文／王心宜, PMP

在AI快速崛起的新時代，專案管理迎來了史無前例的改變，不僅能提升專案生產力，還賦予PM們前所未有的「超能力」。隨著人工智慧公司OpenAI的ChatGPT在2022年11月公布後，AI對專案管理影響迅速攀升，全球掀起生成式AI的浪潮，AI也成為熱議的焦點。PM如何與AI合作提升工作效率，成為當務之急。現在就讓《專案經理》雜誌帶您一覽AI是如何影響PM及企業端，又要怎麼預防AI所帶來的風險危機。

人工智慧(AI)在專案工作的執行和專案經理的角色上已經產生了長期的影響。根據PMI的研究指出：
一、2023年PMI年度全球專案管理調查中，21%的工作者表示他們在專案管理中經常使用AI。
二、82%的高階主管表示，AI在未來五年內會對組織的專案運作方式產生影響。
三、在尚未公開的PMI客戶體驗(CX)調查中，91%的工作者認為AI至少會對行業產生中等影響，58%的受訪者表示它將產生重大或變革性影響。

AI的影響只會日益漸增，身為專案經理，應該思考的是如何運用AI來提高組織生產力，工作效率以及專案成功率，熟練的運用與探索AI的知識，儼然成為當前專案經理的必備技能。

生成式AI在專案管理中的應用
生成式AI可以支援許多專案管理的工作，越是複雜的工作，理所當然地需要人為干預就越多，為了探索和利用現有的生成式AI工具，可以從兩個主要的方向評估專案的任務和交付成果。第一是任務的複雜程度，從低到高，涵蓋了工作任務中涉及的變數，是否涉及商業環境背景、以及是否需要特定的專案管理知識與經驗。第二則是完成工作任務需要人為干預的程度，任務越複雜，需要真人來評估的需求就越高。

專案經理可以從以下三點考慮生成式AI所能提供的工作支援：
一、自動化(Automation)
生成式AI可以自動化複雜度低，人為干預程度也低的任務。例如：生成報告、分析等多種數據類型的文件、總結會議紀錄和執行計算。「自動化」可讓專案經理在不同專案和其他團隊成員之間建立使用的標準，因為此任務類型不需要高級專案經理來評估和驗收。

二、輔助(Assistance)
在「輔助」層次中，專案經理可以利用生成式AI工具來補充他們的分析，在取得專家審查後，迭代式地為特定任務產出成果。生成式AI工具的結果需要經過測試、改善、分析，才能被視為完整的結果。舉例來說，創建成本效益分析的初稿、執行用於變更範疇建議的資料分析、建立排程計畫和執行風險分析。以上分析經由AI產出的結果，都必須在經驗豐富的專業人士進行適度的調整後，才能確保資料的準確及完整性。

三、增強(Augmentation)
最複雜的是「增強」，專案經理可以利用生成式AI工具來增強現有能力並發展新能力。這種方法幫助專案經理執行更複雜的策略任務，例如：為專案創建出色的商業案例、支援具有許多變數和相依性的任務等。

專案經理仍需引導和完成大部分工作，但他們可以利用生成式AI獲得洞察結果，並透過多次交互檢視完成特定工作任務。在這個層面上，個人的經驗和知識廣度將影響最終結果的品質。採用的不同方法和策略，以更好地利用生成式AI技術，使其在日常工作中更具生產力及效率，並向組織交付成功的專案。

透過PMI人才金三角引導AI技能發展之旅
使用生成式AI來自動化、輔助和增強專案管理能力，專案經理需要新的技能和專案工作思維方式。PMI人才金三角幫助專案經理理解生成式AI的影響，並追求正確的專案管理技能。

工作方法(Ways of Working)
無論是預測式、敏捷式或混合式，當今完成工作的方法不只一種。在商業環境的多變下，每個專案適合的作法都不同，因此PMI鼓勵專案經理熟練多種工作方法，以便能夠在對的時間使用正確的技術，交付成功的結果。

PMI人才金三角的工作方式著重於最佳的方法、實務、技術和工具來管理專案。隨著生成式AI工具在個人和組織層面的廣泛可用性和潛力，專案經理應當充分利用生成式AI來提升結果。將「工作方式」視為交付結果的一系列事件和任務，生成式AI可以自動化、輔助或增強專案管理技能和能力。例如：
● 規劃專案：使用生成式AI簡化資料和分析歷史資料，以利整體專案規劃和最佳化，並運用《PMBOK®®Guide》的所有知識，產生全面的專案文件。

● 管理時間和成本：使用生成式AI估算時間和成本、支援成本效益分析、執行淨值分析以處理成本超支、時程延遲等問題。

● 管理風險：生成式AI可以協助風險識別、分析以及提供風險回應策略，從歷史資料中經驗學習評估風險。

軟性技能(Power Skills)
軟性技能包括協作領導、溝通、解決問題和策略思維，確保團隊擁有這些技能，使他們能夠保持對利害關係人的影響力—這是做出改變的關鍵要素。

PMI發布的《Pulse of the Profession®2023》顯示出幫助組織轉型和實現永續成果的四個關鍵技能：策略性思考、解決問題、協作領導和溝通。在某種程度上可以透過AI來增強。例如：專案經理可以透過將生成式AI工具應用於工作、市場的不同方面，從而更有效、更快速地解決問題，為專案和組織做出更具策略性的貢獻。

● 策略思維：生成式AI熟悉策略和商業結構，即使專案經理不了解高層文件之外的組織策略，試著將策略中的典型元素具體化，將幫助專案經理發現許多之前可能從未考慮過且更細微的關聯點。

● 改進協作、溝通：在合作開始前使用生成式AI提示，在起始會議中跳過佔團隊長時間的腦力激盪；並在改善溝通中，加強利害關係人管理，協助PM在敏感且複雜的訊息中傳遞正確的觀點。

● 有效率地解決問題：專案管理中的問題需要以多元化的觀點解決。生成式AI可以幫助解決問題、進行研究並提出假設。

商業環境(Business Acumen)
專案經理需要具備一定的商業敏銳度，足以了解現今大環境下的大局與細節，培養有效的決策力，以利專案能夠符合組織策略與全球趨勢，從而做出明智的決策。想像一下，如果要更快地了解專案的風險，或評估風險可能會導致的後果，AI可以洞見專案的發展趨勢，並且準備一份商業風險分析和影響評估，應對專案問題。這將使組織在發生重大事件前，先行預防及計劃相對應的改善措施。
● 情景分析：生成式AI的多模態數據能力可以從不同來源（如：文本、圖像）進行分析，提供更符合問題和商業環境的資訊，它還能有效預測不同商業條件和情境下的結果。

● 商業影響評估：使用生成式AI來了解和描繪專案對商業的影響和貢獻。

● 系統思維決策：使用生成式AI來幫助理解和思考專案在組織內或大環境中的相互依賴關係。

AI引領專案管理的未來趨勢
生成式AI的自動化、輔助和增強，專案經理能夠在日益複雜的專案環境中保持競爭優勢，從規劃到執行，再到風險管理，AI的應用範疇逐步擴大，透過AI處理耗時的日常任務，專案經理可以將更多的時間花在關注組織內部的影響、目標和關係上；其次，生成式AI也可以增強專案經理了解策略影響的能力，使他們能夠練習和建立與高階利害關係人溝通，並為專案做出更好的決策。

隨著專案管理領域對AI的應用越來越深入，《專案經理》雜誌也特別專訪了與AI協作的企業與專案經理，他們善用AI來改善專案的規劃、執行和監控。專案管理與AI的結合，不僅是科技進步的象徵，更是提升專案成功率和效率的關鍵契機，在未來的專案管理中，專案經理們必須持續關注和掌握AI的最新發展，充分利用這一工具，才能在競爭激烈的市場中脫穎而出。