商業與管理的溝通技術 帶出高效能團隊
2019/8/1 作家:專案經理雜誌

5242

文/官明慧
有著「商業思維傳教士」稱號的游舒帆,不到29歲就擔任鼎新電腦總監,也曾在TutorABC裡帶領300人的團隊執行大大小小的專案,在2017年離開職場投入顧問、培訓與教練的工作,現在也是許多公司的策略顧問及合作夥伴。游舒帆透過溝通,不只完成專案,也打造許多高效能的團隊,更是致力於讓更多職場工作者能夠透過溝通,了解什麼是「商業」。
商業思維的真相
初入社會,早期做專案時,游舒帆很難明白老闆要的想法,總是以為只要把老闆所交代的事項做出來,就不會有太大的問題,但漸漸發現,如果老闆交代的內容本質上就有問題,那該怎麼辦?於是開始與老闆溝通交流,一開始無法抓到老闆對問題的質疑點,但經過長達3年的訓練,有一天好像發現自己可以了解老闆想要什麼,而在對話過程中能夠自然應對,於是游舒帆開始反思,發現這三年來,聽懂老闆所說的話關鍵不在於自己累積了多少經驗,而是具備與老闆交談的必要知識,無論是談利潤、市場規模還是策略,都不再像過去一樣接到指令就做,而是在一開始溝通中,漸漸地理解老闆最在意的東西,有了方向的正確性,這就叫做「商業」,商業思維本身就是在解釋商業是怎麼一回事。
商學院畢業的游舒帆,以為了解什麼是商業,但後來入社會才知道對商業還是一知半解,所以開始想要讓「商業」這件事科普化一點,能夠與老闆、同事、客戶有一個很好的溝通,降低做錯事的比例,透過溝通,調整組織結構、產品策略,讓整個專案能夠敏捷化的逐步交付出來,這就是整個商業思維最關鍵的部分。
如何提高溝通的層次
溝通的關鍵點就是要有「同理心」,而要有同理心第一件事就是要學會「傾聽」,但是傾聽也需要具備「聽懂」的條件,聽懂之後還要學會問對問題,而問對問題至少要預備相關知識才能針對問題做提問,也就是所謂的軟技能,再來就是關於「經驗」,當自己有類似經驗時,就能夠有同理心。
游舒帆提到在公司通常能夠與自己溝通的人,大多都會是位階及職務相似的族群,一旦跨入不一樣的位階或是其他的工作內容,就會發現溝通出現了障礙,但中間障礙並無關年齡及年代差距,而是在過程中,我們彼此熟悉的知識是不一樣的,所以知識能夠補足同理心的最後一個區塊,且知識也是能夠在短時間大幅成長的一個領域,更是減少彼此溝通障礙的一個重要關鍵點。如果要有同理心,首先軟技能需要持續精進,第二要累積各方面的經驗,第三則是透過不同課程及學習,累積橫向合作部門的必要知識,學習換位思考提升溝通的層次。溝通方式不是在於要糾正一個人的想法,或是直接告訴對方怎麼做,而是讓對方明白他現在處於一個怎麼樣困難點。
資管背景的他,卻走出商業的路
資管背景的游舒帆,卻不是從事相關產業,因為游舒帆相信把科技與商業結合的效益會是最大的。他提到過去自己很幸運,在團隊當中是有學長帶領,第一年就完全投入在技術領域裡,後來有一個機會能夠帶領團隊進行專案,結合了專案管理的知識,也精準地安排時程規劃及回報,過一陣子後就晉升為主管,當中關鍵就是規劃能力,老闆也說:「我房門全部敞開,你們有問題歡迎來找我」,但事實上公司很少有人會做這樣的事情,但當時游舒帆覺得自己就是產品門外漢,他也提到寫技術跟搞產品其實是兩件事,幾乎每一天下午都去找主管談專案該如何執行,有什麼可以建議或是改善的地方,久了之後,游舒帆就與老闆建立了很強的信任感,後來也被推薦到台北發展公司新產品,從開發、拍攝行銷影片、找客戶拜訪……等,自己也轉為產品經理的角色,產品開始成熟上軌道後,老闆又詢問游舒帆有沒有興趣到大陸發展雲端,隨後就晉升為產品總監。過程中,他不怕向上溝通,也有勇氣接重大責任,透過專案管理的知識及技巧,掌握時間範疇,監控及變更管裡,漸漸地有全貌式的理解,但其實要將過去所學知識套用到實際工作是有些困難,當專案太大時就會變得很複雜,於是他開始想,如果依著不同專案,將部分細節調整做法,使其變得簡單化,後續導入敏捷,使要交付的東西逐步完善,階段性地去完成,游舒帆這才明白,專案管理是一個框架,但要如何因應市場的需求做調整跟變化,是非常重要的!
商業思維四力
商業思維其實就是做生意的思維,主管總是說這是經驗,但游舒帆就想,能不能用一個結構化的方式解釋商業,發現數字是管理的核心點,所以他提到,商業思維四力第一個是數據力,當你能知道公司的每個數字彼此之間的關係,數據脈絡清楚後,就會了解公司在管理上重視的是哪些方面。第二個是運營力,運營力是公司做哪些事情能維持公司重要的數據,當有了數據力跟運營力時,就能掌握公司大方向,也能夠了解公司整體運作,創造數據力的結果。第三力是策略力,如何讓策略目標實際落實,當中又如何確保精準性及正確性,隨著市場變化,當運營力無法創造數據力的結果時,又要如何使用策略力來調整。最後一個是敏捷力,策略擬定後,要如何按部就班地去實踐計畫,逐步完善過程交付價值,達成最終的策略目標。
游舒帆發現大多數人來找他都不是問有關專業的問題,都是跟橫向部門、老闆及客戶之間的溝通問題,商業思維能夠降低彼此之間的落差,當能夠換位思考對方的問題時,就能有效解決問題,所以透過商業思維的知識,讓整個職場上溝通的氛圍提升,加上自己是商學院畢業,也發現其實所學的跟這世代有些落差,已經沒有辦法更好的理解什麼是「商業」,開始擔心未來市場會很難走向國際化,所以希望能夠正確的傳遞商業知識,成為商業思維傳教士。
《專案經理》雜誌是華人最有影響力專案管理雜誌,宗旨為擴大專案管理應用傳播。
邀您一同為深耕專案管理努力,您的參與,相信能為您的產品/服務,擴展商機, 無形中,也為專案經理雜誌的永續經營注入契機。
您可能也喜歡這些文章