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2023專案管理風向球:「2022專案管理大獎」新增「敏捷組織類」 組織迎接創新挑戰的利器:專案管理
2023/3/1 作家:專案經理雜誌
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文/季平, PMP

「2022專案管理大獎」新增「敏捷組織類」
看梅西與隊友們在球場上奔馳,好比看一場「敏捷式(Agile)」花式足球賽,而梅西是Development Team、Product Owner,也是Scrum Master,在「敏捷」框架下執行不同的Sprint Goals。

足球場上變數橫生,靈活應變是王道,面對變動劇烈的VUCA時代,專案管理也必須有更靈活的應變之道。「2022專案管理大獎」特別增列「敏捷組織類」,一方面呼應全球「英雄淡出、團隊勝出」的專案趨勢,強調「追求團隊共榮才能達成組織價值」的真諦,再方面彰顯「敏捷」在企業專案中的影響力。

「2022專案管理大獎」決審委員、國立臺中教育大學管理學院院長林欣怡認為,從政治、經濟、社會及科技層面來看,產官學研媒都處於VUCA時代,熟稔專案管理原則與敏捷手法是組織迎接不斷創新挑戰的利基點,更是利器!「2022專案管理大獎」以「敏捷文化」或「敏捷方法論」為核心主軸,廣納參選單位屬性與規模,透過兩階段審查,希望體現標竿專案與專案領袖的價值。相較於預測式專案管理著重於「產品交付」,敏捷專案文化則是著重於「價值交付」,促使企業在執行專案時能以利害關係人需求為導向,邁向創意創新的典範學習之路!

孤掌難鳴,團隊增能是王道!
足球場上的溝通多半仰賴隊友們對戰術的熟稔及相互間的默契,而專案溝通除了默契與團隊成員對專案的理解程度,更需要融入領導技巧與適當賦權。一如梅西是隊長、控球者、助攻者與精神領袖,好的專案管理者要有識人、用人、帶人以及凝聚團隊戰力的綜合技能,如何善用領導技巧與魅力、信任隊友適當放權,考驗其靈活性與判斷力。傑出專案領袖獎(OPL)獲選領袖身上都有「梅西」的影子。林欣怡笑說:「專案領袖需要引領組織做好價值定位,又能接地氣地帶領團隊執行專案項目,更要兼顧團隊增能,讓團隊成員有動能增效(Synergy),促進內在動機且兼具能動性!」

她印象最深刻的得獎者是獲選傑出專案領袖獎的中華電信總公司組織暨人力發展處林志隆:「他有著對上下垂直溝通的使命感以及內外部橫向溝通的藝術感,展現Stewardship領導風格,透過個人專屬的核心理念,全面滲透到業務統籌範圍。」

標竿專案獎DPA中,臺中市政府水利局充分體現了實踐混成式專案管理與資料驅動循證決策(Evidence-Based Decision-Making Management) 的最佳實務。由局長范世億擔任「水利環境改善建設管理整合計畫」發起人,落實責任指派矩陣(R&R),以調適性開發手法維持與利害關係人的密切對話,降低溝通認知差異,透過數位科技加值應用(如:視覺化決策儀表板管控執行進度與即時取用資料)以支援決策,在專案執行的過程中逐步驅動數位轉型。

獲選標竿企業獎的Fable寓意科技則強調全方位專案經理人的職能培育及養成。林欣怡認為,敏捷文化更需要以信任為基礎的協力合作與共構資源,寓意科技實踐推動自組織團隊,透過技能再造與深化技能訓練賦能PM,靈活實踐Scrum Team的跨域遠距組建,並善用設計思考讓創意更接地氣。

2023年專案新趨勢:跨域經驗+學習共構
從「2022專案管理大獎」得獎單位與獲獎者身上不難看出,追求永續發展的過程中,更要求穩、求變、求創新,尤其專案管理講求經驗學習(Lessons Learned)以及流程資產(Procedural Assets),讓組織與團隊可以藉由迭代過程的經驗逐步修正優化。在敏捷思維與精實思想(Lean Concept)共振下,專案推動已經逐步轉型,更重視交付價值、彼此尊重、減少浪費、開誠布公、調適變更以及持續改善精進。

林欣怡笑說:「每一個專案執行都應該建立脈絡,形成專屬的專案文化與方法工件,我們可以從成功專案中多方彙集與反覆精煉『Know-How』專有技術與『Know-Why』後設認知,精煉專案核心價值與準則的時間盒(Time Box)。」她觀察,近年來專案管理逐步變成轉型與創新的重要工具,更是進一步影響友善環境、社會參與以及公司治理……等促進全球經濟發展的重要後盾及先鋒!她倡議各界應共同致力於培育社會使命型人才(Impact Talent),同時應具備四大關鍵能力—覺察議題、循證決策、推動執行以及敏捷學習。

敏捷轉型與培力風潮吹向教育界
事實上,這股轉型與培力風潮已經吹向教育界,教育系統平台也逐步應用混合開發手法(Hybrid Approach),「新住民子女教育資訊網2.0」的迭代與增量開發時間盒即為一例。教育部國民及學前教育署委託國立臺中教育大學新住民語文課程整合推動資源中心維運的「新住民子女教育資訊網2.0」專案執行以預測式生命週期起始開發,針對資訊網2.0範疇內的各專案計畫PO及計畫承辦進行需求訪談、規格制定、系統分析設計、程式撰寫建構及後續的測試驗收、上線……等流程。執行期間發現,開發方式與實際系統使用者的期望之間存在些許落差,於是調整為迭代及增量手法進行功能開發,同時予以持續回饋與調適。

迭代式開發生命週期在分析設計階段重視與利害關係人的溝通,使雛型能與系統使用者期望相符,確保每一個欄位、匯出格式以及操作流程都能順暢簡便。功能正式上線前會在測試區做完整體功能測試並進行功能微調修正,之後才正式開放系統供使用;操作使用過程中則會記錄使用者回饋,依此做為後續功能優化及擴充參考。

資訊網開發同時運用增量開發生命週期,以資訊網2.0網站功能模組為例,在各項子計畫中,每項子計畫都有其申辦期程,需要配合期程規劃開發順序,逐步將模組完成上線,各子計畫均包含申請計畫、審核機制、成果填報……等共同功能,再依據不同需求做出差異化。在開發初期先將需求或原紙本流程轉化為可開發功能模組,並進行流程模擬繪製示意圖,再與利害關係人進行確認功能畫面示意及欄位資訊、申請流程,經審核架構後再進行開發,搭配迭代開發方式,直到子計畫功能完成上線。

從「2022專案管理大獎」新增敏捷類獎項、得獎企業案例及「新住民子女教育資訊網2.0」都能看到敏捷身影與精采實務,各界在敏捷框架下正面迎戰VUCA帶來的挑戰,組織與人才再不敏捷起來,也許等不到下一屆世足賽開打,就會提早被淹沒在時代的新陳代謝中。

2023獎出新價值

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