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解決令人困擾的團隊老鼠屎
2023/9/1 作家:鄭喬挺
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作者/鄭喬挺

三個要素建構高領導力、專案管理能力
身為PM相信大家都知道,專案執行中,各種層出不窮的狀況永遠都不會是最惱人的,對PM造成最大困擾的多是因「人」產生的種種情緒問題,以及來自各方利害關係人的影響,才會讓你覺得心力燃燒、吃力不討好。

小妮是一家製造業的PM,公司大約3~400人,專案合作的對象有研發、採購、品保、業務、工廠的新產品承接者。小妮手上大約負責四、五個案子,平時頗為忙碌。最近小妮正在苦惱,其中一個案子的研發負責人,總是沒辦法如期給出該產出的報告或資料,而小妮私底下跟他溝通的時候,總會得到以下的回應:
「你也知道我很忙再給我一點時間吧?」
「我Cover妳那麼多,妳也該幫忙一下吧?先去拖點時間。」
「我要考慮的東西很多,萬一出錯了誰都扛不起,你說對不對?」
「妳也知道公司現在資源沒放在這阿,我有心無力。」

小妮是一個比較害怕得罪同事的人,所以儘管內心非常的不滿也不願意接受這些說法,但總是不願意去找對方的老闆講這件事或是將事態升級。如果你是小妮,以下的做法你會選擇哪個呢?
一、不管三七二十一公事公辦。
二、為了不撕破臉而所有事都自己吞。
三、表面和諧但私下捅到對方老闆那邊去。
四、儘管表面和善卻警告對方不交東西出來,肯定會有人被迫出來善後。
五、體諒對方工作上的負擔,想辦法找其他人來協助完成。


不同風格PM應該走向同一條道路
這題本身沒有正確答案,卻可以從你怎麼回答,來判斷你的管理風格是什麼?每個PM應該都有其基本管理專案的方式,但並沒有絕對的對與錯。

一、不管三七二十一公事公辦
這種風格顯示出一種任務導向的管理方式。你強調專案的優先性並專注於完成任務。你可能傾向於堅持規則和期限,並且對於不達標的行為持有嚴格的態度。這種風格可能使你在解決緊急問題時表現出色,但在建立團隊凝聚力和提高團隊士氣上面臨挑戰。

二、為了不撕破臉而所有事都自己吞
這種風格顯示出你的和諧導向和人性化管理。你可能過度關注保持團隊的和諧,以至於犧牲自己而導致增加工作負荷。這種風格可能在短期內保持團隊的穩定性,但長期來看可能會導致你的過度工作和效率降低。

三、表面和諧但私下捅到對方老闆那邊去
這種風格顯示出你可能偏向於避免直接衝突。你可能希望能透過間接的方式解決問題。此風格可能在短期內避免了正面衝突,但可能會破壞你與團隊成員之間的信任,並造成往後的互相猜忌。

四、儘管表面和善卻警告對方不交東西出來,肯定會有人被迫出來善後
這種風格顯示出一種威權型的管理方式。你更傾向使用權威來確保專案的進度,但這可能會引起團隊成員的反感與反彈,並可能影響到他們的士氣和效率及造成往後的消極合作。

五、體諒對方工作上的負擔,想辦法找其他人來協助完成
這種風格顯示出你的合作和解決問題的導向。你可能強調團隊合作和共享責任。這種風格可能在短期內提高團隊的士氣和凝聚力,但可能需要你付出更多的時間和努力來協調和分配工作,當然你也必須有能力,總是找到稱職的救火員。

每個PM都應有自己擅長驅動團隊的方式,不管你是委曲求全還是威壓脅迫,只要能配合上你的條件與辨識適合的情境,每一種方法都可能是當下最適合的解決方式,讓我們延伸下去討論。

包容與體諒是最後武器,別隨便
其實上面這個討論除了讓你思考自己的管理風格之外,更希望能引導你去想想什麼樣的情況下怎麼反應對PM才是最好的呢?有些PM是一條法則走到底,有些則是會適當地根據當下的情況來調整自己的做法。

試想,如果你平常的態度總是公事公辦,只要誰敢延誤任務,你就會直接去告御狀,大家就會非常熟悉你的風格,但某天發生了如上面描述的狀況,你居然很和善地說:「沒關係,我了解你的狀況,我們都是一個團隊的成員,你遇到狀況我當然要想辦法處理。這樣吧!我剛好知道誰能幫得上忙,你先專心把你手上比較緊急的任務處理掉,等你可以專心在這個案子上,我們再繼續吧!」

我相信你的同事一定會嚇出一身冷汗,以為你想要下套之類的,但最後你真的找了幫手來處理,之後他也就能感受到你的真心誠意了。

但如果今天情況相反呢?如果你平常總是比較人性化地替對方思考,每次對方出了包你都主動幫忙,甚至是自己跳下去做,雖然對專案的進度一定有幫助,但這樣長期建立自己缺乏領導力的風格,對將來你在管理專案上非但不能提供長期正面的影響,還很容易吃力不討好,最後因為過度承擔而造成自己的不平衡。

把握三要素,靈活構建管理能力
說了那麼多,到底怎樣才是一個好的運作模式呢?除了能幫助你做好管理專案的本質外,也不會破壞太多人際關係呢?一個好的模式必須滿足以下三點要素:

一、有原則卻又不失彈性
專案經理需要確立一套原則,這些原則可以包含期望的行為標準、團隊規範、工作分配和目標達成方式……等。這些原則提供清晰的指導方針,讓團隊成員明白應該怎麼做以及期望的結果。

這裡面當然應該包含你個人的處世原則,及工作上的界線,不要圖一時的方便出賣自己往後龐大的利益,不要輕易地接受明顯的推託之詞,更不需要為了維持表面上的和諧,而不敢依照規範處理狀況。

然而,僅僅有原則並不夠,還需要有一定的彈性,能夠根據實際的情況和需求來調整你的決策和策略。這不僅能讓你快速應對變化,同時也顯示出你尊重並重視團隊成員的意見和建議。

二、有想法但不專權武斷
專案經理必須具有清晰的願景,並能提出有效的解決方案,然而,最重要的是創建一種環境,讓每個人都有發言的權力並感到他們的意見被尊重和考慮。你可以這樣做:在尋求外部的建議前自我思考你對這個問題的看法,以及想想這件事由誰處理最恰當。

通常最常遇到的狀況不外乎就是大家踢皮球,每個人都說這件事不是他們部門的事,那你心中怎麼看呢?什麼樣的角色負責才符合邏輯,以及滿足公司的運作現狀呢?

同時這也意味著你要在堅持自己的想法與接受他人想法之間找到平衡。你可以透過倡導開放溝通,鼓勵創新思維和批判性思考,以及讓每個人在決策過程中都能發揮作用來實現這一點。

三、有能力卻能分享舞台
專案經理需要有能力帶領團隊達成目標,這包括技術能力、領導能力和人際交往能力。然而,專案經理並不是唯一需要發揮作用的人。事實上,能夠將機會和責任分散給團隊成員,讓他們也有機會發揮才能和學習新技能,是一個好的專案經理的重要特質。這不僅能讓你的團隊成員感到被賦予了價值和機會,也能為整個團隊創造一種協作和共享的氛圍。

千萬不要抹滅團隊中每個成員所辛苦付出的成果。你可以這樣做:在公開的書信中讓大家知道問題到底是被誰解決,也可以在團隊的會議中說明現在的狀況,以及有什麼地方需要大家貢獻自己的能力,短期內可能看不到成果,但長期經營下來效果不可小覷。

專案經理需要具備領導能力與技術能力,更重要的是,需要知道如何分享成功、表揚表現優異的同仁,以及在關鍵時刻給予團隊認可。平衡這些挑戰並不容易,但只要不斷學習和努力,你就能實現這種平衡。

良好的管理風格並非單純應對特定情況,而是你如何塑造領導風格,創建團隊文化,以及如何透過行為和決策影響你的團隊。選擇的管理方式需要反映你的價值觀,符合你的領導哲學,並幫助團隊達成目標。

每個專案經理都有自己的領導風格,保持開放和學習的心態,進行自我反思和改進,是實現專案成功的關鍵。雖然具體情況會根據專案的性質和環境而變,但優秀的專案經理應該能靈活應對,引領專案走向成功。

專案管理新視野

本期《專案經理》雜誌邀請到多次參與專案管理聖經 PMBOK 翻譯的林汶因老師來解析各項專案績效,並由來自各項領域中的佼佼者,以實務經...
專案管理新視野
鄭喬挺
我是Ryan,職場上有2種人1.對現狀不滿,不求改變的人、2.對現狀不滿,但努力成長的人!如果你是後者,我將透過總結多年的職場心得,來告訴你如何改變你現在所面臨的困境,透過實際的操作方法,來幫助你改善你遭受的問題,升官進爵。如果你是前者,當你釐清你為什麼需要改變時,相信你也可以開始邁向不一樣的人生。
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