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如何用組織敏捷性 創造疫情年代逆勢成長
2022/12/1 作家:專案經理雜誌
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文/陳俐妤, PMP

數位轉型、AI思維是目前企業中最常面對及需要處理的問題。簡單來說就是企業開始使用新的科技和技術,並優化原有商業模式、更新內部作業流程、升級組織結構,讓客戶服務更貼近生活。

叡揚資訊早在2010年就開始推出適合中小企業的數位平台,並將其定位成容易使用、支援行動化的全方位雲端服務系統,因應市場需求持續優化並轉化至服務業、食品業、資訊電子業、製造業、貿易服務業、營造業、醫療保健業、財團法人……等眾多的產業別。

維持信念:明日的技術一定比昨日的好
頂大資工畢業、進入公部門工作,這樣的經歷人人稱羨,但這卻不是叡揚資訊群總經理胡瑞柔Flora想要的。「我喜歡當一個發明家,也是一位戰鬥力120%的工程師,所以永遠都在想要怎麼把事情做得更好、更快。」Flora笑著說。離開公部門後的胡瑞柔開始了她另一份業務工作。在前三個月內,她對這份工作樂此不疲且努力維繫好客戶關係,但卻漏掉了一件最重要的事,那就是「業務的本質是要幫公司簽合約」,這時才點醒她每個人在工作上的責任義務雖不同,但共同的是要守好本質。經貴人提點後的Flora更加清楚自己的使命,變得能在交流中協助客戶找到並解決問題,如同一位細心的業務了解客戶困難,又像位盡責的工程師解決客戶的Bug,兼備了業務的細心與工程師的問題解決能力,這也使Flora在日後的工作中得到公司主管提拔且陸續執行行銷等職務。

「早期的客戶需求是很明確的,所以只需要針對需求去打造產品即可。」Flora說。叡揚資訊早期的產品只提供大企業使用。隨著時代演變,越來越多的中小企業也有相同需求,因此有了打造雲端服務的初步建構,她心想這樣的服務一定可以讓台灣的競爭力變更強。

但計劃總趕不上變化,初期的雲端產品並不成功,要把原有的技術與套裝產品在短時間內搬上雲端真的不容易,且因為複雜性太高且客戶不會使用,使客戶變相的還需要購買系統的顧問服務,這使產品成本無法降低。但這些困難都不足以打倒Flora,因此她持續與公司申請協助,並引進UI、UX資源,首先降低操作介面的難度,並開始執行所謂滾動式的規劃調整。

「當時台灣的中小企業加起來大致上有100多萬家,說實話我真的無法一間一間訪談他們的需求,甚至我要從哪個產業開始都不清楚,所以我的敏捷是市場教會我的,就自然而然讓我選擇到了敏捷,也讓我的團隊意識到需要用敏捷來做開發,所以當我一步一步走的時候,我就越看越清楚,越看越明白。」Flora笑著說明。經過敏捷滾動式調整後,有了客戶的體驗、回饋,到現在Flora的產品已經多達135種版本,就如同她的信念:明日的技術一定比昨日的好,所以明日一定能夠提供更好的元素給客戶。

敏捷導入增加產品可看性
後疫情世代,企業紛紛轉型敏捷,而叡揚科技早在14年前就導入敏捷Agile並持續至今。Flora提到:「我們的客戶及團隊眾多,且資訊更新速度之快,如果沒有Run敏捷真的不好處理。」因此,叡揚科技從第一線的客服、顧問、業務團隊開始敏捷改革的第一刀,安排主要負責人進行團隊討論,類似目前大眾常聽到的每日站會(Daily Scrum),透過簡短會議討論要做什麼及需要哪些支援,定義各團隊的開發範疇及整合規範,產品的中間技術也隨著需求改變規律變換,最終完成產品開發。「我覺得這樣的簡短會議方式很好,有效率且可以快速抓到Bug並進行修正。」Flora說道。

在團隊有了敏捷體驗後,Flora與團隊成員也開始複製成功模式在其他產品上,例如叡揚資訊最有名的客戶資訊管理系統Vitals ESP (Enterprise Social Platform)就是在敏捷開發下的經典產出。運用敏捷手法縮短開發期程、持續推進以客戶為導向的功能設計、且團隊成員在不同角色上互相合作且信任就是成功產品背後的關鍵。

後疫情時代更要接受敏捷
「敏捷這幾年旋風式成長,也是因為疫情」Flora說道。疫情時代下人們被逼著展開WFH,工作生活在一夜之間全部轉為數位化,除了考驗大眾的反應外,對於企業更是大挑戰,因此固定備份資料及完善組織過程資產更是重要不可忽視。Flora提到:「敏捷的確是軟體、資訊產業比較常接觸到的,但在後疫情時代,各產業都應該更加認識敏捷,並了解『傳統流程要花上一年的時間證明是錯的』,敏捷只需要兩星期就能得到驗證,且根據市場反饋即時做出調整;高層也要跟著團隊不斷反省,停下來看各式回饋,經驗累加才是能因應變化的關鍵。」最後,如果你對敏捷導入、實務有興趣,歡迎觀看2022年RSG活動的錄影回放,也請記得,敏捷的概念並不複雜,也沒有太高的進入門檻,只需不斷在實踐中練習,就能了解敏捷的獨特魅力!

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