文／周孟柔, PMP

明天早上8點，有一個非常重要、公司高層要你進行報告的會議。這陣子，為了這個會議，你每天花了非常多的時間準備簡報內容，希望能一戰成名、獲得老總的賞識。為了明早可以順利赴約，今晚的你可能會做什麼事呢？你可能選擇早點睡，同時還會設鬧鐘叫醒自己，甚至特別交代親人叫自己起床……

另外一個情境，現在是半夜，你的肚子非常餓，打開家裡冰箱空無一物，於是選擇到家裡對面的超商買個御便當，雖然超商近在咫尺，但要過馬路前，你還是會左看右看，確定沒有高速行駛的車輛經過才過馬路。意識到了嗎？你已經在做風險管理。第一個情境是對自己「可能遲到」進行風險管理，第二個情境是對自己「可能被撞」進行風險管理。在日常生活中，每個人或多或少都有在身體力行風險管理，只是程度有所差別。

風險管理就是這樣一個感覺深奧，但是又貼近生活的議題。到底什麼是風險？風險管理專家葛仲安說：「風險基本的概念，就是在不確定的情況下，未來可能會發生什麼事，而這件事情發生後，會對你的目標或想做的事情，造成一定的衝擊或影響，這個影響可能有好有壞。」大部分情況下，一般人想到風險，都會從負面的方向思考，其實不然，風險管理是一個主動積極的對策，如同台灣面對COVID-19，衛服部專案小組對於疫情有許多主動積極的因應對策，這就是風險管理。

風險管理入門簡單思考法
風險管理對新手PM來說，是很務實的觀念。如何簡單入門、學習跟思考？葛仲安建議可以先建立兩個衡量風險的變項：「一是風險發生機率的高中低；二是一旦發生後，造成衝擊的大中小」。

假設正準備啟動某個專案，專案會有團隊及利害關係人兩派不一樣的想法，如果利害關係人對風險的態度是中立的，PM可以召集團隊討論如何定義發生機率跟影響程度的組合。例如：風險發生機率0～30%衝擊程度為小、31～60%衝擊程度為中、61%以上衝擊程度為大，這是一種主觀型的判斷。「衝擊影響程度，可再依照專案規模細分」葛仲安說。「專案實務上，較常見的是將小型專案分3級，大型專案分5級。」同理可證，衝擊面如果是時程，一件事情發生會Delay專案時程，則定義例如：在2個禮拜內衝擊程度為小、2個禮拜～2個月衝擊程度為中、2個月以上衝擊程度為高。在專案開始前，PM召集專案團隊依照利害關係人風險態度，先草擬出風險發生機率跟影響程度的組合，未來風險真的發生時，才可以好好進行管理。

小心！風險管理做好，升遷卻輪不到你
葛仲安提醒PM們，想做好專案風險管理的基本要件，是風險管理需符合利害關係人對風險管理的「想法」跟「態度」。並且要留意，風險管理做得好可能被隱藏起來，因為利害關係人看不出來實際的成效與成績，在這樣的狀況下，要保持專案溝通的透明性，讓利害關係人知道自己在風險管理上付出的努力。

無論是台灣或是國外，業界最常見鼓勵救火英雄，危機處理順利完成後，理所當然也容易獲得升遷的機會。但是，反而居安思危、做好風險管理，使專案不會發生Trouble的PM，表現不容易被注意到。葛仲安進一步分析：「這現象在台灣特別嚴重，是因為許多企業把危機處理視為風險管理的唯一。但事實上不然，危機處理是風險管理的衍生，這是許多企業、老闆、個人的錯誤認知。」

風險跟危機的差別在於，「危機」是事情已經發生了。如同消防的概念，聽到火災警鈴、打開窗戶往下看，已經看到樓下窗戶在冒煙、噴火光，當下看到後，已經是要立即處理的危機，因為火災已經發生了。而「風險」則是在火災還沒發生前，就感知到可能發生火災的機會，這個感知就是風險。而面對這個感知有具體的行動對策與回應，例如：離開現場，這就是在進行風險管理。

持續改善，不再用專案損失買教訓
假設企業的老闆、高階主管或PM明白風險管理重要性，在專案風險發生後，懂得探索源頭了解問題，並制定有效的對策，確保未來有相同情況，可以完全杜絕或大幅降低風險發生的可能性，也可以減少許多不必要的損失。但葛仲安也直言：「這件事目前很難深植在企業心中。」就如同每回民眾看到電視新聞報導，說高速公路上有一台大貨車載著鋼筋鐵條，沒有將其固定，導致鋼筋鐵條於行進間散落，故釀成重大車禍事故。每次一旦有類似的事件發生，大家都會開始檢討，並提出如何改善的想法，但往往三分鐘熱度，熱頭一過，還是什麼事都沒做或不了了之，沒有真的從教訓中學到經驗。因此他深切建議，專案在救火成功後，要擬定持續改善機制，降低未來風險發生的機率與衝擊，風險管理要確實地落實。

而葛仲安也知道，理想的情境是所有人都期望可以達到但很難做到的。在專案執行實務上，雖然PM知道要預防風險，但因為各種因素，10個有9個PM都會到最後一刻才完成，跟風險管理概念有所衝突。例如：軟體專案有三個月時間完成第一階段程式開發上線，在到期前一天才做完最後的測試驗收、壓線上線，如果一不小心遇到功能整合或一點小問題，就可能產生風險，很容易掉到風險管理不足的窠臼。很多情況下，專案沒有失敗的空間。因此葛仲安建議無論是新手或老手PM，開始提升風險管理概念、從自己的日常生活中練習風險管理、累積實戰經驗，將能大幅降低用專案買教訓的機會。