我的講師生涯最早是起於2003年，一開始是在企業講授如何使用專案管理的排程軟體。雖然這部分的經驗對我後來的整個事業奠定了很重要的基礎，但在當時講授這些課程的過程，其實讓我深感挫折。

 

因為大部分來上課的同學都是被老闆指派而來的，所以無論我當時怎麼調整課程內容，大部分人還是顯得意態闌珊。畢竟對這些人而言，學排程不過就是應付老闆（或業主）而已。 既然老闆／業主要一些花花綠綠看似很複雜的專案資料，那自己只好乖乖學，並想辦法把這些資料生出來。

 

到了2006年前後，我講授了約兩年的PMP認證課程。當時想說既然是自費課程，學員的投入度應該會比較好吧？確實，有部分人是比較積極，但幅度沒有我期待的大。後來才理解，大部分人來上課的目的很單純──想要拿到證照。所以很多同學唯一的興趣就是怎麼背書跟解考古題，至於考試以外的議題，大都不算熱衷。當年跟幾個同學聊天，發現他們還是把考試當成「滿足老闆的手段」。他們說：「因為職場需要證照，所以擠出時間與錢來拿到罷了。」抱持這樣心情的同學，對於內化書本知識所花的力氣很小，而進取一點的最多也只打算學學專案計畫書的格式。

 

但做過專案管理的人都知道，考上PMP跟順利結案毫無關連，會寫專案計畫書也不表示能把案子做好。計畫書不過只是結果，絕非專案管理的目的。若沒搞清楚這一點，那專案中可是有苦頭要吃的。

 

我當年還滿嫩的，改了幾次課程內容後發現很難扭轉大部分人的錯誤觀念，所以講了兩年我就沒繼續接PMP的課程了。

 

這一停可一直停到了2010年。那時候我又一次興起了想設計一堂讓對專案管理有興趣的人，能有個學習管道的念頭。這次因為不是證照班，也不是工具班，倒終於吸引了一批真心想活用知識的人。這樣的同學因為對專案管理本身很感興趣，學習動機很高、收穫很高、課堂反應很好、回去應用的程度也最高！同學開心，老師也高興！

 

但當我們把同樣課程拿到企業上課時，同樣的狀況又出現了：同學因為是被派訓而來，進教室時通常都顯得興致低迷。他們還是覺得來學這些東西是為了幫老闆而學，所以每個都一副要死不活的臉。這其實是我一直覺得很可惜的地方。因為HR也好、老闆也好，每每花了大錢培訓員工，但若沒讓他們知道學這些的真正價值，錢很可能白花。成效不佳倒也罷，搞得大家都像受罪一樣，實在是很沒有意思！

 

所以，我統整出來兩個一般人常有的迷思，希望透過《專案經理》雜誌的力量，扭轉一下大家的思維：

 

迷思一：專案管理其實沒意義，都是在做表面功夫啦

最多人的誤解，就是以為專案管理是無用的，只是一堆表單構成的表面功夫。只是因為老闆或是業主需要這類表單，所以自己只好無奈地待在教室搞清楚怎麼做表單或是使用工具。

 

更多人的錯誤觀念：是以為專案管理的落實，就是寫一本厚厚的「專案管理計畫書」。沒經驗的人，覺得寫這類文件很無聊；有經驗的人，則又覺得計畫趕不上變化，寫專案計畫書對實務應該沒什麼用，所以這群人自然對學習興趣缺缺。我同意，上班的環境，最不缺的就是做表面功夫。要大家花個一兩天，待在教室學個新表面功夫，當然是無法吸引任何人的興趣。但這其實是對專案管理這知識最大的誤解！

 

專案管理的本質跟寫專案管理計畫書是「完全無關」的，更不是做表面功夫。學習專案管理的目的剛好就是要來處理「計畫趕不上變化」的問題。

 

案子一定會有諸多變化，比方說客戶要改變功能與需求、老闆希望壓低成本、某些人力或設備得讓給另一個更重要的專案、市場變化需要調整產品方向、競品出現需要調整內容但更快上線。總之，你在專案環境中只要待過半年，你就知道變化是無所不在的。但專案管理用的對，各類知識其實可以解決實務上的工作難題。

 

比方說，排程知識會讓你更容易看到變動的影響，並讓你有能力分析不同方案。WBS學通了，會讓你更妥善地分工，並讓你把含糊的需求翻譯成更有機會順利結案的結構。風險規劃讓你有能力去解釋過程中各項決策的合理性。具備變更管理的知識，讓你知道如何跟別人談判與交換──當你需要影響別人時，該如何出牌。合約控制讓你在面對變更時，能有人情以外的壓力。其他各類知識也都有合適的應用狀況，以及如何真正把它轉為對自己有幫助的內涵。

 

所以如何因應變化、適應變化，其實才是學習專案管理最主要的關鍵。但如果你學專案管理，不是去理解內涵，只是把重心放在背書或寫專案計畫書上，那就真的只學會表面功夫，這實在就太可惜了。

 

迷思二：專案管理是幫老闆學的

另一個很多人的迷思，是覺得這類知識是為了老闆所學的。反正老闆需要，所以我就被迫無聊的來聽課。

 

但學專案管理，其實從來不是為了老闆學，而是為了自己而學。我所謂「為了自己」，不是說你可以學了用在婚禮、或是全家旅遊這類事情上，而是這些知識其實是上班族在職場存活的保障！

 

舉例而言，老闆想把某個主力成員從團隊調離，或者突然對開發有了不切實際的想法，厲害的PM是有能力拿出整個專案排程，跟老闆解釋這樣會產生什麼後續影響。這可以避免觸怒老闆，也可以把狀況解釋清楚，以防老闆做出不實際的決策，不但保護公司、也避免團隊士氣低落或慘烈加班。又例如，當專案出了狀況（這很容易發生），老闆會擔心，並常常會想派人介入這案子。厲害的PM有能力拿出排程模型動態解釋問題，並告訴老闆他打算怎麼解決。專案危機發生時，老闆也可能動不動要開會或是要PM提報告。如果你有學過對的專案管理手法，你其實會有能力迅速提出能讓老闆看懂大局的資料內容，這些手法能避免老闆的過度干涉。再給大家一個例子：一個案子結束了，往往就是秋後算帳的時間。身為PM可能會被質疑當時某些決策的原因，這時候厲害的PM老早就有準備，能調出涵蓋了Baseline的規劃檔案，甚至風險模擬蒙地卡羅……等分析資料，以解釋每個決策的來龍去脈。

 

換言之，學這些知識其實是保護專案、保護團隊，甚至保護自己的職場安全，而不是只是為了做出表格或是報告的敷衍行為。

 

總結

在《專案經理》雜誌看到我們文章的朋友，我要強烈建議：「以我自己這麼多年執行各種專案的經驗而言，專案管理的知識是很重要的，能幫我們避開危險、並更有效的因應各類變化。」所以不但要學，而且要為自己學，更要把這些知識學通。不是死記公式、不是背Input╱Output、不是誤以為五大流程十大知識領域這些表象是精髓，而是要去充分理解所有知識的使用目的、適用情境。最好能真的加入一個複雜專案，真的去參與有充分使用這些方法的團隊。

 

但若真的沒找到這樣的環境，那也歡迎有機會時該參加我們的工作坊。為自己進修、為自己累積，你會發現做專案的真正樂趣！

 

 

 


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