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後疫情時代職場新挑戰 策略性思考成核心關鍵
2023/12/1 作家:專案經理雜誌
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文/張名榕, PMP 圖片提供/蘇書平, CSM

《專案經理》雜誌舉辦2023年工作者自我提升能力大調查,透過線上問卷了解職場工作者的看法,問卷內容參考《麥肯錫》調查,設計關於未來工作者需具備的13項關鍵工作技能,並參考《人才養成與企業培訓趨勢報告》資料調整,遴選出「策略性思考」、「工作計畫與方法」、「溝通能力」、「領導能力」、「人際關係能力」、「團隊合作效能」、「自我覺察與情緒管理」、「專案管理」、「敏捷思維」、「問題解決能力」10項工作職能供填答者選擇。

本次調查中,填答者公司規模為大型企業占50.4%、中小型企業40.6%、公部門4.5%、非營利組織4.5%,填答者身份為基層員工者占57.1%、基層主管24.1%、部門主管15.6%、高層主管(C-Level)為3%,調查時間為2023年7月20日至8月7日。

填答者背景分為基層員工、基層主管、部門主管、高層主管(C-Level)四大類型,用以比較不同位階對職場技能的看法是否有差異,我們也訪談四位不同位階、不同產業的專業人士,包括基層員工吳小姐、基層主管鄭智仁先生、部門主管郭子瑄小姐、C-Level蘇書平先生,結合調查與訪談做出概況報告。

通盤考量下正確決策 「策略性思考」成致勝關鍵
基層員工認為最重要的職場工作技能依序為策略性思考、溝通能力,而工作計畫與方法及問題解決能力並列第三;基層主管排序為策略性思考、領導能力、溝通能力;部門主管為策略性思考、領導能力、團隊合作效能;C-Level則為領導能力、專案管理並列第一,策略性思考為其次。

無論是哪個職位需要的能力,策略性思考都高居前三名,除了C-Level的其他職位,更不約而同將策略性思考放在第一順位,策略性思考簡單來說就是決定自己「要做什麼」,透過觀察、分析,決定如何運用資源,擬定完善計畫做出正確判斷,最終獲得想要的成果。

這個調查結果可看出在動盪的後疫情時代,員工不再只是被動接受指令,而是更加積極,主動應用策略性思考掌握情勢,解決問題並達成目標。以主管角度而言,當下屬具備此技能時,就不需要事事請示,主管也得以聚焦在更重要的議題上,進而提升團隊、部門,甚至組織的整體競爭能力。

自基層主管以上的職位都將領導能力放入前三名,可見透過溝通、協調做好利害關係人管理,建立團隊和睦氛圍、激勵下屬發揮所長,達到最佳的工作效能,是主管在職場必備的能力。此外,基層員工與基層主管一致認為溝通能力很重要,可能是兩者大多需要接觸大量利害關係人,特別是對經常夾在中間的基層主管來說,順暢的溝通有助於「向上管理」與「向下管理」。

最後,C-Level回饋指出,專案管理是其工作中重要的技能,專案管理一舉囊括時程、成本、範疇、品質、資源、風險、溝通、採購、利害關係人管理……等綜合領域,職場工作者若想要讀懂C-Level的思維、建立職場共通語言,就必須培養專案管理相關技能。

自我成長首重培養全局觀 難題迎刃而解
比對各位階受訪者訪談結果和《專案經理》雜誌2023年工作能力提升調查,四位受訪者不謀而合,一致認為策略性思考是他們首選的必備技能,再度見證策略性思考的重要性。其次,基層員工想提升的技能尚有問題解決能力、溝通能力及工作計畫與方法;基層主管為領導能力、問題解決能力;部門主管為領導能力、團隊合作效能與敏捷思維;C-Level則希望還能提升領導能力、團隊合作效能及敏捷思維。

工作需要的能力與自我期望提升的能力,兩者之間是否相符?調查指出,策略性思考在兩者間都是排行榜冠軍,無論身處哪個位階,都有高達五成以上的工作者想要加強策略性思考能力。有趣的是,基層員工與基層主管,在工作中需應用策略性思考的比例分別為48.7%與56.3%,想提升相關能力者卻有56.6%與59.4%,可能原因是兩者在現行工作上,不見得需要擬定較複雜的策略,卻仍希望培養全局思維。

領導能力是所有主管階層工作所需,同時也期望提升的技能。其餘調查結果則較為分歧,基層主管僅有15.6%認為工作中需應用問題解決能力,但有40.6%希望加強此技能,或許是希望能更妥善、更快速地處理問題,部門主管有28.6%認為溝通能力是工作必備能力,卻有47.6%希望加強此技能。

《專案經理》雜誌分析,可能是填答者具備的技能已足以完成現階段工作,但若為日後的職涯著想,仍需持續精進該種能力。工作者可以透過內訓、外部課程或從他人經驗、自身經驗中學習,持續充實自我以應對瞬息萬變的職場生態,以下我們也從訪談中,了解身處不同位階工作者對本次主題的看法。


基層員工訪談
能源產業業務
吳小姐

任職於能源產業的吳小姐擔任業務,她最常應用的職能依序為溝通能力、問題解決能力、策略性思考,吳小姐表示,自己的工作內容必須和客戶確認產品需求,再與公司各部門溝通,找出滿足客戶的產品,良好的溝通能力能幫助彼此理解、避免錯誤。

其次,遇到問題時必須先找解決方法,不能當伸手牌直接發問,最好能想出幾種解決方案給主管定奪。吳小姐公司生產的是客製化產品,同時期會有許多客戶詢問接洽,溝通產品規格時,她必須同時考量客戶的需求、廠內生產狀況及公司的策略目標,以提供最合適的選項,此時就必須應用策略性思考。

至於想提升的職能,吳小姐認為是工作領域的專業知識技能,「我不是相關科系畢業,對能源或公共工程不了解,我會選擇去上學分班,或到職訓中心開的課程進修,充實專業能力。」吳小姐指出公司也會提供內訓,設立學長姊制來訓練新員工,「我們會參與前輩的專案,了解他們怎麼運作之後,再獨立當專案負責人,就是OJT(On the Job Training,在職訓練,簡稱OJT),從工作中學習、累積經驗也很重要。」吳小姐說。

吳小姐補充,自家產品很容易受到法規與政策影響,有時主管會對她建議的方案提出意見,有些有幫助,有些不見得符合現行的情況,此時除了要透過溝通達到共識,「自我覺察與情緒管理」能力對雙方也都很重要,擁有穩定的情緒,不僅能營造組織內的正面工作氛圍,也能避免因一時衝動,產生錯誤的決策。

基層主管訪談
寶成國際集團人力資源部
主管 鄭智仁

鄭智仁(Robert)在人力資源部擔任主管,帶領的團隊負責擬定人才發展策略並實際執行,由於集團規模龐大,團隊必須依照每個事業單位的需求,為其量身打造差異化的發展方針,還要與海外HR團隊協作,同時又要滿足上層的要求,橫向與縱向都要面面俱到。

因此,對Robert來說最重要的工作能力為問題解決能力、團隊合作效能、領導能力。他指出各部門反映的痛點五花八門,但很可能背後有共同的成因,具備問題解決能力才能通盤分析,找出共通點與肇因,對症下藥解決。其次,他認為團隊合作不能只想到自己,必須掌握對方的目標、情境、策略,再去溝通協商,「如果你要運用對方的資源解決問題,不能讓他覺得被利用,而是要被『運用』,你也要幫他找出突破點或機會,才是有效的團隊合作。」Robert說。

領導能力則是Robert眼中的大哉問,他認為在變動的時代中,領導能力不再只是僵化的定義,而是能靈活嘗試各種方法找出合作默契,用有效率的方式影響團隊,進而達到共同目標,「我不一定是領導者的角色,我也有可能是追隨者,比較像是夥伴或教練的引導,不再是傳統對立的樣貌。」Robert說。

希望精進的能力是自我覺察與情緒管理及跨域學習,他表示疫情期間對前者特別有感,比如:員工染疫時必須調動人力,下屬會有反彈,此時必須自己調適,消化情緒後再去協助下屬,「覺察到卡住才能向外求援,你也需要有支持團體或聽你說話的對象,OJT也很重要,透過指導與訓練,可以幫助自己或他人克服工作遭遇的困難。」Robert說。

Robert形容,跨域學習是與其他部門協同作戰的能力,特別是身處大企業,又面臨競爭激烈的動態環境時,要建立出色的協調技巧與計畫管理的能力,最重要的是以共同語言溝通,才能與利害關係人協作,這種能力也可以透過培訓強化。

部門主管訪談
威誠資訊科技有限公司 
專案行銷部
經理 郭子瑄

郭子瑄(Zona)任職於資訊軟體業,公司為客戶客製化開發網站、系統、APP……等,雖然職稱為行銷部經理,實際上工作內容涵蓋業務、專案經理、產品經理的範疇,從前期與客戶洽談需求分析到報價、簽約或是啟動專案,Zona都會經手,對她而言最重要的技能為策略性思考、專案管理、問題解決能力。

Zona的公司曾協助客戶研發工安管制系統,避免施工意外,後來她發現台灣對工安管理的需求越來越高,因而在公司內部推動「產品化」,她必須做市場分析,深入了解系統功能與規格,思考產品如何符合市場需求並重新設計,過程中需要通盤規劃的能力,也就是策略性思考,最終產品十分成功,包括:中鋼、高鐵、可口可樂、矽品……等公司都導入使用。

Zona指出專案管理有很多面向,其中的溝通管理與時間管理特別重要,由於身兼PM,她必須擬定多樣的溝通方式與工具,因應不同對象、不同情境彈性運用,才能達到最好的效果。時間管理則是指判斷事情的先後順序,當手邊有好幾個專案時,必須確保交付成果在某個時間點完成,才不會影響到後續執行。

此外,由於公司做的是客製化產品,應對客戶特別需要問題解決能力,「每個專案都會依客戶的屬性,衍生出不同的執行流程,很難有固定SOP,顧客經常會有規格變更的需求,卻又不想增加預算與時程,我們就要思考如何妥善解決問題。」Zona說。

她想提升資訊軟體相關的專業領域能力,「程式開發不是我的專業,如果我不懂,工程師也沒辦法把複雜內容表達清楚時,可能影響到專案成敗。」Zona會利用書籍、網路資訊、外部課程進修學習,但也坦言最好的方式是做中學,「我會觀察前輩、主管如何做事,多聽、多看、多學,在工作過程中效仿他們的做法,練習應用會很有幫助。」Zona說。

C-Level訪談
先行智庫執行長
蘇書平

蘇書平是管理顧問公司的執行長,公司會幫企業進行數位轉型、人才升級的教育內訓,也提供顧問服務及雲端服務,身為公司負責人,最主要的工作是建立管理制度、訂定經營策略及召募、培育人才,他認為最重要的職能為問題解決能力、團隊合作效能、敏捷思維。

對蘇書平來說,管理顧問公司的職責是替客戶解決問題,問題分析與解決的能力是首要必備的。其次,他非常重視員工的「人均產值」,「如果公司擴編,人均產值卻下降,就代表團隊合作有問題,我要確保所有成員都清楚公司的目標,跨部門之間能互相支援、一起前進,而我的責任就是塑造出資訊透明,有安全感的工作環境。」蘇書平說。

自己創業開公司,每天都面對各種不確定性,因此蘇書平相當注重敏捷思維,他舉例疫情期間大家不敢上實體課,就必須改變教育培訓的方式來應對,國際政經情勢或AI新科技,也都會對公司營運造成衝擊,重點是如何調整心態,「透過反覆迭代我們也許會成功、也許會失敗,最重要的是得到什麼樣的經驗,如何藉此快速修正產品研發方向、管理制度的調整,或是人員的召募……等。」蘇書平說。

最後,他希望加強自我覺察與情緒管理,自我覺察才能知道不足之處,而情緒管理不好很容易做出錯誤決策,萬一帶領全公司往錯誤方向前進,後果不堪設想。蘇書平會透過大量閱讀來放鬆身心,也觀賞很多運動員紀錄片,「頂尖運動員的壓力非常大,有時候競爭對手有小動作,如何保持正向不受干擾是我想學習的,從運動員的故事中去反思自己,對情緒管理很有幫助。」蘇書平說。

四位不同位階工作者的訪談,有與調查報告呼應的地方,也有歧異之處,以他們珍貴的實戰經驗做借鏡,我們能重新檢視自身的職場環境與工作技能,想想如何發揮所長,同時補足欠缺的技能,在年末重新思考、規劃職涯藍圖,期待未來更上一層樓!

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