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如何讓會議開的更有效率?
2020/10/1 作家:邱榮嘉
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作者/邱榮嘉, PMP


相信接觸過PMP的人都知道,在PMP各子流程工具中,「會議」是一個常常出現的工具,其實也正好反應出,會議在專案管理中的重要性。一個好的會議在一個好的專案管理中是舉足輕重的,不僅可以讓各個利害關係人充份溝通,了解需求及滿足需求,更可以及早發現專案進行中的風險,並及時處理。所以有人說,一個專案大概八成的時間都是用於溝通,而會議是溝通的形式之一,因此,組織者可以在會議上充份討論之外,也能讓會議的結論被追蹤並執行,因此會議記錄就扮演了相常重要的角色。

既然會議的召開是如此重要,而會議記錄正是把大家的共識以文字化的方式記錄下來,因此如何在龐大信息量的會議下,讓會議紀錄可以詳實卻簡要,根據筆者的實務經驗,可以透過工具來達到此目的,將分為以下各點來與讀者分享。


會議紀錄應事先準備
相信大家都有經驗,若會議紀錄是在會議開始時才撰寫,常常會因為會議進行的節奏,而使得遺漏某些要求,因此我們可以在會議開始之前,就開始準備會議紀錄


使用會議紀錄模板
每家公司在自己的組織流程資產都有會議紀錄的模板,不論你使用的記錄工具是Word、Excel 或是Google Docs,都可以將您公司的模板設定為這些工具的常用模板(母版),當您下次要開始一個新的會議紀錄時,就可以快速的啟動,而不怕有遺漏。在收到議程後,在使用模板的會議紀錄中,可以先把出席者、各個議題的主旨及發言人預先按發言順序填上去,在會議進行中時,只需要把當下的討論內容做補充就可以了。


使用共享日曆來確認參加會議的人
會議召開的時侯,往往是要把大家有空的時間確認好,名單參加者也可能無法參加或請人代理,透過郵件的溝通常常需要再去整理每一封郵件的內容,往往也要反覆確認好幾輪。我們可以利用共享日曆來解決這個問題,例如:使用Google提供的日曆功能,只要把與會者都加到「工作排程日曆」的瀏覽權限內,透過Google日曆,就可以很方便的了解每個與會者的出席或代理狀況,此外還可以設定事件通知,提醒當事人開會訊息。

確認好實際的會議參加者,我們就可以請與會者先行提供會議的資料,先行更新議題簡介。


協作平台
如果會議的主題比較多或具有複雜性,在會議紀錄的預先準備就可以使用協作平台,例如:使用Google文件的協同合作功能就可以讓大家即時編輯同一份文件,會議記錄者只要預先使用會議紀錄模板,再根據議程整理會議紀錄內容,分享編輯權限給與會者,再標註與會者的名稱代號,提醒與會者預先填寫要討論的議題簡介,就可以大大的減少會議紀錄準備的時間。

除此之外,在會議完成後,也可以讓與會者確認記錄的內容,每個與會者可以修改並補充之前的發言,讓會議紀錄更俱有客觀性。


會議進行時聚焦重點
如同專案在執行前就有做了充份的規劃,在會議開始前預先填寫方會議紀錄已經讓會議的內容結構化,此時我們只要聚焦在討論的重點做完善的記錄。


善用語音逐字稿工具
如果打字不快,以往我們會用錄音筆來把錄製會議的過程,但事後還是得重新聽一遍,相當於又再自己開一次會,費時費力。

這時我們可以利用語音辨識軟體,自動將語音轉成逐字稿,在會議後,只需要稍微編輯,就可以填充到會議紀錄上了。根據筆者的經驗,目前的語音辨識軟體對中文也相當成熟了,例如:在手機App上的「雅婷逐字稿」或是「 Google即時轉錄」,其正確率高,而且也會根據語意做前後文修正,並可以自動加上標點符號,在根據不同的語意自動分段,而在語音轉文字過程不會中斷,可隨時暫停,隨時開始,很適合在會議進行中使用。

使用上,除了要盡可能靠近音源,也要注意不要過度依賴,以為有軟體記錄,自己就不記錄了,最後再來整理就好,殊不知這會造成額外工作量。建議還是要靠自己記筆記,若有來不及的地方就在筆記上做標記,在會議結束後,只要注意自己標記的位置,從軟體轉換的文字稿中去確認並補充就可以了。


會後整理
如先前提到的,使用協作平台,除了可以讓大家預填會議內容,在會後的資料補充也是相當便利的,當與會者確認完成之後,就應該要產出正式的會議紀錄發送給利害關係人。


會議紀錄儲存
有些會議紀錄完成後,可能就直接丟到LINE群組或是以發送郵件給各個利害關係人,但 LINE上會有保存期限,郵件可能因為空間不夠被刪除,或是命名不規範,造成在查找上的困難性。因此會議紀錄的文檔命名應符合組織的規定,這樣才可以便利日後的查找,而會議紀錄存放的方式,也是非常的重要,除了公司內自設的檔案伺服器之外,也可以考慮將會議紀錄儲存在能夠永久儲存的雲端硬碟中,例如:Google Drive、Dropbox、OneDrive ……等,都可以做為公司異地備用的地方,也可以讓具有閱讀權限的人,隨時可以查看會議的內容。


待辦事項要落實追蹤
在開完會議之後,大家辛苦做成的結論以及待辦事項,除了要能夠詳實客觀的記下來之外,也要讓這些待辦事項具有追蹤性,做為下一次會議的輸入。

我們可以使Google Tasks來做為待辦事項列表,在會議結束後,使用Google Tasks可以設定每一個Tasks的責任人,應完成日期以及任務事項。當設置完成後,Google Tasks可以和Google日曆整合,責任人可以在自己的Google日曆看到何時得完成任務,當然也可以設定使用郵件提醒。

Google Tasks也有App可以使用,下載到手機上,除了可以追蹤每一個待辦事項,也可以收到完成提醒,讓專案過程更具有透明度。

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邱榮嘉
中山大學信息工程碩士,竹科工程師出身,在大陸各城市工作,軟體開發及專案管理方面已有十數年的經驗,負責根據公司商業戰略,進行專案管理,通過技術架構及應用的梳理,對新技術的整合(區塊鏈、AI人工智能‧‧‧‧‧‧等),有濃厚的興趣及經驗。