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一個月20、30幾個專案在Run! 樂美館高效率的專案管理
2019/10/1 作家:專案經理雜誌
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文/周孟柔, PMP

來到高雄的「華爾街商圈」中心,路上車馬如龍、川流不息,附近商務類型的辦公大樓林立,走進其中一棟位於十字路口、聳立的商辦大樓入口,電梯乘載著採訪團隊前往最高的20層樓,映入眼簾迎接我們的,左半邊是用圖示展示公司源起的里程碑牆、右半邊牆面上架著PS4遊戲的展示櫃,正前方則是以公司招牌藍色為底色的整面「XAC」辦公室牆背板,這裡是發跡於高雄,堪稱台灣遊戲美術製作界的龍頭公司「樂美館」。

樂美館員工平均年齡落在25~27歲之間,談起公司在短短7年間,成為全台灣最大遊戲美術製作公司的功臣,美術製作處協理施柏丞坦承「專案管理」確實是成功的一大要素。「換個方法講,一般人要記帳時,可能會因為金額很小而不想管理帳務明細,但當需要記帳的頻率越來越頻繁時,我們可能就會開始注意到,是否需要一些系統或App來輔助管理記帳這件事。」施柏丞用了一個簡單易懂的例子,來分享當初樂美館導入專案管理流程的契機,其實就是因為公司規模逐漸擴張,在資訊往來迅速、資料量擴大的狀況下,希望能定期檢視,並能隨著市場或客戶需求有快速的調整及反應,因此開始嘗試了專案管理這樣的管理方法,可說是台灣非常早期就導入專案管理流程的先鋒部隊。

動態調整 專案管理更能符合組織需求
繼續抽絲剝繭,回溯樂美館接觸專案管理的源頭,施柏丞說「樂美館的優勢是客戶多來自於歐美日國家,因此很早就開始受到影響,聽聞專案管理概念,也因而有機會導入」。在導入的前期,主要以內部主管階層小量嘗試開始,他們一起使用專案管理軟體,並在使用的過程中,依照公司實際營運狀況逐步完善調整,藉由反覆循環的溝通、討論、協調找出問題,一步一腳印地建立起樂美館自己的專案管理模型及SOP。而施柏丞進一步談到,過去10年來,無論是大眾的價值觀或市場的轉變都非常快,再加上資訊科技發達,6年級生、7年級生、8年級生等不同族群都有自己世代的群組特性,因此他認為專案管理並非一成不變,「好的專案管理方式需要隨時做調整,就算專案管理軟體可以滿足大部分,但也需要更彈性的應對。」因為軟體的幫助有限,人為才是促成「專案管理」永久且持續成功的最大因素。

目前樂美館內部,幾乎100%業務都以「專案」形式展開,因為已經有非常完整的組織過程資產及SOP,因此在起始階段,了解利害關係人(客戶)的需求後,上層主管便會迅速掌握公司可用資源、討論需求的可行性、1~2天即可完成整體技術評估,並核准專案開始進行;規劃階段,由專案經理配置及規劃整個專案的資源;若前面兩個階段進度都順利、客戶回應也很快速,最快2~3天就能完成專案團隊組建,進入執行階段,並馬上進行kick off meeting開案說明,讓每一位專案成員了解專案目標以及自己被賦予的角色與責任。樂美館在執行專案跑的速度很快,短至一週就能將一個完整的專案結案,產出明確又高品質的交付標的給客戶。

專案成功的關鍵因素:規劃
施柏丞認為,樂美館最重視的專案流程,就是「規劃」階段。他舉一個實際案例說明規劃的重要影響力:「以個人來說,如果工作超時,第一直覺常會認為是工作量超過負荷」,但很少會有人反思,是不是有更好的做法?是不是我的方向錯誤了?才導致工作超時、無法負荷。施柏丞說,這就是規劃很重要的原因,若能具備提升自己、優化工作流程的概念,相同任務可能過一個月,在有逐步完善並預先規劃的助益下,同樣工作量就能在既定時程內達標,個人也能因此受益及成長。

「規劃是希望把無謂的工作量降到最低」施柏丞說這幾年經歷過大大小小的專案,經驗中讓他最害怕沒有完善的規劃,因為一旦方向錯誤,中間所做努力花的時間全部都是「零」。舉例來說,曾經有個專案,負責美術設計的專案成員,在時程壓力下,拿到專案文件資料,想都不想就開始執行,等到設計完成後,被驗收時發現全部需要重做,不僅主管尷尬、成員成就感也完全消失無蹤。所以現在他在帶領團隊執行專案時,會在規劃階段投入大量時間跟研究,「規劃做足,後面遇到任何狀況都比較能掌握,不至於手忙腳亂」且做足規劃,付出時間產生的價值可能還不只一個,完成任務,同時還能符合多個期望,何樂而不為?

帶入軟技巧 管理專案沒煩惱
再具體一點說明規劃階段的技巧,施柏丞說讓專案一次到位的關鍵在於「溝通」。在專案啟動會議完成後,接續跟專案團隊成員面對面討論:你會怎麼做?你想怎麼做?以他自己為例,認為做專案就像帶兵打仗,不能只依靠最上層的主管,軍隊中每個人都要有獨立作戰的能力,靠著團隊力量才能打贏,因此他的方式是透過引導式提問與同仁溝通,從引導中開發出每個人的潛力、特質,逐步引導成員具備獨立及思考的能力,若有時候文字或口頭說明不好表達,就善用成員美術技能,用畫的、使用圖像化的視覺溝通傳達。能達成專案目標的作法或流程可能五花八門,無論使用哪一種,只要規劃時確保彼此對專案目標認知是相同的,後面就算發生風險,也都在可預料的範疇內。

在每次溝通完成後,專案團隊成員會用最短時間將資料彙整,習慣性地以MS Project、PPT、Photoshop或Screen capture……等方便隨時取用的軟體,將溝通結果記錄於專案文件或專案軟體內,並將資料共享給其他與專案有關的利害關係人,甚至有成員會做出個人知識庫,類似教戰手冊、捷徑、祕笈,方便下次要做類似專案或內容時,很快地就能找到參考資料。

預測式或敏捷式?選擇看專案特性 
樂美館目前每個月所需執行的專案都達雙位數,專案類型主要分為「研發」及「純美術製作」,施柏丞說「既然要做專案只能成功。」以研發專案來說,因為變數較大,所以這兩年樂美館採用「敏捷式開發」,不拘泥於太多嚴謹專案文件,注重於使用者體驗,在團隊內的每個人不倚靠主管、有自主性,例如:目前正在開發的VR遊戲專案,就採用這種方式,內部同仁在每個階段完成時會親自套用流程,確認是否符合期待、符合當初設定目標。

而在純美術製作類型的專案上,因為流程固定,故套用規劃完整的「預測式專案管理」就非常適合,以10分來算,專案有9分以上的成功率、失敗率極低。所有範疇都可在一套制式化系統下順利展開,起始階段針對需求做完整評估、規劃階段做足資源及人力編制、執行階段每天確認進度EV值、監控階段偵測到異常就啟動變更管理、結案階段記錄專案歷程及組織過程資產,在控制得宜的範疇內如期、如質、如成本將每個專案順利完成。

在專案人才培養方面,施柏丞提到早期樂美館曾經嘗試讓PM兼任功能部門主管,但PM與功能部門主管專業能力不一樣,因此常發生角色轉換的衝突,後來慢慢回歸最原始的初衷:適才所用,聘雇具備專案素養的專案經理,進入內部與功能經理合作,就算一開始PM對遊戲產業不熟,進入公司受專業術語及遊戲製程訓練後,很快就可以接軌上手。而在聘雇PM時,樂美館最重視3大特質:情緒管理、溝通技巧、喜歡與人互動。面對經常要與國外專案合作,樂美館挑選適任專案經理的秘訣在於先以「語系」區分,例如:歐洲英文、美國英文、日本英文;其次,再以PM對當地文化的熟悉程度篩選,確保負責窗口能融入當地文化,在商業禮儀上與各國保持尊重友好的互動關係。

總結樂美館導入專案管理的顯著好處及效益,施柏丞說「不只上位者,參與專案的每個人都可以了解整體狀況」,他也提到,現代人因為資訊獲取快速,相當依賴資源,常聽到有些人會說「你沒有給我這個資源,我做不到」他認為習慣依賴、放棄思考跟創新,會抑制個人成長,期望每個人回歸自己本身,能誠實看待自己在專案內的角色與責任、不逃避且能勇於面對,確保達成專案進度、可幫助組織正常運作,有了資訊透明化的專案管理流程,正視自己、檢視自己,每位成員具備獨立思考並完成任務的能力,才會水到渠成,引領公司持續成長茁壯。

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