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做出好簡報的10建議
2021/6/1 作家:專案經理雜誌
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文/周孟柔, PMP, PMI-ACP, CSM

根據微軟最新的研究指出,過去20年,人類的平均注意力不斷縮短,至今只持續8.2秒,連金魚都還有9秒,但這不代表我們都是弱智、無腦又心不在焉,反而是人們更專注也更有效率,對資訊的要求更嚴格。在分心的時代,越重要的專案提案,越要「簡短」,其實,最具有說服力的簡報,只要3分鐘!掌握要點,讓你的專案報告變得耀眼!


1.別拿簡報投影片當講義
別被自己的資料奪走觀眾的注意力。如果給觀眾講義,他們會先讀。無論如何,千萬別讓他們在你說話時有東西可以看。就這麼簡單。如果你想放投影片解說一些內容或測試,那就把標題和結論以外的文字都刪除,直接解釋圖表的來龍去脈。你最重要的目的,是利用投影片引導觀眾到你想揭露的重要資訊上。簡報投影片和講義必須是不同版本。投影片的用途在於協助你簡報;講義則是加強你說過的話。這個規則很重要。

2.謹慎使用動畫、轉場和字體
在即時通和社群媒體無處不在的世界,華麗的轉場和飛行動畫一點都不稀奇。大家都見識過了,不覺得有什麼了不起。使用花俏或多種字體時也一樣。全球各大品牌,都盡量使用簡單乾淨的字體,是有理由的。花俏字體只不過說明你太過刻意。強烈建議各位在投影片中只使用一種字體,最多兩種。現在軟體的下拉選單,字體琳瑯滿目,所以大家很容易過度玩弄字體。

3.如果用不到,就不需要放進投影片中
你不必把每件事,全用投影片或子彈句說出來。這是另一個常見的錯誤。規則很簡單:如果用不到,就不需要。只針對真正需要說明的想法或陳述,製作投影片和要點就好。所有放在螢幕上的投影片或重點,都要有原因。

4.每張投影片最多只放6個關鍵詞
不要寫滿文字和列點。一張投影片列出14項要點毫無意義。如果列出所有內容,就是把觀眾的注意力,分散到投影片上。這時候的螢幕上的投影片,反而成了重點。一張投影片別列超過6句重點。保持畫面的簡潔和思緒的流暢。如果你要改談其他想法或部分,就用新的投影片。投影片千萬不要逼觀眾讀完要點。這些子彈句的功用,是強調談話重點,而不是代你指出重點。

5.最多10張投影片
如果你力行前4個建議,這件事應該就很自然。但很可能你還是堅持使用一些自認有必要,但其實很多餘的投影片和概念。這條規則在3分鐘提案或簡報中,最多只能用10張投影片。超過10張就淪為展示投影片,而不是做簡報。

6.別當讀稿機
所有簡報或演講老師都會給你這項建議和命令:別當投影片讀稿機。千萬別照著投影片念。把投影片當作筆記,畫面出現的要點或圖片很有用,它們會提醒你想討論的重點。

7.一千項要點,不如一張照片
如果能讓照片發揮威力,那會勝過一堆密密麻麻的文字。放一張倉庫的照片再形容,好過寫上尺寸和一堆設備清單的子彈句。人類幾乎能立即處理視覺圖片,所以看到圖片後幾秒鐘內,才會把焦點轉到文字上。相較於使用文字,使用圖片來推銷概念效果好多了。有圖片就不必使用文字。

8.留白不可怕
投影片不必非有內容不可。因此,請充分利用留白。如果在某些區域找到多餘的圖片或文字,那就放上圖標或留白。你會發現留白後的那張投影片相當引人注目。千萬要善用那一刻。

9.調整節奏
使用簡報投影片可能會讓人講話速度變快。起初可能不明顯,但簡報投影片讓你感覺必須「抵達終點」,所以你著急地開始趕路,因為你急著要講下一張投影片。請做一項很有效的練習。先別用簡報投影片,記下你簡報需花多久時間。然後使用投影片再計時一次。使用投影片應該會多出10%到15%的時間。正確使用投影片的話,它們就會融入你的提案,也能和它們有一點互動。千萬記得,要根據提案製作投影片,不要本末倒置。別讓投影片決定你的內容或節奏。

10.對內容瞭若指掌的人,就不需要投影片
賈伯斯可能說過這句話,但是我擔任職業推銷員的父親,在簡報投影片軟體問世前就貫徹了這項理念。投影片必須是簡報的輔助,而非主軸。太多人用它來說故事或傳達資訊,這是很艱鉅的任務。全球各地的執行長開會時都禁用投影片。為什麼?拿投影片當主軸,只會重複說著廢話,又惹得觀眾不快。沒人想枯坐著聽完你念投影片,他們希望資訊傳遞時,能兼具效率和效果。成功的關鍵在於有幫助時,才使用投影片。

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(本文取材自《簡短卻強大的3分鐘簡報》,采實文化出版。)

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