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這一篇我們來討論:每天,站著開會這件事。
2017/3/21 作家:林偉弘
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如果觀察敏捷管理或者Scrum團隊當中最明顯以及最多人使用的技巧,那一定是每天站著開會這件事。根據美國Scrum Alliance: The 2015 State of Scrum Report中,第三十二個問題,您的團隊是否每天有執行Scrum會議? 百分之八十一的回答是: 有。


以及VersionOne 2014 9th Annual State of Agile Survey的調查,高達百分之八十的團隊都有每天站著開會。

 

然而是不是真的就是那麼簡單,只要大家從坐著換成站著,一切問題都會被銀色子彈(Silver Bullet)來解決呢?或是站著開會只適用在Scrum軟體開發團隊呢?公司企業,其他機構或者團體的管理團隊或其他部門也可以每天站著開會嗎?站著開會的好處到底在哪裡?

 

在Scrum的作法中,對於每天站著開會這件事有一個特別的名字叫做每日Scrum匯報(Daily Scrum),是Scrum所要做的事件(Events)之一。其目的在於經由固定的會議來減少其他會議,強化團隊溝通和協同(Collaboration)、檢驗(Inspect)團隊的進度,以及將工作流程和項目透明化,同時,如果有任何的障礙物,可以即時、快速地解決或移除,同時促進快速地做決定,並且所有會議都是限時固定(Time-boxed)的,這是一個用來做檢驗與調適(Inspect and Adapt)的重要關鍵會議。


敏捷與Scrum來自Lean Production (精實生產),精實其中一個很重要的概念就在於減少浪費, 藉著固定與限時的會議來減少流程中的浪費(比如:不必要的會議)。

 

那麼每天站著開會到底要怎麼做呢? 也許我們可以從Scrum 指南(Scrum Guide繁體中文版免費下載 http://www.scrumguides.org/download.html)中的Daily Scrum來學到一些要領,Daily Scrum要求:


●     Daily Scrum是一個每天15分鐘時限,在同一時間與同一地點舉行的會議。

●     讓開發團隊能夠同步他/她們的開發活動,以及對接下來的24小時定一個計畫。

●     在會議中,開發團隊成員們輪流回答三個問題(註1):

○     我昨天完成了什麼?

○     我今天要做什麼?

○     有任何障礙物嗎?

●     開發團隊藉由每日Daily Scrum來檢驗達到短衝(Sprint)目標的進度,以及能否完成短衝待辦(Sprint Backlog)的工作進度。

●     開發團隊或者成員們通常會在Daily Scrum後馬上討論細節或調整短衝的其餘工作。

●     Scrum隊長(Scrum Master)確認Daily Scrum每天在同一時間同一地點舉行,同時保持在15 分鐘內。

 

聽起來不難,那到底應該如何站著開會?以及站著開會的好處在哪呢?

 

什麼時間:

每天的什麼時間來站著開會呢?這是由每個團隊自己決定, 一旦大家同意固定下來,就不要變動了,沒有人規定站著開會一定要是一大早的第一件事,尤其如果你的團隊不在同一時區,試著去替其他人著想。以筆者為例子,我有一個團隊是美東早上8點半開會,因為一些開發隊員在英國。另一個團隊則是美東下午2點,因為有人在加州。這個世界是平的,大家時間不同,只要目標一致,對要做的事情有同樣熱情,大家意見一致而且感到被尊重就行了。記得是每天,不要跳過,15分鐘而已,您可以做到的。

 

什麼地點:

那麼應該在哪裡開呢? 任何Open Space都可以,跟什麼時間一樣,一旦團隊大家同意,就不要變動了。建議地點不要吵雜,應該有大的白板,椅子就不需要了,請移開。更重要的是要大家看著那個板子。 如果您們是跑Scrum的團隊,那就是Scrum板。如果您們是用看板(Kanban),那就大家看著看板。如果你有遠程隊友,別忘了打開視訊 Say hello,分享桌面,線上管理工具在這種環境會有所幫助。如果大家在同一地方(Co-located),一開始在牆上畫三個欄位(待辦To do,正在辦Doing,和完成Done),將要做的事寫在3M的Post-it上就行了,好用,簡單,又便宜。

 

討論什麼:

Scrum的團隊就輪流回答以上的三個問題,其他公司團隊如果要實行每日站立開會,當然也可以用同樣三個問題,如果是主管團隊站立會議,就將「我」改成「我們部門」。

 

誰應該參加:

做事的人都要參加,都要回答那三個問題。其他人也歡迎旁聽,但不能發言。

 

好處在哪? 好處太多了:

●     開會時間縮短了。

●     大家更有效率,每個人都必須要準備並且回答那三個問題。

●     加強團隊的向心力,大家有共同的目標,而不再只是一群人在一起工作而已。

●     更重要的是每個人的工作內容變得更透明化了。哪個人在做哪件事,清清楚楚,明明白白。

●     聽說站著放鬆筋骨一下比一直坐著對身體好。

●     其它好處就請大家自己來發掘了。


每天站著開會都是用來執行檢驗(Inspect)與調適(Adapt)的機會,經由不斷地改善(Kaizen),來提高團隊的產能,進而達成企業組織的目標。

每天15分鐘的會議居然可以提供這麼多的好處,很驚人不是嗎? 然而背後必須要有強大的團隊紀律,以及稱職的Scrum隊長來支持著,並非大家從坐著變成站著就可以了。

 

在公司的主管團隊站立會議上,筆者的作法與Daily Scrum類似,一樣是15分鐘,但是每週一次。各個部門主管參加(筆者目前工作的地方總共有12人)。三個問題稍微改了一下,分別是:

●     我們的部門上個星期幫助公司完成什麼?

●     我們的部門這個星期要幫助公司完成什麼?

●     有任何需要其他部門幫助協調或者移除障礙物的嗎?

一開始絕對超過15分鐘,甚至半個小時。這當然是很痛苦的事。第一次我們先傳小豬撲滿,第二次開始使用看板,第三次再用計時器,經過5次以上,大家都有準備,由於人數比標準團隊(7加減2)多,我們都可以控制在15分鐘左右。12個主管,15分鐘左右,大家都可以很清楚每個部門在做的事,真的是很有效率,不是嗎?時間到,大家出現,15分鐘之後,需要協調的部門留下來,高產出的團隊就是這樣。

 

另外以下為筆者本人的一些小技巧,希望能有所幫助:


1.準備一個小豬撲滿,誰的手上握著小豬撲滿,誰才能講話,在時間內講完再傳給下一個人。小豬撲滿的好處在於只有小豬傳到你的手上時,你才能講話, 其他人不能講話,避免站立會議變成討論會。如果你有問題,大家講完後,你再問。


至於撲滿的作用,如果有人遲到了,請自己放零錢進去吧。至於為什麼是豬,下次再聊豬跟雞的創業故事。

 

2.用計時器(Timer),15分鐘的站立會議, 假設團隊總共有7個人,每個人大概可以有2分鐘。計時器有一些免費的Apps下載, 2分鐘到它會發出聲音,提醒該換下一個人了。不要怕不好意思,如果有人講不相干的事,或者講太久,而浪費大家的時間,Scrum隊長應該要糾正這件事,以避免不必要的浪費。

 

3.將每天要回答的三個問題寫在大張紙上,每個人都可以看見。另外加上停車場(Parking lot)的概念,當有需要討論的事情或者有人在問問題時,寫在停車場上(白板,不是真的外面停車場哦!),等一下需要參與的人再討論。

 

記得看著板子講,這樣大家都很清楚工作項目的進度。要開始做哪一個項目,把它從待辦(To do)移到正在做(Doing)。什麼做好了,就把它移到完成(Done)那一欄。也不用事後再來更新。一眼看去,一清二楚。

 

4.邀請跟本次短衝有關事項的人來旁觀,讓他們看到目前進度,有參與感,如此可以達到敏捷宣言原則第四條:公司人員和開發團隊在專案期間每天一起工作。

 

如果站著開會就真的只是從坐著換成站著,將椅子收起來大家圍成一圈,那麼效果就不會那麼好, 甚至收到反效果。因為大家不想站太久,也沒有照著以上的要領,結果可能是急急忙忙開完,什麼也沒有結果或者誰該做什麼也沒有後續執行的動作。

 

如同任何的改變,剛開始會有點不適應,當你習慣了站著開會,下次看到別人坐著開會,你也許會覺得奇怪,而不由自主的站起來。 畢竟站著開會的好處太多的,不是嗎?


別忘了林氏法則 (Lin Law):改變不會隔天就發生,但是如果今天沒有開始,隔天他就不會改變(Change won't happen overnight, but if it doesn't start today, then it won't happen tomorrow.)什麼都不改,什麼都不變(Change nothing and nothing changes!)

 

把這個文章給團隊看,等一下就開始試一試,It's going to be great.

 

在Washington DC地鐵,站太久,車子來了,下班去,下次再聊。09/29/2015

Andrew Lin, PMP / PMI-ACP / CSM / CSPO / CSP

andrewlin@01uni.com


註1:以上為舊版的Scrum指南中的三個問題,新版的(2013年7月版本)Scrum指南將這三個問題加以延伸為:


●     我昨天做了什麼事來幫助開發團隊達到短衝目標?

●     我今天要做什麼事來幫助開發團隊達到短衝目標?

●     是否有任何阻礙物在防止我或者開發團隊達到短衝目標?


不過大家還是習慣用舊版的三個問題。

 

 


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林偉弘
Andrew Lin 林偉弘,國際專案管理師(PMP), 敏捷專案管理師(PMI - ACP),ScrumMaster認證(CSM), Scrum Product Owner認證(CSPO), 以及Scrum專家認證(CSP)。


學歷:美國喬治梅森大學碩士。


經歷: 曾在美國上市公司,中小企業,與非營利性組織,擔任科技專案經理,軟體開發部門經理,產品經理,Scrum Master,與敏捷教練。其中包含I.T.基礎設施,敏捷軟體開發,技術支援和科技營運, DevOps,敏捷產品開發,與資訊管理。


領導各種不同類型的科技專案長達十年以上經驗,對於專案管理與團隊經營有深刻研究了解與實務經驗,近年來專注於敏捷與Scrum的專案領導,軟體開發團隊的經營,大規模敏捷架構與企業敏捷領導管理方式。
擅長幫助軟體開發團隊從完全沒有任何專案架構或者使用瀑布式專案流程,成功轉換到執行敏捷/Scrum的團隊,專案諮詢與運作,以及Scrum和敏捷的教育訓練。


01uni.com管理人。


是一位具有高度自我激勵,擁抱改變與挑戰,正面態度與敏捷思考的專業人士。