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疫情世代,用專案思維提升職場競爭力
2021/6/1 作家:李建勳
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作者/李建勳, PMP

2021上半年度,隨著2020全球疫情爆發,產業因疫情造成了與疫情前有著截然不同的生態,疫情發生即將度過第二年,突發的一年中,許多產業為了生存開始了跨界之路,甚至因疫情嚴重性造成消費習性的轉變,不得不強迫自己的企業數位轉型,就是為了能夠在商業上持續累積競爭力,反觀台灣因防疫有成,產業上數位應用需求擴增和國際人才回流台灣,反而讓台灣的商業市場於疫情世代下更加發光發熱。

由於疫情造成了多數人更加仰賴於數位工具操作上,不止客戶聯繫、KOL(KOC)蓬勃發展、數據行銷應用、CRM分析甚至生活娛樂上的習性也因疫情產生許多不同數位生態(Clubhouse、Podcast和TikToK帶貨……等),這些看似為社群工具,卻讓緊湊的時間更加的破碎,原先可以在固定幾個媒體或社群工具上獲得的學習方式、集客和資訊都將回不去,碎片化的時間將考驗我們該如何善用專案管理的方式因應資訊爆炸的疫情時代?在探討專案管理之前要先分辨碎片化時間工作與工作時間碎片化的差異,這樣才不至於將固定的時間因碎片化而搞混;前者是充分利用可能被浪費的零碎時間來處理事情,這非常適合用專案管理的方式規劃,後者則是將原本完整的工作時間分割小塊時間,穿插處理不同的事情,這也是和專案管理,但先決條件來自於,我們要分辨清楚前因後果和事件優先順序,否則很容易將事情越排越多,造成自身和團隊的困擾。

以下是作者提供給出職場五年內和五年以上的朋友們一些疫情時代該如何用專案思維提升職場競爭力的建議。

給進入職場五年內的讀者們
對於職涯發展上時常是停看聽且戰且走的方式找尋發展機會,甚至有些人會先求安穩在同一個企業,認為久待對職涯發展會有所幫助,其實年資的資淺不盡然是升官發財的先決條件,不管且戰且走還是久待,都可以依照專案管理的5步驟來規劃職涯發展。

1. 起始
當進入企業,首先認清的不是企業發展,而是了解部門組織於企業中的功能性,依照資深同仁的習性彼此搭配,做(錯)中累積經驗或稱學習,了解自己進入企業的KPI,以不影響部門情況下,能清楚知道季度或年度的KPI如何達標。

2. 規劃
當清楚自己定位和KPI該如何達標時,隨時間的累積,也將慢慢清楚自己的專業是否符合所待的企業,這時候可以慢慢於部門組織中從輔助階段慢慢挑戰能否承接專案負責人,累積規劃的能力,甚至嘗試跨部門的合作,從中檢視是否喜歡所選擇的職務發展,若喜歡可進行第三階段執行,若發現不甚喜歡也可累積經驗往自己想要的方向調整。

3. 執行
當部門主管開始授予權力放手規劃專案時,這時候要加深和優化每一個專案細節,並且抽空考取相關證照,加深專業的深度迎接下一個被賦予的任務,當專案規模越大,此時能夠執行出獨當一面的績效,相信主管將會更放心交付更多同期夥伴沒有的機會。畢竟職場多半是垂直組織,想要爬升更高更好的發展,累積自己不可抹滅的成果將會是最首要的目標之一。

4. 監控
作者在人力銀行擔任職涯輔導顧問時,時常會發現多數人說的比實際上執行的完美許多,為何會造成這個現況呢?有可能是不甚了解每一個專案不只是執行和規劃而已,更多的是成效預估、專案中的市場變化需快速修正和專案後的檢討,而這些必須是實際上從頭到尾參與核心團隊才會明瞭的。隨著數位社群蓬勃發展的現今,不乏網路上加油添醋和說唱動人的職涯成績故事,結果說的好聽卻在職涯發展受限者不乏少數,若您想要在職場增加你的競爭力,與其說唱動人,不如能夠實際監控明瞭整個專案過程,當你清楚這些過程,也就不會輕易的將數據和成果發布於數位社群上了。

5. 結束
當明瞭用專案管理5步驟調整自己的職涯發展時,就會更加明瞭每一個階段每一個過程,最終都可累積經驗和不犯錯的底線,隨著職場經歷累積和專業知識的提升,有可能出現英雄出少年的機會,只要隨時準備得宜,誰說出職場五年內無法被老闆主管重用呢?!

希望以上專案5步驟能夠幫助出職場前五年的讀者在疫情時代下有好發展,接下來作者將對出職場五年以上的朋友分享該如何用專案5步驟提升職場競爭力。

隨者職場資歷的累加,不該犯的錯不能犯,不小心犯的錯也無法犯,要調整自我因為習性養成的困擾卻不知如何修正。其實仔細想想,職場當中菁英和發展好的同事朋友都具備了時間管理解決問題的關鍵能力,這不是畢業於哪所名校,家庭背景就能夠學習起來的,更多是後天的不斷修正和養成,而這個方式恰好也可以用專案管理來調整,以下是作者親身體驗供讀者們參考。

給進入職場五年以上的讀者們
1. 起始
隨者資歷越深,容錯的空間越少而專案項目也越加重,最常見的困擾來自於忙於加班和不知工作為何的瞎忙,其實不是時間不夠用,而是你不會善用時間,若讀者有這種問題,你需要的是先釐清工作上的政策、理論和思想進行討論,針對務虛和務實進行分辨,務虛是工作前可被評估,務實則是現實中可執行的過程,當明瞭先後和務虛實的可執行性,將不會浪費每一個時間。

2. 規劃
當開始了解起始中的務虛實的分辨,接下來要問問自己在職場上老闆交付的任務中,有哪些是重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要和不重要不緊急的,要知道老闆雖然是領導你的人,但執行最終來自於你自己,你要清楚每一個項目(專案),最終結果都是來自於你所想的,只要能讓結果如預期,就是最完美的成績,千萬不要不斷的累積工作量,產生了工作時間碎片化窘境,我們要的是碎片化工作的過程。

3. 執行
俗語說萬事起頭難,當明白起始和規劃的過程,請先做將複雜的,困難將累積經驗,輕鬆的雖然做得快,但未來遭遇困難多數你將無法掌握,這不利於職涯發展,請特別注意,資歷越年輕反而要珍惜公司可容錯的範圍。

4. 監控和結束
監控和結束,以5步驟來看,其實都可以放在一起來規劃,專案的結果是你的,也沒人可以取代,此時要做的就是養成輸出的能力,提攜後進而分享創造你更無可取代的價值,從分享中分解難度高的工作,降低逃避機率並把時間用在有意義的發展上,記住時間是無法回頭的,時間是累加制,多深度學習,學會封鎖無關的資訊和協助,合理的用專案管理操作制定職涯計畫,才能在這後疫情時代中提升職場競爭力!

最後希望疫情時代中的各位讀者們能善用專案管理的思維,找尋到符合自己的職涯發展。

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李建勳
台灣知名數位行銷顧問和商業分析師,持有中國高級項目數據分析師和PMP®證照,擁有多年跨產業實務經歷,專精於「數位行銷」、「商業分析」和「媒體策略」等領域,目前活躍於亞太華人市場,曾被媒體封為「全方位行銷鬼才」稱號。

為台灣職場少見從基層行銷企劃助理完整歷練各行銷職務至上市公司高階主管;曾擔任阿瘦皮鞋、天下雜誌、大豐環保、春樹科技、瘋狂賣客及LiTV....等近40家企業的顧問。
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