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以敏捷工作管理提升,績效的六個方法
2023/3/1 作家:張志維
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作者/張志維

工作上該做的事很多,但我們不可能把所有的事情都做完,因為「好,還要更好」,追求卓越是一項永無止境的努力,每天都有做不完的工作。因此,在每天只有24小時的前提下,如果要在工作績效上勝過別人,就要學習在變動的環境中管理你的工作。

隨著世界開始進入VUCA的時代,簡單來說就是計畫趕不上變化,依賴「行事曆」或「時間管理手冊」來管理自己的時間,已經跟不上時代。隨著敏捷管理的出現,讓企業應變力提升得到顯著成效後,變化不再是難以對抗的因素。

所謂敏捷管理,簡單地說就是「在有限的時間內,創造最高的商業價值」,也就是以「邊做邊規劃,邊做邊交付、邊做邊修正」的滾動檢討循環,來應對快速的變化,創造最有價值的工作產出。

敏捷管理不只能用在專案管理或組織管理上,在管理個人或部門的工作上也能產生巨大的效用。透過以下六個敏捷的概念,每個人都可以在日常工作上充分發揮敏捷的優勢:

一、永遠聚焦在最有價值的工作
將工作以一個固定的工作週期為單位來進行規劃,工作週期的長度可以是一天、三天或一週。如果你的工作變化較小的話,甚至於可以延長到兩週。在每一個工作週期(或稱為迭代)開始前,排列工作待辦清單中的優先順序,讓工作待辦清單中的任務,能週期性地更新,永遠將最有價值的工作排在最前面。然後,優先選擇最有價值的工作來做為下一個工作週期的內容,在相同的工作時間內,交付更多具有商業價值的成果。

例如:如果你的工作真的難以預測到完全無法估計明天該做什麼或會發生什麼事,那麼你可以以一天的時間作為一個工作週期,每天工作開始前先花幾分鐘檢視一下,今天有哪些工作是確定的?哪些工作必須在今天完成?然後排一下優先順序,預估一下工作量,設定每件工作的完成時間,再開始一天的工作。如果以一天為一個工作週期還是趕不上變化,可以改為以半天或一個小時做為規劃單位。相反的,工作穩定性較高,可以以三天或一週為規劃週期。透過幾次試驗,最終選擇一個最適合你的工作週期,永遠聚焦在最有價值的工作上。

二、以階段性的成果展示,取代期末一次性的成果呈現
在任務進行過程中主動回報階段性的工作成果,並依上級或客戶階段性的回饋意見,調整工作方向,可以降低因任務過程不做溝通及回報,導致期末的成果不如預期的結果,也能有效減少工作方向偏差的機會。

例如:你的上級給你一個月要你整理一份去年的資料,但他又講不出來要做成什麼樣子,要你先去做再說。結果經常是辛苦了一個月做出成果,還被上級嫌棄得一無是處,最後全部重做。像這種「需求不明」的情形,特別需要運用敏捷管理。你應該每週向上級回報你的「階段性工作成果」,例如:報告格式的初步構思、建議的欄位、資料的詳細程度……等,透過上級的回饋,逐次修正你的工作方向,最終你就能在期末一次達成上級的要求。

三、以滾動調整,取代期初的詳細規劃
工作經常是規劃完成了之後又發生變化,導致一切都要重新來過。敏捷管理的「邊做邊規劃、邊做邊交付、邊做邊修正」,更能適應工作中的突發狀況。

例如:在新的季度,很多公司都會把業務人員的客戶名單稍做調整,確保一些離職人員的客戶有人照顧,而新進的業務人員也能保有一些基本的客戶量。在公司尚未宣布新季度確定的客戶名單前,你要如何安排每週的客戶拜訪規劃?如果你沒法看透上級主管的心思,就先拜訪那些比較確定會留給你的客戶即可,隨著公司規劃的明朗程度而滾動調整你的客戶拜訪計畫。

四、以使用者故事來描述任務內容
從任務交付者(上級、客戶、同事)的視角來描述任務內容,能讓工作更符合任務交付者的期望,讓超越任務交付者的期望成為可能。

例如:在新的年度,公司要求你一個月後舉辦新年度的第一次客戶活動,要求至少兩百名以上客戶參與,總經理也會親臨開場致詞。這活動聽起來一則以喜,一則以憂是吧?喜的是公司把年度重要活動交給你,憂的是萬一有突發狀況,客戶臨時都不來,出席人數達不到要求,如何跟公司交代?在敏捷工作管理下,你可以先跟總經理訪談,瞭解總經理的期望後,把這個任務用使用者故事的格式來表達:

作為(As a):總經理
我要(I want):在農曆新年後舉辦客戶大會
以便(So that):讓客戶在新年度開始對公司營運方向有更清楚的瞭解

接下來,不管發生什麼突發事件,你都能以總經理的角度來思考及判斷,只要滿足「讓客戶在新年度開始對公司營運方向有更清楚的瞭解」的目標,應該都是正確的工作方向,也就不會偏離任務交付者的期望太多。例如:如果擔心突發事件影響出席人數,可以事先準備現場錄影或網路直播,即使客戶有事無法親自出席,也能以其他方式達到總經理的期望。因為關鍵在「讓客戶在新年度開始對公司營運方向有更清楚的瞭解」。如果在籌備過程中能階段性的回報工作進展,就能更深入地協助總經理釐清他的想法,甚至於能多做一些,來超越總經理的期望。

五、設定時間盒,克服拖延的習慣
依據帕金森定律,時間期限越寬鬆,浪費的時間就越多。所以在敏捷的概念下,每一個任務都會透過時間盒(Time Box)的設定,給予恰好足夠的時間期限,讓有限的時間能發揮最大的價值。

例如:有一件事可能需要一個工作日才能完成,我們在設定期限上通常會預留一天半或兩天的時間,以防突發狀況的發生。但根據帕金森定律,我們最後就會用滿兩天或更多的時間來完成這件一天就能完成的工作,造成時間的浪費。在敏捷工作管理下,我們只考慮一個較短的工作週期(一天、三天,最多一週)來規劃工作,工作週期短時變數自然較少,所以不需預留過多的緩衝,只需安排一天的「足夠」時間,避免過多時間餘裕造成的浪費。

六、經常檢討自己的工作管理狀態,不斷改善
敏捷強調持續改善的重要性,所以在每天以及每個工作週期結束前,都需要自我檢討,以持續改善自己的工作管理。

例如:在敏捷專案管理中,每個工作週期結束前,都會有個回顧會議來檢討過去一個工作週期是否有需要改善的地方。同樣的道理,將敏捷運用在工作管理上時,每天或是每個工作週期結束前都要問自己三個問題:哪些工作進展順利?哪些工作進展不如預期?下一輪工作週期中該如何調整?透過不斷地檢討改善,讓自己的工作效能不斷地提升。

總結來說,敏捷工作管理就是將適用於專案管理的敏捷管理方法,轉化為能提升個人或部門應變力與工作效率的工作管理法,特別適合應對高度變化及高強度的工作環境。有別於時間管理專注在有限的時間內完成所計劃的工作,敏捷工作管理更關注在該做哪些事、要有哪些產出、交付哪些成果、什麼該做、什麼不急著做,更加偏向結果導向,強調「做對的事」,努力「創造最高的工作價值」,而不只是有效率地「把事情做對」(時間管理)。

最後,如果你對敏捷工作管理適不適合你的工作還是有些疑慮,別擔心,運用敏捷的滾動調整作法,邊做邊修正就能解決你的疑慮。每個人都是獨立的個體,每個人都有自己的行事風格與聰明才智,沒有一個固定的工作方法能適用所有人的需求,但卻有一種工作方式能透過不斷地修正,滾動調整來找出適合每個人的工作管理方式,那就是「敏捷工作管理」。

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張志維
張先生曾任職於IBM、GE等國際知名企業,擁有台灣大學MBA學位。2004年底離開美商陸訊科技亞洲區副總裁的職位之後,專攻領導力的培訓與發展。近幾年投入敏捷轉型領域,協助企業將敏捷的概念融入日常運營之中。
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