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屏除英雄主義 團隊共創價值 開放式管理打磨團隊力
2021/12/1 作家:專案經理雜誌
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文/季平

漫威電影《復仇者聯盟》英雄無數,各有優勢,能獨當一面剷除惡勢力,必要時可以團結起來拯救地球。如果將史上最強戰隊《復仇者聯盟》看作一個專案團隊,「最能管理團隊、最能凝聚團隊向心力及最能讓團隊發揮價值」的是哪位英雄?每個人的答案可能都不一樣。致伸科技四位資深PM從「團隊共同價值」切入,分享PM如何與團隊成員共創價值,打造專案版《復仇者聯盟》。

找對人格特質為團隊力加分
致伸科技的企業核心強調以「人」為本,不崇尚一言堂或英雄主義,在開放式管理模式下廣納建言,收斂共識,對準方向。在落實管理、溝通及組織運作前,首先會找到合適的人才,放在合適的工作崗位上,招募時不只看能力,也在意員工的人格特質是否符合企業文化,先找到對的人加入團隊,才能降低未來團隊往前衝刺時出現問題的機率。

團隊運作的核心人物是PM,致伸科技從PM 2.0、PM 3.0到目前推動PM 4.0,不斷精進改善組織運作模式、管理模式及目標推動,身經百戰的PM們在組建團隊、帶領團隊的過程中努力達成績效。

凝聚團隊力,PM無所不能!
對於PM角色,姚汝彤笑說,美國隊長是他心目中PM的理想型,「他有中心思想,能帶領團隊朝同一個目標邁進,團隊如果出現問題,他要想辦法解決衝突,解開矛盾,也許美國隊長的超能力不是最強,卻是凝聚大家的關鍵角色。」

黃俊雯則以蟻人的靈活為例,點出PM要有挖掘問題、找出解決方案及超強的溝通能力,攻心為上,培養「交友力」,從團隊成員、協作夥伴及客戶端,甚至競爭對手身上挖掘有用資訊,「要針對不同成員特色切入,比方有人不喜歡口頭溝通,請他吃東西就能打開話匣子,找對方法與需求就能成功溝通。」

李環墀在成為PM之前,歷經多種職務的磨練,跟RD、採購、產品經理及供應鏈中的合作夥伴都能順暢溝通,這得歸功於多年跨領域學習經驗,從中培養圓熟的PM觀念與解決問題的能力,「大小專案牽涉不同功能的成員,PM必須在他們遇到困難時,找對方法與資源,協助他們度過難關。結果不論成功或失敗都能從中學到很多經驗。」所以他很鼓勵團隊成員累積跨部門學習經驗,就算不在工作範圍內,也願意站在他人立場主動思考解決問題的方案,這種願意幫忙多做,願意「共好」的特質也是他特別欣賞的團隊美德之一。

除了本職學能、跨領域經驗與共好等特質,蔡昆男認為,合格的PM要能掌控績效指標,擅於改善流程,而且每個流程掌握(PDCA)要有明確的完成時間表,不能沒有時間觀念,「有人說PM的強項是人際關係,但我認為PM不能只相信軟實力(人際關係)但終究沒能力,PM要提升自己就要不斷學習、持續改善流程,我也要求成員應當如此。」

帶人帶心:溝通協調、適時放手
PM本身需要具備的軟硬實力很多,是否有真功夫還是得看團隊管理品質,好的團隊管理品質才可能讓專案運作順暢、達成專案目標。PM拉著團隊走不能只靠蠻力,還有巧勁,巧勁不外人心與共識。所謂「帶人帶心」,四位資深PM分享二個心法:溝通協調與適時放手。

不同團隊成員有自己的思維模式,PM要讓每個角色有機會發揮專長,極大化自己的價值。PM手裡握著風箏線,想讓風箏飛得高與飛得遠,要張弛有度,收放自然。致伸PM會以「每個團隊成員都有機會成為領導人」為前提,適時放手,讓適任者在適當時機發揮領導力,讓全體成員都有機會為團隊做出貢獻,團隊共同成長。

蔡昆男指出,團隊內部產生「共識」是組成團隊的重要因素之一,也是難度極高的一件事,由於成員視角不同、出發點不同,重視的信息與資訊有差異,容易因為無法產生共識而出現期望落差,「當團隊遇到這種狀況,我會召集成員各抒己見,透過團隊的良性互動構建團隊全貌。」比方專案在執行過程中,工程端和製造端在預算分配上意見分歧並影響專案進行,解決之道是召集專案利害關係人,包含產品線主管、工程主管與製造主管一同會議討論,各自闡述想法,再聽取各主管多年經驗與建議,協商後團隊成員重新凝聚共識,讓專案繼續執行下去。

利益共享 凝聚團隊力
李環墀坦言:「一群人的溝通是很困難的。」事情好做人難做,人的問題有時才是PM最難解的習題。在執行專案的過程中最忌離心離德,PM要做的是隨時拿出手裡的「強力膠」,維持團隊凝聚力,讓人心不散。幾位資深PM都曾碰到協作團隊面和心不和、反目爭吵,甚至坐在對面或隔壁的成員互不溝通,反而要透過PM「傳話」的各種「溝通問題」。凝聚團隊力絕不是吃吃喝喝把酒言歡就能成功,「最重要的是資訊共享,利益共有。」蔡昆男和李環墀不約而同地指出,PM身為專案領導者,要確保相關資訊的透明度,而且要即時將資訊傳達給相關利害關係人,不因自身利益或部門與部門間的競爭關係而有所保留,而是以團隊和公司的最大利益為考量。

「利益共享是讓團隊凝聚更大向心力的誘因。」蔡昆男強調,所謂的利益可以是豐碩的專案成果、個人績效與達成共同目標的成就感,不論是物質或心理利益,都可以鼓舞整個團隊朝正確的方向邁進,利益共享是達成團隊共識的誘因之一,也是團隊核心價值之一。

除了心的凝聚,在團隊協作的過程中,如何讓專案起始到結束都能維持團隊成員的目標一致性,也有許多專案技巧,比方依據ISO及專案管理精神制定PDP(Product Development Process—產品開發流程)做為致伸科技產品開發流程管控的基本要求。團隊成員不論有無經驗,進入致伸都會針對PDP及相關的PDM/PLM系統流程進行培訓,以確保大家對開發過程的流程認知具有一致性,框架上先定義清楚,由制度面規範約80%的共識,透過Standardize、Measuring與Controlling則能確保不同專案團隊在共同的基礎平台上執行專案。

在此架構下,專案成員也可以透過管理層檢視策略目標,以及設定個人績效目標,PM則需要在各種專案會議上或非正式場合清晰地描述總體目標和階段性目標,促使全員達成階段性任務,並嚴格控管與追蹤。專案目標則分為四大面向落實組織策略:專業能力提升、客戶滿意度提升(包含組識營運目標)、專案流程操作改善,以及團隊組織發展。PM在與主管溝通績效設定後,可以依照績效表展開專案目標管理,並持續自我監控改善,如期完成專案年度目標,進一步實踐公司組織策略目標。

PM特質形塑團隊價值
PM除了鞭策團隊達成目標,也要善盡「團隊管理人」之責,創造團隊核心價值,凝聚共識,全員共同成長。跳脫《復仇者聯盟》的英雄超能力,人間PM也可以鍛鍊自己,打造獨特的團隊力。四位資深PM分享心目中最重要的三個PM特質及能力:

李環墀認為,目標導向、紀律與跨領域能力很重要。PM除了完成專案目標,還要有成本概念與時間觀念,如果專案不能帶給公司或客戶利益,縱使完成目標也有所欠缺,PM要掌握資源分配,回饋到公司、客戶及員工身上,才算達成目標效果。紀律包含細心程度,PM要注意細節,比方提供有品質的報告給客戶,從細節建立客戶的信賴感。PM要有跨領域能力,多方涉略,累積知識、資訊及經驗值,才有助提高邏輯分析能力與判斷力,強化團隊管理能力。

蔡昆男認為,目標導向、邏輯力與紀律很重要。PM應該以目標導向溝通說明或修正想法,讓產品或服務更完美。邏輯力指的是判斷事情的能力,也就是能依照合理方法解決問題的判斷力,畢竟PM沒有超能力,也不是萬事通,如果能培養邏輯力就能更好地理解資訊,與他人溝通,做出正確的建議與決策。至於紀律是一切的根本,紀律有助專案執行到位,不會走偏,鞭策團隊堅持到底。 

姚汝彤認為,風險管理能力、解決問題的能力及團隊合作能力很重要。專案永遠有變化,時間表又緊扣專案目標,如果一開始就做好風險管理可以降低損失。問題發生時要有處理能力,不只找到問題點,還要能拆解問題,找到解決方案。團隊合作才能把案子完成,到達終點。

黃俊雯認為,目標導向、解決問題的能力及客戶導向很重要。PM要清楚專案目標,才能帶領團隊朝正確的方向邁進。不管遇到任何問題,都要有能力解決,解決問題的能力也是PM重要的價值之一。客戶導向影響公司營運績效,如果客戶滿意,服務客戶更到位,就比其他競爭者更容易出線,客戶的評鑑與反饋也會很正面,對於團隊、PM或公司來說都是加分。

帶領過各種專案團隊,四位PM體認到,最重要的團隊共同價值是利益共享、經驗傳承(Lessons Learned)、互補與成就感。利益共享凝聚團隊共識,激發團隊力,有了共同目標才有達成目標的動力;團隊必須不斷精進、改善與學習,才能避免犯同樣的錯誤,形成資源浪費;個人能做的有限,團隊成員要能截長補短(互補),讓適當的人發揮最大價值,團隊才能發揮最大價值;成就感也是利益共享的延伸,成就感與榮譽感可以激發團隊認同感,讓團隊成員從專案執行中找到價值感。

組建團隊不易,找到志同道合且能力旗鼓相當的團隊成員更難,過程中,目標、方向與步伐要一致,才能創造團隊最大價值。

Build Team 建立高績效團隊

本期的封面故事包含了6個團隊管理心法,及獨家收錄第七版與六版的差異及第七版深度剖析,將為讀者揭開專案管理嶄新的面紗。除此之外,由PM...
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