作者／林崇仁, PMP

帶領百加資通開發團隊開發PMIS/EIP/CRM/IM/電子表單簽核／文件管理……等系統，專長於軟體開發、企業E化流程改造與輔導、電子商務(RosettaNet)、專案管理、自由軟體……等領域。

虛擬團隊(Virtual Team)泛指有共同目標或是需要一起工作的一群人，大部分的時間在沒有面對面或從來沒有見過面的情況下共同完成作業。我們都知道專案執行的成敗，溝通是最重要的因素之一，常言道：「見面三分情」，見面什麼都好「喬」。但當專案團隊是由虛擬團隊所構成時，「虛擬團隊的管理」就變得非常重要。所幸隨著網路以及雲端服務工具的發展，相對的使用成本大幅度的下降，虛擬團隊的溝通及運作變得方便，雖然變得方便，但成功的讓虛擬團隊有共識並團結的完成專案，一樣是非常不容易的。而個人也認為，在現在以及未來職場上，工作者應具備領導虛擬團隊或是成為一個稱職虛擬團隊一員的DNA，而筆者認為這最基礎的DNA應該包含以下兩項：

一、知道如何開會的DNA
或許很多人會覺得進入職場後，每天已經有開不完的會，開會應該是每個人都會的事，而事實上，很多人只是來開會而不是真正的參與會議，會議開始前，當有人問：「今天開什麼會？」，這會議就已經失敗一半，虛擬團隊的共識與凝聚力，是由多次的虛擬會議所逐漸堆疊而成，而當會議可能是由來自不同國家或是不同時區的利害關係人所組成時，每次召集會議時，往往需要花時間來「喬」出共同的空擋時間，有效率的會議管理就變得更為重要。筆者非常相信一個好的會議過程是設計出來的，而從會議前的準備工作就可以決定一半會議的成敗。專案負責人或是會議召集人在與虛擬團隊進行線上會議時更要特別去設計，尤其是讓虛擬團隊利害關係人融入會議中並知曉個人的責任與工作。而參與的虛擬團隊成員也應該積極的配合，並於會前明瞭議程，不要成為團隊的絆腳石。
會議的過程大致可分為以下階段：
1. 開會前：將會議舉行的時間、議程以及相關參考資料傳達給會議參與人員。
2. 會議中：討論本次會議的議題、追蹤前次會議待辦事項以及做好會議紀錄。
3. 會議後：將會議紀錄傳閱給利害關係人做確認，分派會議待辦事項給權責人員執行或追蹤。

二、熟悉資訊工具與平台應用的DNA
既然團隊都不在同一個地方，那麼透過資訊工具來進行溝通、協作以及資訊同步就顯得重要。以下個人推薦幾個在虛擬團隊運作中應該熟悉的資訊工具。

1. 心智圖軟體：適合會議過程中，展示要討論的議程，好處是將重點條列與展現，或是進行虛擬團隊的腦力激盪。推薦的軟體如Freemind或是Ｘmind等。
實務上，建議不要把心智圖繪製的過於複雜，只要能清楚列出要討論的議題，讓團隊能夠跟著主題走就好。

2. 線上會議的平台：適合會議前的虛擬會議的行程預約，以及線上會議的支援，推薦的平台為Zoom，簡單好操作，費用低 ，可以跨不同的載具，線上會議的品質佳。更重要的，提供會議側錄的功能，方便後續製作會議紀錄並提供專案團隊往後確認工作的佐證。
實務上，建議虛擬會議的時間不要過長，特別是透過網路的虛擬會議，參與者非面對面的討論時，比實體會議更容易失焦。有時也會因為網路的關係，讓會議的品質下降。

3. 議題追蹤軟體：適合來管理專案或是會議所產生的議題紀錄與追蹤，推薦如Trello或是Jira軟體所建立的議題協作平台，提供即時議題不同狀態的管理以及對應負責人的分派，簡單的作業也可以用Excel或是心智圖軟體做成議題清單的列表，讓專案管理人隨時更新議題的狀態並同步給專案利害關係人。
實務上，在虛擬團隊的管理中，個人覺得議題的狀態管理是最重要的。重要性在於議題的追蹤，虛擬團隊裡，應該有一位非常盡責的追蹤小幫手，於專案進行中，依據議題應該處理完成的時限，來進行跟催。如果沒有這樣的議題追蹤小幫手，專案的執行過程中，比較容易失控。而如果沒有這樣的議題追蹤小幫手在團隊中，專案的經理人就是這議題追蹤管理的人。

4. 即時通工具軟體：適合隨時在非會議時間的協作溝通。個人推薦Slack平台，好處是可以為個別的專案建立Channel，並留下溝通紀錄與檔案留存搜尋，如果專案經理人同時有一個以上的專案要進行管理時非常的方便，另外，平時專案團隊也可以直接透過Slack溝通。

實務上，雖然台灣許多公司非常倚賴Line來進行資訊的溝通，但問題在於，在溝通過程中的檔案或紀錄，資料的留存有時間的限制，另一問題是，當專案人員有異動時，不易管理。還有就是Line為社交平台，有時訊息一多，專案的訊息很容易就被忽略了，所以個人還是比較支持公私分離的訊息管理模式。

除了以上的軟體或平台，當然有其他類似的選擇或是比較完整的解決方案，但就虛擬團隊的管理而言，個人認為應該選擇比較常用的軟體或平台來建構團隊的溝通管理機制，主要是可以節省許多軟體學習或教育訓練的時間。

除了上述兩種基礎DNA的需求外，對於虛擬團隊的管理還有幾個建議的事項：

1. 虛擬團隊實體相見歡：個人還是強烈的建議，如果可能的情況下，在專案的起始會議中，能夠讓虛擬團隊的成員，面對面的認識，比較容易建立起人跟人的連結，如果真的沒有辦法，也建議透過線上會議平台，來讓進行虛擬團隊的簡單自我介紹。

2. 虛擬團隊的人數：個人經驗，8個人以下的虛擬團隊是比較好管理的，過多的人造成溝通渠道變多，容易產生意見的紛雜，如果人數真的非常的多，建議做功能性或工作的分組，線上會議派各組種子人員參加，會後再進行佈達與同步。

個人認為，透過合適的資訊工具，來解決團隊的溝通與資訊同步，是管理虛擬團隊最重要的事，其中專案經理的管理手段與軟技能非常的重要，尤其在專案進行的過程中，專案經理需肩負起，建立起專案團隊的共識與凝聚，並且不厭其煩地私下跟催、追蹤與溝通，這樣專案才有可能如期、如質、如預算的達到專案目標。