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從專案管理演進探討專案經理的思維
2023/9/1 作家:專案經理雜誌
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文/林汶因, PMP, PMI-ACP, CSP

每當有人問我,優秀的專案經理應該具備哪些能力與思維時,我似乎每次都無法照本宣科地給出相同的建議,那是因為大環境瞬息萬變、組織治理結構各異、專案背景不盡相同,而且團隊成熟度也需考量。

但自從我與團隊協同翻譯PMI發行的專案管理知識體系指南《PMBOK® Guide》第七版之後,我發現此指南對於優秀專案經理的思維闡述得非常貼切且實用,而且PMI® Authorized PMP® Exam Prep Course也融入了這些觀點。

艾薩克.牛頓(Isaac Newton)曾說過:「若是我能看得比其他人遠,那是因為我站在巨人的肩膀上。(If I have seen farther than others, it is by standing upon the shoulders of giants.)」有鑑於此,讓我們先藉由了解已經有50多年經驗的PMI所提出的建議,再來好好思考何謂優秀專案經理的思維,如此將有助於我們事半功倍地找出最佳做法。在此文章中,我將僅簡要說明《PMBOK® Guide》第七版的精髓,其他更多細部資訊,請參閱後續文章。

《PMBOK® Guide》第七版之銳變 
我想國際專案管理師PMP們或是曾經讀過《PMBOK® Guide》的人,應該不難發現歷代的《PMBOK® Guide》皆採用以「過程」為基礎的管理方式,直到《PMBOK® Guide》第七版,它跳脫既往的「過程」框架,轉變成以「原則」為基礎的管理思維。此改變完全順應了現今的專案管理環境,且得以清楚說明從預測式到調適性,以及介於兩者之間的混合式專案在整個價值交付環境中的管理手法。

由於篇幅關係,本文將僅說明8項專案績效領域,關於12項專案管理思維,可參閱本人的另一篇文章《PMBOK® Guide》第七版—12+8創造專案績效。

8項專案績效領域
8項專案績效領域說明如何有效交付專案成果的各項重要活動。這些績效領域中的活動是相互關聯與相互依存的。

一、利害關係人績效領域
利害關係人的影響力、權力及關注程度會隨著專案進展而改變,所以專案團隊需定期檢視利害關係人是否:持續地積極參與專案活動、提出大量變更或經常提出議題,以了解利害關係人是否真正認同專案目標與支持專案。

二、團隊績效領域
此領域涉及專案團隊的管理與領導。管理著重於達成專案目標的方法與技能,領導則著重於團隊的文化建立與成員的發展。專案經理可依據團隊成熟度裁適領導風格。當團隊被賦權,且能彼此協同合作,並在面臨挑戰時具備韌性,那他們就是名符其實的高績效團隊。

三、開發手法與生命週期績效領域
開發手法是指使用於發展產品、服務及成果的方法,如:預測式、調適性與混合式手法。不同的組織、專案及產出皆會影響開發手法的選擇。為了建立一個能最佳化專案成果的開發手法與交付節奏,專案團隊需要先了解它們之間的關係,如:交付標的之類型與開發手法會影響專案交付的頻率與數量,而且不同的產品、服務或成果也會影響開發手法的選擇。

四、規劃績效領域
規劃的目的在於制定一套能建立專案交付標的之方法。開發手法、交付標的、組織需求、市場條件或法規皆會影響規劃活動的時機與頻率。專案常見的規劃活動涉及:範疇、時程、預算、資源、溝通、採購、變更、指標與校準等面向。

五、專案工作績效領域
此領域的活動包括:平衡相關競爭的限制、讓團隊保持專注、維持有效溝通、引導利害關係人參與活動、管理資源與採購事宜、監視新工作與變更,以及持續學習與改善等。專案團隊可透過狀態報告了解專案工作是否有效率、專案過程是否需裁適、資源是否得以有效運用、變更是否處理得宜等績效。

六、交付績效領域
此領域著重於交付所需達成的範疇與其品質活動。專案團隊需清楚說明如何引出需求、定義範疇及管理品質,以期專案成果能符合商業目標、獲得預期價值,並讓利害關係人滿意。

七、衡量績效領域
此領域專注於衡量專案所完成的工作,且需確保這些工作滿足專案設定的指標或基準。常見的衡量類別包括:交付標的之指標、基準績效或商業價值。定期衡量可確實了解專案狀態、及時採取行動,並維持專案績效。

八、不確定性績效領域
此領域的活動主要是探討與風險及不確定性有關的事項。想成功駕馭不確定性,需先了解經濟、技術、法規、市場、政治等因素,而後主動探索與回應不確定性,並能預測威脅且加以防範,以及善用機會以改善績效。

如何選擇適合的專案開發手法 
了解8項專案績效領域之後,最後來看一下如何為專案挑選適合的開發手法。

預測式手法:此手法又稱為瀑布式手法。當專案初期即可明確定義專案的需求、範疇、時程、成本、資源、風險等面向時,也就是當專案的不確定性低,且可進行大多數的規劃時,就適合採用此手法。

調適性手法:當專案需求的不確定性高,且可能於專案期間經常變動時,就適合採用此手法。此手法容許專案在初期時只定義願景或高階目標,而後再依照使用者的回饋來精煉、細化或改變最初的預期成果。

混合式手法:混合式手法是預測式與調適性手法的綜合體。混合式手法適用於當交付標的可由不同的專案團隊開發時,如:以調適性手法開發具有不確定性需求的產品,而以預測式手法完成產品的部署。

無論你採用何種專案開發手法,請專注於價值交付,並確保所交付的專案成果能為組織或利害關係人帶來價值。

總結
法蘭西斯.培根(Francis Bacon)曾說過:「人生的遠大目標不是知識,而是行動(The great end of life is not knowledge but action.)。」相信現在你對於如何成為優秀的專案經理已經有了初步理解,期望你可以放膽運用與實踐這些思維,並依據各種內外在的動態因素,裁適最適合你專案的管理手法。

專案管理新視野

本期《專案經理》雜誌邀請到多次參與專案管理聖經 PMBOK 翻譯的林汶因老師來解析各項專案績效,並由來自各項領域中的佼佼者,以實務經...
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