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敏捷3角色 形成平衡的團隊
2021/6/1 作家:專案經理雜誌
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文/劉嘉韻, PMP

從2002年敏捷(Agile)宣言出來之後,至今敏捷已經發展一陣子了。當初敏捷出來的時候是應用在軟體開發,因為現在這個時代是霧卡「VUCA」(註)的時代,VUCA在1986年就被提出來,VUCA 是Volatility(易變性)、Uncertainty(不確定性)、Complexity(複雜性)、Ambiguity(模糊性)的縮寫。台灣稱為「霧卡」,意指現況像霧濛濛一片看不清楚,眼光沒有辦法看得很遠,使得Scrum在這個時代之下成為適合的框架(Framework),又非常的輕量剛好可以被使用。

VUCA時代 凸顯敏捷重要性
台灣敏捷協會理事長張昀煒指出,現在剛好是霧卡時代,「眼前有霧,現況看起來又會更加難預測」,特別是2020年新冠肺炎是沒有人預想得到的,大環境情況非常難預料,「去年很特別的是,在過農曆年前,每家企業都在做年度計畫,但做完年度計畫就去放春節假期了,沒想到新冠肺炎疫情一爆發,所有的年度計畫完全沒有辦法實現,計畫全部要重來」。張昀煒說,企業可能花了很多精力去做年度計畫,受到疫情影響全部要重做,這就是很明顯的例子,可以凸顯敏捷的重要性。

他又指出,有些公司以前可能做的計畫一次都是3~5年,後來都放棄不做長期計畫了,改為短期的計畫,甚至有公司一次是做10年的長期計畫,但是都不一定有用,因此越來越多企業改走敏捷模式。

「Scrum或敏捷並沒有所謂什麼優點或缺點、好或不好」,張昀煒譬喻,「沒有人的病是一模一樣的,什麼藥要給什麼樣的人吃、治什麼樣的病,並沒有一定性」,所以不是大家吃同一種藥,就可以解決所有人的問題,最重要的是參考這種模式,將它做一些改變成為適合自己、組織、公司或企業使用的模式,敏捷的應用大概就是這種邏輯。

這些因素描述了企業在展望他們當前的狀態和未來的情景,表明了企業在制定政策或計畫時的邊緣性。這些因素使我們制定計畫或者向未來展望的時候變得微不足道。 VUCA更鼓勵企業或者個人具備以下的能力:
1. 預想改變條件的事情。
2. 明白事情和行為的結果。
3. 鑑別各個變量之間的內在關聯。
4. 為現實的各種情況和改變做準備。
5. 明白各種相關的機會。

張昀煒表示,敏捷(Agile)談得比較廣,Scrum只是其中一支,但在台灣談敏捷,最普遍的就是Scrum的方法,人們在講的敏捷三角色其實就是Scrum 中的三個角色,包括Scrum Master(SM,敏捷教練)、Product Owner(PO,產品負責人)及Developers(Devs,開發者)。

根據Scrum指南,Scrum以小團隊作為基本單位,稱為Scrum Team。 Scrum Team由一名Scrum Master、一名Product Owner與Developers所組成。在Scrum Team內沒有子團隊或是階級架構,是由一群具有凝聚力的專業人士,且一次只專注在一個目標上。

Scrum 團隊三角色
Scrum Master:負責按照Scrum指南來建立 Scrum團隊,方式是透過幫助Scrum Team內與組織內部的每個人了解Scrum的理論與實作。Scrum Master又稱僕人式領導,服務對象是Scrum Team或更大範圍的組織。

張昀煒指出,在台灣普遍能夠使用標準Scrum模式的企業其實不多,尤其是專職、合格的Scrum Master的角色非常少,通常都是主管兼著做,或是主管去考到證照就來做,但Scrum Master要知道、要會的東西,其實是需要高度專業性的,也需要信任團隊並且被團隊信任。

Scrum Master是個非常難的工作,在一本書《The Great ScrumMaster》有提及:Scrum Master的六頂帽子,包括:嚮導、教練、導師、老師、夥伴及喚醒者,每一頂帽子都代表一門都高深的學問,要戴好任何一頂都不容易,需要經過很多的磨練、學習與體悟,張昀煒說,「真誠是Scrum Master的武器」,這樣的人會需要追根究底的特質,也願意自己探索的特質,要帶給團隊安心的感覺,例如:PO對於產品有困惑的時候,Scrum Master能不能給予有力的支持,團隊遇到困難的時候也需要給予幫助,此外也要有細微的觀察力,重視一些微小的訊息與聲音,這些都是Scrum Master所需要的能力中的冰山一角而已。

張昀煒笑說,Scrum Master的角色有時候會是討人厭的,「沒有人喜歡聽壞消息」,但Scrum Master有時候必須把一些不好的消息給傳遞出來,讓團隊看到有可能存在或是沒有被解決的問題。而Scrum Master也是一面鏡子,在團隊中是需要做好榜樣的。

Product Owner:負責將Scrum Team所打造出來的產品價值最大化。如何做到這一點可能會依組織、Scrum Team和個人的過往不同的經驗而有極大的差異。

張昀煒表示,不妨想像PO就是產品的CEO,既然是CEO,那最基本的財務就是要全盤了解,以及產品的願景是什麼,以及清楚知道產品的核心精神是什麼,還需具備行銷的能力,至於領導力也是毫無疑問所需具備的能力,這些是PO所需的特質「也可以想像PO就是一位老闆,產品的生死都掌握在PO的身上」。

Scrum有個很重要的精神是「勇氣」,張昀煒說,談到PO的時候就會想到Courage這個字,這是PO非常需要的,「PO會需要勇於嘗試一些東西」,此外,PO還需要具備與團隊合作溝通的能力,PO的樣貌會是很沉穩的,具備非常穩定的人格特質,其專注點在於產品與團隊,一方面著眼於產品與市場,另一方面著眼於自身團隊。

Developers:所需具備的特定技能通常很廣泛,並且會隨著工作領域不同而有别。Scrum指南中寫道,Scrum Team當中的Developers是指在每個Sprint致力於打造任何可用Increment的成員。

張昀煒說,Scrum提到五個很重要的信念及精神,包括開放、勇氣、尊重、專注與承諾,這是每個執行Scrum的人都要具備的特質,但在團隊的角度來看,有些團隊會重視承諾,例如:要求承諾被達成,不僅是開發的承諾也包括對客戶的承諾,當承諾客戶一個好的產品、高品質的產品,就不能因為時間的急迫而壓縮了品質。必須要注意的是,團隊的承諾不僅是單向的,也會是多向的。

團隊需要的能力是多元的,在敏捷中,需要的是多面向而不是單一能力的團隊,張昀煒說,因為具有多面向的能力,所以才能面對不同的困難與挑戰,面臨事情就是解決問題,包括解決人的問題,也就是滿足使用者的需求(即使用者的問題),因此其能力需要是多元的,也需具備包容力,例如:雖然我不同意某些看法,但是我會接受這些看法;另外,在不同意某些事情時,也需要有勇氣把自身的看法表達出來。此外,也需要Scrum Team中有自由的環境與氛圍,讓每個人都能表達自己的看法,即尊重他人表達意見。

霧卡時代 更需要敏捷的力量
然而,在台灣的企業比較缺乏開放、勇氣及尊重他人的氛圍,但張昀煒認為慢慢會改變,透過敏捷的應用與實踐,形塑不同的企業文化,在過去老一輩的時代,照著老方式做就沒有問題,但在霧卡的時代,就必須要有調整與改變。張昀煒譬喻,假設老闆是一個開著大車的駕駛,在一團迷霧之中看不到遠方,但車上有很多感測器(團隊),如果又不相信感測器(團隊),假設輪胎反應已經扎到尖東西了,但駕駛如果在速度快的狀況下,還要懷疑輪胎的反應,很可能導致事故發生。「在過去,車子是開得慢的,可以讓司機(老闆)思考要不要踩剎車,但在敏捷時代車速是快的,所以要尊重感測器(團隊)的反應讓輪胎有能力自行煞車」。

張昀煒認為,未來台灣的企業會越來越開放,這也歸功敏捷社團一直在做敏捷的「傳道」,讓更多人知道且能夠應用敏捷,另一方面也是不少企業遇到一些困難與瓶頸,但是找不到解方,這些透過敏捷方式都將能逐一化解。再加上員工知識的氛圍不是只給薪水就夠了,因此很自然敏捷會越來越被重視,這也將是促使企業改變的力量。

Scrum Team是平衡的團隊
張昀煒表示,儘管Scrum Team有三個不同角色的存在,但會是一個平衡的狀態,每個人需要彼此相信,「它的平衡不是權力的平衡,而是因為相信與支持所帶來的平衡關係」,是需要三方面互相支持而不是三權分立的概念。

例如:Scrum Master重視的是效率,不是在於個人做事的效率,而是團隊的效率。而團隊重視的是開發的品質,但團隊是多人,所以Scrum Master要做的是有效率,透過流程設計、引導,讓整個過程順暢,讓溝通是好的,讓聽不到的聲音被聽見,細微的部分被團隊看見,才能讓產品朝向正向發展前進,這是Scrum引導的能力,而PO需要指引一個方向,團隊則是專注把事情做好,三方合作才能讓產品順利往目標前進。

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