒有少，而一旦換到產品部，那原先他在研發部所負責的工作怎麼辦？一般有兩種選擇：(1)交接給A、B兩個部門的同仁；(2)帶到產品部中繼續做。選(1)，A、B兩個部門是否清楚如何接手你的任務，或者他們是否有被告知要接手你的任務；選(2)，則需思考你的資源是否足夠支撐研發+產品的工作量，此外，也要問問你的新老闆是否認同你將研發部的工作帶到新部門。當你無法釐清這些問題時，彼此的分工就會存在許多模糊地帶。

 

清楚分工，但容許20%的模糊空間

如果你是上例中的PM C，你首先要做的就是找研發部與產品部的主管們一起討論權責分工問題，哪些事情會留在研發，哪些會歸入產品，這都必須要溝通清楚，並將結論整理出來發送給相關人員。但在溝通時總會有部分的工作不易切乾淨，這時候別急著一次談清楚，留給彼此一些緩衝空間。過去我經歷過多次的組織調整，在自己、他人身上都看過太多的案例，當我們急著把事情一次攤開來談，連門口的垃圾桶誰負責倒都要急著談清楚，此時你給老長官、老夥伴的感覺是什麼，他們可能這樣想，「換個位置換了腦袋」、「想不到他這麼計較」，此時你已經為後續的合作埋下負面因子。

 

談清楚本身沒錯，但別急著一次談清楚，可以保留20%左右的模糊空間，在後續合作時陸續釐清即可。

 

清楚定義自己的角色

分工談妥只是第一步，最少讓彼此清楚什麼事情該由誰負責，但這並不代表我們就能把事情做好，因為你本來與PM A/ B都是負責相同的工作，你原先的角色是代表研發部，所以把品質做好，把功能完整實現就是你的任務；但當你換到產品部任職時，你必須要重新定位你的角色，你必須思考產品現階段主打的特性是什麼？TA是誰？最近兩個版本的上市時間？

 

搞清楚自己現在工作的重點是什麼？被要求的KPI是什麼？工作的目標是什麼？這就是重新定義自己角色的過程。

 

當你清楚定位自己的角色後，你會發現自己從過去的供應方成了需求方，這樣的角色轉換可能很衝突，但這是一個必經的過程，你必須對你過去的老戰友們提出需求，要求他們根據你的期望來交付成果，你可能會對他們說：「產品一個月後要上線，我希望這5個功能都要有」，對方可能回你：「不可能，研發加測試最少要2個月的時間。」，此時你們可能會僵持不下。

 

對於此情境，我有個簡單的建議─利讓，在跨部門專案中，如果我們總是能站在對方的角度去思考，多付出一點，吸收掉一些本來可能屬於對方的工作，這個舉動貌似吃虧，但這會讓雙方合作更順暢，也會讓對方感受你合作的誠意。

 

重建專案機制與程序

分工運作一段時間後，大家熟悉了目前的分工方法，你也比較熟悉自己目前的角色，此時你可以開始思考如何往100分邁進。專案管理過程中，變更的數量與規模愈小，專案的可控性就愈高，當機制與程序愈健全，專案出現變更的機會就會相對減少，所以一個好的PM，一定要持續建立專案的標準機制與程序。

 

這可能包含：

我們需要開哪些會議，每個會議的目標與主軸是什麼？

我們之間要交換什麼樣的文件，文件的範本是什麼？

接受需求與交付成果的方式為何？是口述、紙本或有系統來輔助？

……

 

機制與程序定義的越清楚，我們越了解該如何做事，專案的突發狀況減少，可控性就會提升，如期、如質、如預算完成專案的機率就會因此提高。我們可以把組織調整當成一個很大的專案變更，而PM必須管理好這個變更，專案才能順利往下進行。

 

溝通、溝通、更多的溝通

溝通決定專案的成敗，當組織重整，分工重新被定義時，溝通更顯得重要，如何展現誠意，如何將彼此的目標掛勾，如何讓利給對方，放下你的身段，保留一些彈性，對方會更願意與你配合。

 

本篇著重在組織調整後PM如何迅速上手的基本心法，但其實不同的組織調整在做法上還是略有不同，這部分留待後續的專欄中我們陸續補充吧！

 

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