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Build Team 建立高績效團隊
2021/12/1 作家:專案經理雜誌
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文/季平

國際專案管理學會(Project Management Institute, PMI)所制定的《專案管理知識體系指南》(Project Management Book of Knowledge, PMBOK)透過知識、工具、技術應用與流程指引,協助團隊順利完成大小專案。不過,隨著AI數位科技及新商業模式的推陳出新,組織架構與互動模式也出現質變,以任務為導向的專案方法需要適度調整,納入客戶滿意導向,以利害關係人為主導,從「求有」到「求好」,從「求好」到「共好」,因此,第七版PMBOK® Guide不再強調輸入(Input)、技術(Technology)、工具(Tool)及產出(Output)等流程帶來的專案結果,更在意結果(Outcome)是否能發揮互利共好的影響力。

想獲得圓滿結果 先從團隊管理著手
為了讓專案團隊、客戶及專案利害關係人都能互利共好,第七版PMBOK® Guide在傳統專案管理架構下加入敏捷與精實等概念,不只教團隊如何執行專案,還讓團隊思考為何而做,以及如何找答案,在此框架下更需要專案團隊發揮當責、資源共享等共榮價值,透過團隊相依共存、換位補位等方式動態調整攻防戰略,目標一致且方向一致地打一場漂亮的勝仗。除了戰略技巧,讓團隊相互依存、走得長遠的動力在於凝聚共識,找到團隊核心價值,當一切水到渠成,便能形成良性互動,達到所有專案利害關係人滿意的結果。

所有的團隊管理說穿了就是人的管理,所謂「事情好做人難做」,就算能組成如漫威電影《復仇者聯盟》般的超級團隊,眾志不能一心,一樣兵敗如山倒。人才是企業之本,也是企業最大資產,《逆領導思考》一書作者羅伯特.凱利說:「管理者的貢獻平均不超過兩成,任何組織及企業的勝利都是靠團隊而非個人。」微軟(Microsoft)創辦人比爾.蓋茲曾說:「大勝利靠團隊,小勝利靠個人。如果挖走微軟的20位頂尖人材,微軟可能變成無足輕重的公司。」但如果人才到位,該如何管理才能有效組建團隊,用出團隊力?不妨牢記以下六個團隊管理心法:

管理心法一:讀懂人心 情投意合
人才就是競爭力,但團隊最怕碰到「豬隊友」。阿里巴巴創辦人馬雲說,沒有「最好的人」,「沒法找到最好的人,但要通過培訓把他們變成最好的人,我會給他們時間,也允許犯錯。」他說自己喜歡善於學習、相信未來、對未來無所畏懼而且能團隊合作的人。網路上瘋傳馬雲對團隊人才的五種分類:人渣、人員、人手、人才及人物。人渣牢騷抱怨愛惹事;人員只領工資不做事;人手只按命令做事;人才發自內心做事,而且有責任、有想法、有條理;人物全身心投入,想成就一番事業。組建團隊從找對人開始,如果團隊中多點人才與人物,團隊素質才容易整整齊齊,三觀一致,縮短磨合期。

當然,就算是神一般的《復仇者聯盟》團隊,成員個性、習慣與能力也不盡相同,團隊管理者要有將人「放對位置」的能力,才能避免人力資源的浪費。賦力國際企管顧問有限公司創辦人王一郎建議,團隊協力的過程中,團隊領導者要先了解自己的領導風格,確定組織的任務目標,並釐清所需能力與特質,比方攻城、守城所需要的能力大不同,適才適任更有利於團隊達成目標。

管理心法二:過猶不及通殺 用人用在點子上
期望的團隊人才是業績好、守紀律又富有團隊精神,但現實可能是:超級業務英雄主義,戰績好卻缺乏團隊精神,或者任勞任怨,三觀與團隊一致,品格操守一級棒,團隊戰績卻羞於見人的「好人」。前者能力好,戰功彪炳卻不守紀律,可能無助團隊協作,甚至帶來不良影響,後者態度好,但對實際KPI無多大貢獻,影響團隊戰力,對於這兩種過猶不及的「人才」,阿里巴巴選擇通通淘汰,只保留二種能力兼而有之的員工。

想精準找到對的人放在對的位置上,不因「看走眼」耽誤團隊進程,兩岸人力資源管理專家林娟建議,不妨學習谷歌(Google)的集體面試法(Panel interview),讓團隊成員一起相看新成員,共同分攤「看走眼」的風險,也從不同角度觀察新人優缺點,討論如何用出新人價值,這麼做會比管理者一人面試更周延。

管理心法三:放權信任 當責式管理
新的團隊管理模式早已跳脫上對下的「一言堂」思路,疊床架屋的組織架構也越來越扁平化,一如集體面試法,「負責」這件事也走集體化路線,不論是團隊領導者還是團隊成員,都要當責(Accountability)。當責不只是負責(Responsibility)而已,更是「負起完全責任,交出成果」,也就是「為成果負責」。知名跨國企業如微軟(Microsoft)、谷歌(Google)、奇異(GE)、惠普(HP)、西門子(Siemens)、可口可樂(The Coca-Cola Company),甚至美國公部門聯邦調查局(FBI)都以「當責」為核心價值之一,以提升企業使命感並強化組織執行力。

當責是說到做到,所有團隊成員都要為所做的承諾擔起責任,有這樣的使命與共識,每個專案就容易被完成,而團隊成員間也會因為一次次的使命必達建立信賴機制,甚至彼此對彼此負責,擴及到同事與公司內部夥伴之外的客戶、股東及事業夥伴,這種「共好」的正向循環也會激勵團隊成員繼續朝下一個目標邁進。一旦當責風氣形成,團隊管理者也會更放心放 權,放手讓團隊成員發揮最大價值,自動自發完成任務。當責的另一種實踐是:就算結果不如預期或無法達成,依舊要勇於承擔,負起責任,而且誠實面對,找出原因,並且設法解決問題。

管理心法四:互助互利 資源共享
團隊不分享或不溝通就失去意義,就算每位成員都超級有才,久而久之也容易跛腳,或者無法充分發揮團隊力量,好比口袋金銀滿滿卻破了個洞,非常可惜。團隊分享包含願景及目標分享、決策與經驗分享、知識與資源共享、互助支援及最後的成果分享,團隊間的默契及共識與革命感情就是從共享中越磨越出,形成一種「生命共同體」的凝聚力,每位成員都能在這樣的氛圍中快樂工作,齊力完成目標。

許多專案屬於跨團隊專案,不免出現不同團隊互爭資源的問題,巨鷗跨界智慧創新集團總監廖佳意建議,負責行動平台的PM可以在第一時間提出跨部門協調資源需求,並且同步與客戶溝通,調整開發時程,落實橫向連結與向上溝通,以確保專案運行量能,也可以搜尋外部資源以擴充專案可用資源。

管理心法五:凝聚共識 創造團隊價值
團隊管理沒有明確的ABC,主要因為團隊由人所組成,只要與人有關的問題,答案就不會是斬釘截鐵的Yes-No,而會加入And-But,但只要解題方式掌握大原則—團隊價值極大化,梳理出團隊共同目標(與組織目標一致)就能很好地凝聚共識,讓團隊成員願意朝同一個方向邁進,共享資源與利益。

致伸科技董事長特別助理蔡昆男認為,資源共享與利益共有是讓團隊凝聚更大向心力的誘因,所謂的「利益」包含共同目標、升官加薪、獲獎肯定、團隊尊嚴及成就感等有形及無形「紅蘿蔔」,有助凝聚團隊共識、向心力、價值觀及認同感,也是團隊力量極大化,推動團隊朝正確方向邁進的動力。

管理心法六:協調溝通 We are Family!
職場上,不會溝通或無法有效溝通簡直寸步難行。日本經營之神松下幸之助說:「不論過去、現在還是未來,企業管理之道只有溝通二字。」知名線上學習平台 Udemy公布的《2021年職場學習趨勢報告》則指出,溝通技巧已成職場必備技能之一。

很多團隊問題源自於溝通不良,因為很多人以為溝通是說服他人了解或同意自己的觀點及作法,所以搶著表述,卻忽略了溝通其實還包含傾聽、協商與態度等細節。正確的做法應該是,一方面完整表述個人意見,還要能聽懂另一方意見,聽出弦外之音;一邊溝通一邊協商,修改策略;溝通過程別忽視面部表情與肢體動作,要釋放滿滿的「誠意」;有能力換位思考,理解或主動提出對方表達未盡完善之處,甚至早一步提出對方所想。團隊溝通雖然面對的是「自己人」,也不能忽略前述眉角,以免埋下誤會與心結,讓團隊向心力出現破口。

溝通有成本,所以要掌握最省時、最簡單、最平和及最少失誤等有效原則,才能避免將時間耗費在無限溝通卻效果有限的泥淖中。對團隊來說,有效溝通不光是單純的意思傳達,也是共同決策的過程。高雄榮民總醫院品管中心主任楊宗龍指出,管理者可以拋磚引玉先丟想法,要讓大家一同運用創造力找到想法與做法,而不是告訴大家要怎麼做。

很多人在溝通過程中會偷換概念,為抒發己見而慷慨陳詞,或者完全沒有準備就胡亂發言一通,這些都是溝通常見錯誤。商業思維學院院長暨創始人游舒帆建議,溝通過程要提出更好的建議,但「更好的建議」並非天馬行空或自以為是,而要針對問題提出想法,換個角度想,如果連回答問題都有困難,又怎麼會有能力看到問題,提出問題?

擁抱改變 化整為零
團隊合作以「人」為核心,從專案執行團隊、組織本身、跨團隊合作夥伴到客戶及相關專案利害關係人,勾勒出一張複雜多變的人際關係網絡。第七版PMBOK® Guide所強調的重點是:專案管理不是一成不變的知識,世界在改變,商業型態及運作模式在重新洗牌,人與組織架構也必須跟著改變。專案的本質在應付變局,在擁抱改變的過程中,只要梳理好與人有關的團隊大小事,就能化整為零,磨出「團隊力」這把好劍。

Build Team 建立高績效團隊

本期的封面故事包含了6個團隊管理心法,及獨家收錄第七版與六版的差異及第七版深度剖析,將為讀者揭開專案管理嶄新的面紗。除此之外,由PM...
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