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吳文智展現全方位專業經理人風範 從各面向看待風險管理思維
2020/12/1 作家:專案經理雜誌
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文/鄭愉萍

2020年新冠肺炎疫情來得又快又急,大部分的商業活動都因此而停擺,甚至對於某些企業的影響甚大。這時,許多產業、公司才發現「它」的重要性。是的,「它」就是「風險管理」,做好風險管理,危機也許是你的轉機。

三誠業服務科技總經理吳文智:「風險管理其實就是目標管理,有目標就會有風險,所以風險管理是很實用的知識。」全方位的專業經理人吳文智在IT界待了20多年,對於專案的風險辨識和應對有他自己的一套見解,到底吳文智是怎麼處理這些風險?針對這次疫情又有什麼看法呢?

從全球新冠肺炎病毒風暴看風險思維
這次疫情是改變世界的百年大事件,每個人的生活及工作都受到直接的衝擊及本質上改變。但新冠肺炎真的是無法辨識的未知風險嗎?其實並不然。傳染病是大家早就辨識出來的,只是沒預料到這次會如此嚴重,疫情蔓延至全球,還不斷在延燒,短時間內造成企業整體經濟和供應鏈的衝擊。

日媒專訪前副總統陳建仁談防疫:「我們這次會做得比較好,其實是從SARS時就有經驗,與其要等到要封城,還不如在醫院裡面知道有群聚感染時就去做防疫。」台灣之所以能夠在這次疫情裡面有如此好的應對策略,不外乎就是透過經驗學習,也有健全的風險思維、提早布署,在全球疫情失控之前早已辨識好風險、找出對策,免於疫情肆虐之苦,這也是全球有目共睹的。

從資訊安全到企業營運風險
吳文智是20多年的IT產業老兵,從大三(1992年)開始擔任電腦講師,之後擔任過網路管理員、程式開發人員、系統分析師、專案經理及功能主管等職務,但通通離不開IT產業,因此也累積了相當厚實的經驗。資管本科出身的他,最一開始接觸到的工作內容是以軟體專案為主,確保可以如期如質地交付成果,達到當初承諾顧客的品質標準,但他認為只專注在品質是不夠的,資訊安全也很重要。就拿這次新冠肺炎疫情來說,許多企業實施遠端上班,學校採用遠距上課,其實這都是資安的風險疑慮。

身為總經理的吳文智,現在對於風險的思維,早已擴大到企業營運層面,而對於企業的風險是什麼?吳文智說:「只要是能夠影響你目標的不確定因素都是風險;如果目標不確定,風險管理都是假的,因此要讓專案順利結案, 那就要做風險管理。」但風險是有威脅的、有機會的,就像這次的新冠肺炎疫情,對於旅遊業來說是威脅,但對口罩製造商來說卻是商機,這是一體兩面的。

做好風險管理 拒當專案救火隊
在實務上發現很多做專案的人,會忽略對「專案風險」的管理,以至於成為專案的救火隊長,把大部分的時間都花在處理各種應急事件。原本以為自己的危機處理意識不錯,但回過神來,才發現時程早已被打亂。因此為了讓專案展開更順暢,避免日後又發現相同情況,在專案前期做好風險管理是必然的,簡單的說,就是把影響目標的那些不確定因素找出來(風險識別),進一步去了解它的發生機率及可能影響(風險分析),然後再決定哪些風險必須要處理,哪些不用處理(風險評估),決定要處理的風險,再進行處置及回應即可。

吳文智說:「實務上,風險管理大多是心法,一般企業都不會走正規的風險管理程序。就算是被法規要求的產業,也多半流於書面作業,應付檢查及稽核而已。在風險應變計畫方面,基本配備有風險意識、有當責的人員、有提撥一定的準備金。」但吳文智還是期許大家可以更落實風險管理,不要忽視它。

打破坊間傳言 敏捷將風險思維內化
坊間流傳,敏捷專案是不需要做風險管理的。其實正好相反,是敏捷早已把風險管理內化。敏捷出現的本質就是在處理風險。吳文智說:「在風險管理的角度, 一般人認為的敏捷是強調快速失敗(Fail early, fail fast),因為外部環境變動太快,所以就快速移動、取得回應,尤其是產品軟體的開發。這也是一種緩解策略,就算失敗,早點失敗的總成本還是比較低。敏捷的時間盒及所有的儀式都是在控制風險,密集的溝通及快速地修正,就是降低風險發生的機率及可能的影響。」有目標就有風險,風險管理是常識,所以大家每天都在做風險管理,只是你自己沒有留意到而已。工作的本質沒有改變,只是想法改變了,原本一年要做出全部的東西,現在改成每個月都要交出能用的東西而已,一樣的範疇管理,只是現在流行用產品路線圖、便利貼來管理,這只是工具改變,本質並沒有變。

商業分析找出問題 有效管理風險
為什麼會說商業分析跟風險管理這兩者有相關呢?因為在談風險管理之前,一定要目標放在第一位,風險識別一定要跟目標連結。商業分析是問題解決程序的重要一環,吳文智把商業分析當成基本素養或能力,而不把它當成一個職務看待,而商業分析最大的核心就是引出需求、把問題定義清楚,接著引導專案團隊往正確的目標前進。因此,商業分析師必須緊盯組織及業務目標,以及要解決的問題本身,在這個基礎上去運用風險管理的知識。吳文智額外分享幾個專案前期的分析的工具。例如:SWOT分析是幾乎萬用的工具,若是產業的分析,可用五力分析、價值鍊、PEST和TEMPLES……等工具。

將風險思維加入你的人生吧!
回到全文一直強調的一句話 : 「風險管理其實就是目標管理,有目標就會有風險。」但別忘了不只是企業會有目標,小至個人、大至國家,都是有目標與風險的。舉例來說:國家的目標是維持安全及經濟發展;企業的目標是維持營收及營運;個人的目標是維持家庭生計及專業職涯。但在這瞬息萬變的環境下,你能保證自己一路順遂嗎?而你又有多少把握能渡過下一次生涯風險?因此,適時地在你的人生裡加入風險思維吧,這樣才有可能把危機變成轉機!在險惡的環境下求生存;從外部危機裡找到潛在商機!

精準掌控風險管理 從此不再當專案救火隊!

每當與企業中高階主管或專案團隊提到「風險」的概念時,你或對方的反應也是「阿~別擔心這個啦!沒這麼衰。」或是「呸!呸!呸!別觸霉頭。」...
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