文／周孟柔, PMP

Follow your heart! 因為擁有熱情，時間久了自然會發光發熱，做的也開心。目前任職於台灣微軟(Microsoft)辦公室行銷部的資深協理—張立業，樂於分享他在專案管理的運用歷程。

建立管道 溝通變得輕而易舉
微軟在全世界超過190個國家和地區設有分公司或分支機構，是一大型跨國外商企業，全球約有12萬名員工（台灣分公司約500～600名員工）。除了學生時期的學業進修、出社會後磨練的工作經驗、一口流利的外語能力以外，張立業認為，在踏入微軟公司五年後投入學習的專案管理，時至今日仍讓他受益良多，更成為與各個部門同事進行專案溝通的共通語言。

無論是管理專案或行銷產品，工作上常常需要與來自四面八方的專案團隊成員或利害關係人溝通，工程背景出身的張立業認為有沒有學習專案管理，最顯著的差異就是能否跟同事建立更專業與直接的溝通管道。他舉例：在微軟工作，專案團隊成員之間不常把專案管理一詞放嘴上，但執行專案過程卻經常使用專案管理手法，尚未進修前可能要跟同事溝通很久雙方才能達到有效共識，但在進修後卻因為有了共通的專案管理語言，讓「溝通」這件事變得更加輕而易舉。

全盤思考 有效發揮專案價值
近年來微軟推出的Office 365
Office 365：一套雲端Office軟體，不受所在地點限制，不管身在工作場所或喜愛的咖啡廳，都能跨電腦與行動裝置順暢地存取、檢視及編輯所需的檔案。

年營收從起初的2000萬成長至現在的10億台幣（全球使用者共約1億），可謂是成為微軟穩定成長的金雞母商品，而台灣分公司的背後行銷推手就是張立業。從工地監工到電子商務公司學習程式開發，再到微軟擔任過行銷經理與產品經理的他，經常善用專案管理思維，讓自己用更有架構、邏輯的方式全方位思考，讓專案在不鍍金，且遵守範疇、時間、成本三重限制的情況下，仍能依據專案目標選擇最能對組織帶來效益的執行方針，而適度的取捨，不僅能維持專案的平衡，更杜絕了額外成本及失敗風險的產生。

舉例來說：剛進微軟時，張立業負責Office職場逆襲包的行銷專案，當時沒有依照定義好的範疇管理專案方向及預算，反而花了許多時間、資源、成本在較次要的產品包裝設計上，導致行銷效果不如預期，專案宣告失敗。「有時候很想把事情做好，就會增加太多成本或時間，這件事若用專案管理角度來看，在專案執行期間就會有取捨。」這次的經驗，也成為張立業日後執行專案很好的借鏡。

適才適所 透過經驗強化能力
優秀的張立業，談到一路走來的心路歷程，最想感謝的是他的爸媽。有別於傳統的斯巴達方式，張立業爸媽採取開放式教育，從來不用命令的方式帶領孩子成長，取而代之的是不斷鼓勵與支持，讓他做自己喜歡的事。在這樣的環境下成長，也讓張立業很欣賞微軟執行長—Satya Nadella（薩蒂亞‧納德拉）所強調的公司核心目標：「Empower every person and every organization on the planet to achieve more.（讓地球每個人、每個組織都有能力完成更多工作）」微軟內部的工作定義得很清楚，組織內的每個人各司其職，可以發揮所長，工作更有效率。

同時，Satya Nadella亦是很好的領導者，雖然微軟錯失前一波行動裝置的科技潮流，但卻能及時修正方向，搭上雲端科技、AI、VR／AR／MR…等下一班的趨勢列車，不斷地創新並充滿生機，就如同專案經理在專案結案時做的經驗學習(Lessons Learned)，無論是好是壞，藉由修正前一次的經驗，逐步完善，更能掌握下一次的專案成功。

掌握特性 團隊配合天衣無縫
最後張立業也跟我們分享，在跨國外商企業工作，想要讓專案成功率提高的不二法門，就是要尊重不同國家的文化差異，如：美國人溝通直接，與美國的專案團隊成員溝通時，建議要直搗核心避免迂迴；日本人重視細節，會前準備的會議文件與討論就顯得格外重要，可以增進會議效率。因此若能有效辨識專案利害關係人，讓他們有效參與專案，必能帶領專案團隊，一起迎向專案成功！